Verwaltungsangestellte (m/w/d)/Sachbearbeitung (m/w/d)

Ev. Heimstiftung Speyer Stiftung ohne Registereintrag; Speyer; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

Die Ev. Heimstiftung Speyer Stiftung ohne Registereintrag sucht eine Verwaltungsangestellte (m/w/d) / Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche) oder Teilzeit. Die Stelle ist unbefristet und gehört zur Geschäftsstellenleitung, mit Fokus auf Finanzen, Personalwesen und Datenmanagement.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, erstellen HR-Analysen und Berichte, prüfen Beitragsberechnungen und betreuen Fördermittel. Voraussetzung sind eine kaufmännische Ausbildung bzw.

Qualifications

• Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Fundierte Kenntnisse im Bereich Finanzen, ideal Förder- und Zuschusswesen
• Kenntnisse im Prozessmanagement und -optimierung wünschenswert
• Routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Access, sowie HR-Software
• Strukturierte, analytische, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Identifikation mit christlichen Grundwerten der Stiftung

Responsibilities

• Erstellung aussagekräftiger HR-Analysen, Reports und Statistiken
• Prüfung Beitragsberechnung und Kommunikation mit der Berufsgenossenschaft
• Vorbereitung und Abwicklung öffentlicher Finanzhilfen sowie Fördermittelüberwachung
• Jahresmeldung und Schwerbehinderten-Nachweise erstellen
• Pflege und Weiterentwicklung von Datenbanken und Personalsystemen
• Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen
• Administrative Unterstützung der Personalleitung, Arbeitssicherheit und Kooperation mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit

Skills

Analytische Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Kooperationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Identifikation mit christlichen Werten

Education

Verwaltungsfachangestellte oder kaufmännische Ausbildung

Tools

KIDICAP

Personal Office

Dienstplanprogramm

MS Excel

MS Access

Job description

Wir suchen

eine Verwaltungsangestellte (m/w/d) / Sachbearbeitung (m/w/d)

in Vollzeit mit 39 Stunden/Woche oder in Teilzeit, die Stelle ist unbefristet

Geschäftsstelle

Das sind wir

Unsere Geschäftsstelle wird vom Vorstand geleitet, dem mehrere Bereichsleitungen direkt unterstellt sind: Jugendhilfe, Arbeit und Integration, Soziale Teilhabe, Personalwesen, Finanzwesen (inkl. Buchhaltung und Controlling), Rehabilitation sowie EDV-Organisation. Alle Bereichsleitungen übernehmen jeweils die Sachbearbeitung fachspezifischer Angelegenheiten. Zusätzlich unterstützen je eine Stabsstelle für Qualitätsmanagement sowie für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit die Arbeit der Geschäftsstelle.

Der Geschäftsbereich Eingliederungshilfe besteht aus den Bereichen Teilhabe am Arbeitsleben mit den Wichern.Werkstätten an 5 Standorten, Soziale Teilhabe mit Wichern.Wohnen.Assistenz mit differenzierten Wohn- und Assistenzangeboten an mehreren Standorten und einer Tagestätte mit Kontaktstelle in Landau sowie dem Fachdienst für Arbeit und Integration mit 4 Standorten.

In der Funktion der Geschäftsbereichsleitung sind Sie Teil der Geschäftsführung und disziplinarischer Vorgesetzter der Einrichtungsleitungen. Diese führen Sie in vertrauensvoller Zusammenarbeit und werden dabei durch die Fachbereiche der Hauptverwaltung (Geschäftsstelle) unterstützt.

Neben der Steuerung der Einrichtungen liegt Ihr wesentlicher Fokus aus der strategischen Positionierung und Weiterentwicklung Ihrer Einrichtungen. Hier sind Sie sowohl in der Netzwerkarbeit tätig als auch bei der Entwicklung und Etablierung konkreter Leistungsangebote und Standorte.

So passen Sie perfekt zu uns

Was Sie mitbringen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten oder Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung in den für das Aufgabengebiet maßgebenden Arbeitsbereichen
• Fundierte Kenntnisse im Bereich Finanzen (idealerweise dem Förder- und Zuschusswesen)
• Kenntnisse im Bereich Prozessmanagement und -optimierung sind wünschenswert
• Routinierter Umgang mit MS Office hier insbesondere Excel und Access sowie HR-Fachsoftwares (KIDICAP/Personal Office/Dienstplanprogramm) oder die Bereitschaft, sich in die Programme einzuarbeiten
• Strukturierte, analytische, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise unter der Beachtung von Terminen und Fristen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Identifikation mit den christlichen Grundwerten unserer Stiftung

Das macht Ihnen Spaß

Ihre Aufgaben

• Erstellung aussagekräftiger HR-Personaldatenanalysen, Reports und Statistiken als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung und auf Anforderung externer Stelle wie z. B. Landesamt
• Prüfung Beitragsberechnung und Kommunikation mit der Berufsgenossenschaft
• Vorbereitung und Abwicklung von Anträgen für öffentliche Finanzhilfen sowie die Überwachung der entsprechenden Fördermittelrichtlinien
• Eigenverantwortliche Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Jahresmeldung sowie Abwicklung der Schwerbehinderten-Nachweise
• Kompetente Pflege, Strukturierung und Weiterentwicklung unserer Datenbanken und Personalsysteme
• Schnittstellenfunktion zu den verschiedenen internen Abteilungen
• administrative Unterstützung der Personalleitung z. B. bei übergeordneten Themen der Arbeitssicherheit sowie Kooperation mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit

Unsere Benefits

Das bieten wir Ihnen

Bei der EVH Pfalz erwarten Sie zahlreiche weitere Benefits, die Ihren Arbeitsalltag bereichern. Sehen Sie selbst!