Verwaltungsfachkraft (m/w/d) 50 % - Schwerpunkt Projektadministration

Ev. Verein für Kinder- & Jugendhilfe Rhein-Main eV; Frankfurt; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Eingruppierung nach KDO der EKHN

Sonderzahlung nach KDO

30 Tage Jahresurlaub

Altersversorgung

Mobilitätsticket

Mitarbeitendenrabatte

Job summary

Der Evangelische Verein für Kinder- und Jugendhilfe Rhein-Main e.V. sucht eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit 19,5 Wochenstunden, befristet bis 31.10.2028.

Sie arbeiten in der Geschäftsstelle an Förderprogrammen, Budgetcontrolling und der administrativen Aufbereitung von Projektergebnissen. Zu Ihren Aufgaben gehört die Dokumentation, Datenpflege in SharePoint, Organisation von Veranstaltungen sowie enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung und weiteren Abteilungen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich.
• Erfahrung in Verwaltungs- und Organisationsabläufen.
• Kenntnisse in Fördermittelverwaltung oder Projektadministration wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und digitalen Dokumentationssystemen.
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Eigenständige Bearbeitung administrativer Projektaufgaben im Rahmen des Förderprogramms rückenwind³.
• Finanz- und Personalkostencontrolling des Projekts.
• Mitwirkung bei Mittelabrufen sowie Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Berichten und projektbezogenen Abrechnungen.
• Pflege, Dokumentation und Nachweiserbringung von Teilnehmendenstunden.
• Datenpflege, digitale Aktenführung und Dokumentation in SharePoint.
• Organisation und Koordination von Projektveranstaltungen, Workshops, FutureLabs und Transferformaten.
• Bearbeitung von Raumanfragen, Veranstaltungsorganisation sowie Einholung und Dokumentation von Angeboten.
• Überwachung projektbezogener Fristen und Sicherstellung der Einhaltung förderspezifischer Vorgaben.
• Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Projektkoordination und fachlichem Projektpersonal.
• Schnittstellenfunktion zu Finanzwesen, Personalwesen, Kommunikation und weiteren internen Abteilungen.
• Unterstützung bei Evaluationen, Befragungen sowie bei der administrativen Aufbereitung von Projektergebnissen.
• Allgemeine Korrespondenz, Terminmanagement sowie organisatorische Unterstützung des Gesamtprojekts.

Skills

Administrative Erfahrung

MS Office 365

digitale Dokumentationssysteme

Teamfähigkeit

Organisationsgeschick

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kauffrau/Kaufmann Büromanagement

Tools

MS Office 365

SharePoint

Job description

Gemeinsam für eine starke Kinder- und Jugendhilfe

Im Rahmen des ESF Plus-Bundesprogramms„rückenwind³ für Vielfalt, Wandel und Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft“ führen wir das Modellvorhaben„SocialCloud4.0 – Wissen teilen & anwenden“ durch. Ziel des Projekts ist die partizipative Gestaltung einer cloudbasierten Zusammenarbeit und die nachhaltige Weiterentwicklung unserer Organisationskultur. Wir suchen zum 01.11.2026 für die Mitarbeit in unserer Geschäftsstelle eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit einem Stellenumfang von 19,5 Wochenstunden. Die Stelle ist zunächst projektbezogenbefristet bis zum 31.10.2028.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Bearbeitung administrativer Projektaufgaben im Rahmen des Förderprogramms rückenwind³
• Finanz- und Personalkostencontrolling des Projekts
• Mitwirkung bei Mittelabrufen sowie Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Berichten und projektbezogenen Abrechnungen
• Pflege, Dokumentation und Nachweiserbringung von Teilnehmendenstunden
• Datenpflege, digitale Aktenführung und Dokumentation in SharePoint und weiteren digitalen Systemen
• Organisation und Koordination von Projektveranstaltungen, Workshops, FutureLabs und Transferformaten
• Bearbeitung von Raumanfragen, Veranstaltungsorganisation sowie Einholung und Dokumentation von Angeboten
• Überwachung projektbezogener Fristen und Sicherstellung der Einhaltung förderspezifischer Vorgaben
• Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Projektkoordination und fachlichem Projektpersonal
• Schnittstellenfunktion zu Finanzwesen, Personalwesen, Kommunikation und weiteren internen Abteilungen
• Unterstützung bei Evaluationen, Befragungen sowie bei der administrativen Aufbereitung von Projektergebnissen
• Allgemeine Korrespondenz, Terminmanagement sowie organisatorische Unterstützung des Gesamtprojekts.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltungs- und Organisationsabläufen
• Idealerweise Kenntnisse in Fördermittelverwaltung, Haushaltswesen oder Projektadministration
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und digitalen Dokumentationssystemen
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick
• Interesse an Organisationsentwicklung, Digitalisierung und modernen Arbeitsformen

Wir bieten

• Eingruppierung nach KDO der EKHN, E 6 -zunächst befristet bis zum 31.10.2028
• Eine jährliche Sonderzahlung im November nach KDO
• 30 Tage Jahresurlaub sowie weitere zusätzliche freie Tage
• Möglichkeit der Mitgliedschaft in einer Hilfskasse mit zusätzlichen Beihilfeleistungen zu medizinischen Aufwendungen
• Eine arbeitgeberfinanzierte zusätzliche Altersversorgung
• Mobilitätsticket (auf Grund gesetzlicher Bestimmungen zunächst befristet bis zum 31.12.2026)
• Mitarbeitendenrabatte
• Einen Welcome-Day für neue Mitarbeitende
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum an der Schnittstelle von Personal und IT
• Fachliche Begleitung und strukturierte Einarbeitung in die Personaladministration
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch im Bereich Arbeits-, Tarif- und Sozialversicherungsrecht

Kontakt

Für weitere Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Herrn Johannes Löschner (Arbeitsbereichsleitung) unter der Tel. [phone].

Der Evangelische Verein setzt sich aktiv für die Umsetzung der Kinderrechte, die Gewährleistung des Kinderschutzes und die Gestaltung seiner Einrichtungen als sichere Orte für Kinder und Jugendliche ein.

Wir schätzen Vielfalt, Individualität und Inklusivität. Diskriminierungssensible Bewerbungsverfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sind beim Evangelischen Verein für Kinder- und Jugendhilfe Rhein-Main e.V. Standard. Schwerbehinderte und BIPoC Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass das Beifügen eines Bewerbungsfotos optional ist. Gleiches gilt für die Angabe von Betreuungszeiten; Sie entscheiden selbst, ob Sie diese Information in Ihren Bewerbungsunterlagen aufnehmen möchten.

Es gelten die Regelungen des Einstellungsgesetztes der EKHN.