Teamleitung Büro - Verwaltung - Projektgeschäft (m/w/d)

PAV Christa Thielking; Freiburg im Breisgau; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Gute Bezahlung

30 Tage Urlaub

Flexibles Arbeitszeitmodell

Moderne Arbeitsplätze

Kollegiales Team

Job summary

PAV Christa Thielking sucht eine erfahrene Persönlichkeit als Teamleitung im Büro, Verwaltung und Projektgeschäft in der Region Freiburg. Sie verbindet operative Mitarbeit mit Teamkoordination, strukturiertem Organisationstalent und enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung.

Sie übernehmen Verantwortung, steuern das administrative Tagesgeschäft aktiv mit und arbeiten eng mit Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten und technischen Fachbereichen zusammen.

Qualifications

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Backoffice, Projektkoordination oder kaufmännischer Organisation.
• Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams.
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise.
• sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen.
• klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern.
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Organisationstalent.
• Interesse daran, sich in technische Abläufe und interne Prozesse einzuarbeiten.

Responsibilities

• fachliche Führung und Koordination des Büro- und Verwaltungsteams
• Aufgabenverteilung, Priorisierung und Nachverfolgung offener Punkte
• Organisation von Vertretungen, Terminen, Wiedervorlagen und internen Abläufen
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen
• Abstimmung mit Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten und technischen Fachbereichen
• Materialbestellungen sowie Pflege von Stammdaten, Preislisten und Unterlagen
• Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung von Arbeits- und Serviceberichten
• Fakturierung sowie Unterstützung bei Abschlags- und Schlussrechnungen
• administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
• Mitwirkung bei der Optimierung, Standardisierung und Dokumentation interner Prozesse
• Rückmeldung relevanter Kennzahlen und offener Themen an die Geschäftsleitung

Skills

Teamleitung

Organisationstalent

Kommunikation

Projektkoordination

MS Office Kenntnisse

Zahlenverständnis

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

CRM Software

Job description

Für ein etabliertes, familiengeführtes Unternehmen im technischen Dienstleistungsumfeld im Raum Freiburg suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit für die Teamleitung im Bereich Büro, Verwaltung und Projektgeschäft.

Die Position verbindet operative Mitarbeit mit Teamkoordination, strukturierter Organisation und direkter Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Gesucht wird keine reine Assistenzkraft, sondern eine zuverlässige Person, die Verantwortung übernimmt, Abläufe im Blick behält und das administrative Tagesgeschäft aktiv mitsteuert.

Aufgaben

In dieser Position laufen Verwaltung, Teamkoordination und Projektgeschäft zusammen. Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• fachliche Führung und Koordination des Büro- und Verwaltungsteams
• Aufgabenverteilung, Priorisierung und Nachverfolgung offener Punkte
• Organisation von Vertretungen, Terminen, Wiedervorlagen und internen Abläufen
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen
• Abstimmung mit Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten und technischen Fachbereichen
• Materialbestellungen sowie Pflege von Stammdaten, Preislisten und Unterlagen
• Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung von Arbeits- und Serviceberichten
• Fakturierung sowie Unterstützung bei Abschlags- und Schlussrechnungen
• administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
• Mitwirkung bei der Optimierung, Standardisierung und Dokumentation interner Prozesse
• Rückmeldung relevanter Kennzahlen und offener Themen an die Geschäftsleitung

Qualifikation

Sie passen gut zu dieser Position, wenn Sie Organisation, Kommunikation und Verantwortung verbinden können und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick behalten.

Wünschenswert sind insbesondere:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Backoffice, Projektkoordination oder kaufmännischer Organisation
• Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen
• klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Organisationstalent
• Interesse daran, sich in technische Abläufe und interne Prozesse einzuarbeiten

Von Vorteil sind Erfahrungen in Teamleitung, Rechnungsstellung, Angebotswesen, Controlling, Prozessoptimierung oder technischer Projektabwicklung.

Benefits

• verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsleitung
• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Verwaltung, Teamkoordination und Projektgeschäft
• langfristige Perspektive in einem familiengeführten Unternehmen
• strukturierte Einarbeitung in die technischen und internen Abläufe
• Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Standards
• moderner Arbeitsplatz im Raum Freiburg
• gute Bezahlung je nach Erfahrung und Verantwortungsumfang
• 30 Tage Urlaub plus zusätzliche Gleitzeittage
• flexible Arbeitszeiten und freitags früher Feierabend
• kollegiales Team, kurze Entscheidungswege und wertschätzendes Miteinander
• Zusatzangebote wie JobRad, Hansefit und gemeinsame Teamevents

Sie möchten Verantwortung übernehmen, Abläufe aktiv mitgestalten und ein Büro-/Verwaltungsteam zuverlässig koordinieren?

Viele Grüße
Christa Thielking