Teamassistenz NOOTS (m/w/d) 31.08.2026 Föderale IT-Kooperation (FITKO) Frankfurt am Main

Sekretaria; Frankfurt; Vor Ort; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Zusammenfassung

FITKO in Frankfurt am Main sucht eine engagierte Assistenz im Aufbaustab NOOTS zur organisatorischen Koordination und Unterstützung des Teams. Du bist zentrale Ansprechperson für Termine, Reisen und Wiedervorlagen und gestaltest Arbeitsabläufe aktiv mit. Du bringst ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) in relevanten Bereichen oder eine vergleichbare Ausbildung mit mind.

fünf Jahren Berufserfahrung mit. Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Office-/CRM-Kenntnisse runden dein Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Bachelor-Studium in BA/Verwaltung oder vergleichbar oder einschlägige Berufsausbildung mit mind. fünf Jahren Berufserfahrung.
• Fundierte Kenntnisse in gängiger Office-Software sowie CRM- und Dokumentenmanagement.
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C1-Niveau und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Dreh- und Angelpunkt für organisatorische Fragen, Terminabstimmung, Reisemanagement und Wiedervorlagen.
• Koordination von Veranstaltungen und Meetings innerhalb und außerhalb der FITKO.
• Informations- und Dokumentenmanagement; strukturierte Ablage sicherstellen.
• Unterstützung Team und Leitung, effiziente Arbeitsabläufe aktiv mitgestalten.
• Fachbereichsübergreifende Aufgaben gemäß IT-Planungsrat Prioritäten übernehmen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamarbeit

Kommunikation

Deutschkenntnisse C1

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Bachelor-Abschluss in BA/Verwaltung oder vergleichbar

Tools

Office-Software

CRM-Tools

Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

Frankfurt am Main

Über uns:

Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran - schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung - Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.

Aufgaben:

• Als Assistenz im Aufbaustab NOOTS bist du der Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Fragen - von der Terminabstimmung über das Reisemanagement bis hin zum Überblick über die Wiedervorlagen.
• Du koordinierst und gestaltest gemeinsam mit den Teams Veranstaltungen und Meetings innerhalb und außerhalb der FITKO.
• Du übernimmst Aufgaben im Informations- und Dokumentenmanagement und stellst eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage sicher.
• Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Fragen, gestaltest effiziente Arbeitsabläufe aktiv mit und unterstützt das Team und die Leitung dabei, produktiv und zielorientiert zusammenzuarbeiten.
• Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf - entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten - auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.
• Ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) in Business Administration, Wirtschafts-, Verwaltungs-, Kommunikations-, Politik- oder Sozialwissenschaften. Alternativ hast du eine einschlägige Berufsausbildung (bspw. Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann/ -kauffrau, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation) abgeschlossen und mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit erworben. Du hast als Assistenz eines Teams und in Bürokommunikation nachweisbare Erfahrung gesammelt und freust dich darauf, diese in einem sehr dynamischen und modernen Umfeld einzubringen.
• Du hast ausgeprägte Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Anwendungen wie gängige Office-Software sowie Tools für CRM, Wissens-, Dokumenten- und Aufgabenmanagement und kannst diese selbständig und zielgerichtet einzusetzen.
• Hohes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus - und dass du Ruhe bewahrst, auch wenn um dich herum vieles gleichzeitig passiert.
• Du arbeitest gerne im Team, kommunizierst offen und wertschätzend und hast Lust, in einem vielseitigen Arbeitsumfeld und einem Team im Aufbau mit anzupacken.
• Deutschkenntnisse auf C1 Niveau
• Du hast Lust, die FITKO und damit die digitale Verwaltung mitzugestalten?
• Befristete Stelle (zunächst auf 2 Jahre)
• Eingruppierung nach TV-H (bis zu EG 10). Nach Haushaltsfreigabe in 2027 kann eine Entfristung erfolgen.
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Eine moderne Arbeitsumgebung
• Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung |Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
• »Du« statt »Sie« | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe
• Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Weitere Informationen:

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Entsprechend dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.Beachte unsere Datenschutzhinweise unter www.fitko.de/datenschutz .