Teamassistenz NOOTS (m/w/d)

FITKO (Föderale IT-Kooperation); Frankfurt; Vor Ort; EUR 52.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Homeoffice

Jobticket

Diensthandy

Dienstreisen

Betriebliche Altersvorsorge

Gleitzeit

Zusammenfassung

FITKO in Frankfurt am Main sucht eine/n Assistenz im Aufbaustab NOOTS (Vollzeit oder Teilzeit, 40 h/Woche) ab sofort. Du bist der zentrale Anlaufpunkt für Organisation, Terminabstimmung, Reisemanagement und Wiedervorlagen.

Du bringst ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung in Bürokommunikation, sichere Office-Software und CRM-Kenntnisse mit. Moderne Arbeitsweise, Teamgeist und Deutsch C1 runden dein Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) in BWL oder vergleichbar oder einschlägige Berufsausbildung mit mindestens 5 Jahren Erfahrung.
• Erfahrung in Assistenz eines Teams und Bürokommunikation.
• Sehr gute Kenntnisse in gängiger Office-Software und CRM-Tools.

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen, Termine und Wiedervorlagen.
• Koordination und Gestaltung von Veranstaltungen und Meetings innerhalb und außerhalb von FITKO.
• Informations- und Dokumentenmanagement mit strukturierter, nachvollziehbarer Ablage.
• Unterstützung des Teams und der Leitung für effiziente Arbeitsabläufe.

Kenntnisse

Assistenz

Organisation

Office-Software

CRM

Dokumentenmanagement

Teamkoordination

Kommunikation

Ausbildung

Bachelorabschluss in BWL oder vergleichbare

Alternative kaufmännische Ausbildung + 5 Jahre Berufserfahrung

Tools

CRM-Software

Dokumentenmanagement-Systeme

Office-Software (MS 365)

Jobbeschreibung

Vollzeit / Teilzeit (40h/Woche) | ab sofort

Verwaltung und Innovation – passt das zusammen? Wir sagen: Ja!

Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran – schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung – Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.

Das sind deine Aufgaben:

• Als Assistenz im Aufbaustab NOOTS bist du der Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Fragen – von der Terminabstimmung über das Reisemanagement bis hin zum Überblick über die Wiedervorlagen.
• Du koordinierst und gestaltest gemeinsam mit den Teams Veranstaltungen und Meetings innerhalb und außerhalb der FITKO.
• Du übernimmst Aufgaben im Informations- und Dokumentenmanagement und stellst eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage sicher.
• Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Fragen, gestaltest effiziente Arbeitsabläufe aktiv mit und unterstützt das Team und die Leitung dabei, produktiv und zielorientiert zusammenzuarbeiten.

Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf – entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten – auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.

Das bringst du mit:

• Ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) in Business Administration, Wirtschafts-, Verwaltungs, Kommunikations, Politik oder Sozialwissenschaften. Alternativ hast du eine einschlägige Be-rufsausbildung (bspw. Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Büro-kaufmann/ -kauffrau, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation) abgeschlossen und mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit erworben.Du hast als Assistenz eines Teams und in Bürokommunikation nachweisbare Erfahrung gesammelt und freust dich darauf, diese in einem sehr dynamischen und modernen Umfeld einzubringen.
• Du hast ausgeprägte Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Anwendungen wie gängige Office-Software sowie Tools für CRM, Wissens-, Dokumenten- und Aufgabenmanagement und kannst diese selbständig und zielgerichtet einzusetzen.
• Hohes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus – und dass du Ruhe bewahrst, auch wenn um dich herum vieles gleichzeitig passiert.
• Du arbeitest gerne im Team, kommunizierst offen und wertschätzend und hast Lust, in einem vielseitigen Arbeitsumfeld und einem Team im Aufbau mit anzupacken.
• Deutschkenntnisse auf C1 Niveau.

Das erwartet dich bei uns:

• Befristete Stelle (zunächst auf 2 Jahre)
  Eingruppierung nach TV-H (bis EG 10). Nach Haushaltsfreigabe in 2027 kann eine Entfristung erfolgen.
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Moderne Arbeitsumgebung
  Kostenfreies Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung
  Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
  „Du“ statt „Sie“ | Afterwork- und Teamevents | flache Hierarchien | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe
  Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Ansprechperson für einen ersten vertraulichen Kontakt:

Teamleitung | Geschäftsstelle NOOTS

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren hilt dir das Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes unter 022899 358-87500 weiter.

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Entsprechend dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Die FITKO hat ihren Dienstsitz in Frankfurt am Main, wo auch die Bewerbungsinterviews stattfinden.

Die AöR FITKO wurde zum 01.01.2020 als eigenständige, rechtsfähige juristische Person gegründet. Zur Anwendung kommt das Hessische Landesrecht.