P1406B-12-FITKO-I8-2026-059 Teamassistenz NOOTS (m/w/d)

Bundesverwaltungsamt; Frankfurt; Vor Ort; EUR 36.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Homeoffice

Jobticket

Diensthandy

Zusammenfassung

Bundesverwaltungsamt in Frankfurt am Main sucht eine Teamassistenz NOOTS (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen, koordinieren Termine, Reisemanagement und unterstützen das Team bei der Wiedervorlage.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Planung von Veranstaltungen, Informations- und Dokumentenmanagement sowie die Entwicklung effizienter Arbeitsabläufe. Sie arbeiten eng mit der Teamleitung zusammen und arbeiten in einem dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder einschlägige Ausbildung mit 5 Jahren relevanter Berufserfahrung.
• Fundierte Erfahrung mit digitalen Anwendungen, Office-Software sowie CRM-/Dokumentenmanagement.
• Hohes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Koordination von Terminen, Reisemanagement und Wiedervorlagen.
• Organisation von Veranstaltungen und Meetings innerhalb und außerhalb der FITKO.
• Informations- und Dokumentenmanagement mit sauberer Ablage.
• Ansprechperson für organisatorische Fragen und Prozessoptimierung.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Deutschkenntnisse C1

Office-Software

Ausbildung

Bachelorabschluss

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

CRM-Systeme

Dokumentenmanagement

Aufgabenmanagement

Jobbeschreibung

Teamassistenz NOOTS (m/w/d)

Vollzeit/ Teilzeit (40 Stunden/ Woche) |ab sofort

Das sind deine Aufgaben:

• Als Assistenz im Aufbaustab NOOTS bist du der Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Fragen – von der Terminabstimmung über das Reisemanagement bis hin zum Überblick über die Wiedervorlagen.
• Du koordinierst und gestaltest gemeinsam mit den Teams Veranstaltungen und Meetings innerhalb und außerhalb der FITKO.
• Du übernimmst Aufgaben im Informations- und Dokumentenmanagement und stellst eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage sicher.
• Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Fragen, gestaltest effiziente Arbeitsabläufe aktiv mit und unterstützt das Team und die Leitung dabei, produktiv und zielorientiert zusammenzuarbeiten.

Deutschkenntnisse auf C1 Niveau

Das bringst du mit:

• Ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) in Business Administration, Wirtschafts-, Verwaltungs, Kommunikations, Politik oder Sozialwissenschaften.Alternativ hast du eine einschlägige Berufsausbildung (bspw. Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann/ -kauffrau, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation) abgeschlossen und mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit erworben.Du hast als Assistenz eines Teams und in Bürokommunikation nachweisbare Erfahrung gesammelt und freust dich darauf, diese in einem sehr dynamischen und modernen Umfeld einzubringen.
• Du hast ausgeprägte Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Anwendungen wie gängige Office-Software sowie Tools für CRM, Wissens-, Dokumenten- und Aufgabenmanagement und kannst diese selbständig und zielgerichtet einzusetzen.
• Hohes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus – und dass du Ruhe bewahrst, auch wenn um dich herum vieles gleichzeitig passiert.
• Du arbeitest gerne im Team, kommunizierst offen und wertschätzend und hast Lust, in einem vielseitigen Arbeitsumfeld und einem Team im Aufbau mit anzupacken.

Das erwartet dich bei uns:

• \\BefristeteStelle (zunächst auf 2 Jahre)\\
• Eingruppierung nachTV-H \\(bis zu EG 10).\
  ach Haushaltsfreigabe in 2027 kann eine Entfristung erfolgen.
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Eine moderne Arbeitsumgebung
• Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.b. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
• „Du“ statt „Sie“ | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe
• Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Entsprechend dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Noch Fragen?

Für fachliche Fragen und einen ersten vertraulichen Kontakt steht dir

Irina Rosensaft | Teamleitung Geschäftsstelle NOOTS

Mail: [e-mail]

Telefon [phone]

gerne zur Verfügung.

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren hilft dir das Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes unter 022899 358-87500 weiter.

Weitere Infos unterwww.fitko.de

Die AöR FITKO wurde zum 01.01.2020 als eigenständige, rechtsfähige juristische Person gegründet. Zur Anwendung kommt das Hessische Landesrecht.

Die FITKO hat ihren Dienstsitz in Frankfurt am Main, wo auch die Bewerbungsinterviews stattfinden.

Dienstsitz der FITKO ist Frankfurt am Main.