Assistenz des Präsidenten (m/w/d)

FITKO (Föderale IT-Kooperation); Frankfurt; Vor Ort; EUR 60.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Mobiles flexibles Arbeiten (Homeoffice

Diensthandy

Jobticket

Zusammenfassung

FITKO (Föderale IT-Kooperation) sucht eine engagierte Assistenz des Präsidenten (m/w/d) in Vollzeit bzw. Teilzeit.

Sie unterstützen den Präsidenten bei allen administrativen Aufgaben und koordinieren Termine sowie Reisetätigkeiten in enger Abstimmung mit Ministerien und anderen Entscheidungsträgern. Sie erstellen Unterlagen, Protokolle und arbeiten eng mit dem Assistenzteam der FITKO sowie Abteilungen zusammen.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor/FH/Diplom FH) oder einschlägige Berufsausbildung mit ≥5 Jahren relevanter Berufserfahrung.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Digitalaffines Organisationstalent mit Überblick auch in herausfordernden Zeiten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; multitaskingfähig; agiles Arbeiten.
• Diskretion bei sensiblen Informationen; Protokollführung.
• Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift auf Deutsch (C1).
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an Zusammenarbeit.

Aufgaben

• Unterstützung des Präsidenten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Koordination föderaler Termine, Meetings und Reisen in enger Abstimmung mit dem Präsidenten und Ministerien/Büros.
• Vorbereitung wichtiger Ereignisse mit notwendigen Unterlagen und Präsentationen.
• Dreh- und Angelpunkt zu organisatorischen Fragen des Präsidenten innerhalb der FITKO; Zusammenarbeit mit Abteilungen und dem Assistenzteam.
• Protokolle in Teammeetings und externen Meetings erstellen.

Jobbeschreibung

Wir suchen: Assistenz des Präsidenten (m/w/d)

Vollzeit / Teilzeit (40 h pro Woche) | ab sofort

Verwaltung und Innovation – passt das zusammen? Wir sagen: Ja!

Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran – schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung – Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.

Das sind deine Aufgaben:

• Du unterstützt den Präsidenten bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sicherst die termingerechte Aufgabenerledigung ab.


• Föderale Termine, Meetings und Begleitungen koordinierst du in enger Abstimmung mit dem Präsidenten sowie mit den Büros von Minister:innen, Staatssekretär:innen, der kommunalpolitischen Führungsebene und anderen Entscheidungsträgern. Dazu gehört auch die Organisation des notwendigen Reisemanagements.


• Du begleitest die Vorbereitung wichtiger Ereignisse mit dafür notwendigen Unterlagen und Präsentationen und stimmst dich hierzu eng mit der persönlichen Referentin des Präsidenten ab.


• Du bist der Dreh- und Angelpunkt zu allen organisatorischen Fragen des Präsidenten innerhalb der FITKO und arbeitest eng mit allen Abteilungen, deren Leitungen und dem Assistenzteam der FITKO zusammen.


• Du übernimmst das Erstellen von Protokollen in Teammeetings, aber auch in Sitzungen mit externen Stakeholdern und ggf. auch bei Bedarf als protokollarische Begleitung zu externen Terminen.

Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf – entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten – auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.

Das bringst du mit:

• Du hast ein abgeschlossenes Studium (Bachelor, FH oder Diplom FH) in einer tätigkeitsrelevanten Fachrichtung. Alternativ hast du eine einschlägige Berufsausbildung (bspw. Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann/ -kauffrau, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation) abgeschlossen und mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit erworben.


• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.


• Du bist ein digitalaffines Organisationstalent und behältst auch in herausfordernden Zeiten locker den Überblick.


• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Office Software (z.b. MS Office), Freude an Multitasking und Lust auf agiles Arbeiten.


• Du gehst mit sensiblen Informationen äußerst diskret und vertraulich um.


• Durch deine reflektierte und pragmatische Lösungskompetenz entkräftest du herausfordernde Situationen.


• Mit eleganter Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher Sprache verschaffst du dir stetig Aufmerksamkeit (Mindestens C1 Niveau).


• Du bist ein Kommunikationstalent, schätzt die Arbeit im Team und freust dich auf Zusammenarbeit.

Das erwartet dich bei uns:

• Befristete Stelle
  Eingruppierung nach TV-H (bis EG 10). Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.


• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)


• Moderne Arbeitsumgebung
  Kostenfreies Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge


• Weiterentwicklung
  Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.b. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen


• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
  Du statt Sie | Afterwork- und Teamevents | flache Hierarchien | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team


• Eine spannende Aufgabe
  Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Einladung zur Bewerbung

20.09.2026

Ansprechperson für einen ersten vertraulichen Kontakt:

Teamleitung | Organisation und Personal

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren hilt dir das Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes unter 022899 358-87500 weiter.

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Entsprechend dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Die FITKO hat ihren Dienstsitz in Frankfurt am Main, wo auch die Bewerbungsinterviews stattfinden.

Die AöR FITKO wurde zum 01.01.2020 als eigenständige, rechtsfähige juristische Person gegründet. Zur Anwendung kommt das Hessische Landesrecht.