Teamassistenz mit Fokus Eventmanagement

VERTANICAL; Gräfelfing, München; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Die Vertanical GmbH sucht eine engagierte Teamassistenz, die die Directors und das Leadership-Team bei Terminen, Events und Organisationsprozessen unterstützt. Du koordinierst Teilnehmer, Dienstleister und die Nachbereitung von Veranstaltungen.

Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium sowie mehrjährige Erfahrung als Teamassistenz oder im Veranstaltungsmanagement mit. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Qualifications

• Ausbildung oder Studium abgeschlossen und mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz oder Veranstaltungsmanagement.
• Starke Organisationsfähigkeiten und Allrounder-Merte.
• Lösungsorientiert, flexibel und behält auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Selbstständiges, sorgfältiges und proaktives Arbeiten.
• Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Gute MS-Office-Kenntnisse und schnelle Einarbeitung in neue Themen.

Responsabilités

• Unterstützung des Leadership-Teams bei Terminen, Events und Organisation.
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von Events, Kongressen und Messen.
• Koordination von Teilnehmern, Dienstleistern und Nachbereitung.
• Vertragsvorbereitung mit externen Partnern und Fristenüberwachung.
• Reiseplanung, Buchung und Abrechnung.
• Ablage und Dokumentation aller relevanten Unterlagen.

Connaissances

Organisationstalent

Allrounder

Lösungsorientierung

Selbstständiges Arbeiten

Vertraulichkeit

MS-Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Formation

Ausbildung oder Studium abgeschlossen

Outils

MS-Office

Description du poste

Vertanical – A World free of Chronic Pain. Wir sind ein weltweit führendes Biopharmaunternehmen, das sich auf die Entwicklung und den Vertrieb innovativer Arzneimittel zur Behandlung chronischer Schmerzen spezialisiert hat. Dabei verfolgen wir eine klare Vision: Eine Welt frei von chronischen Schmerzen! Mit VER-01 haben wir ein einzigartiges cannabinoidbasiertes Arzneimittel zur Behandlung chronischer Schmerzen entwickelt, das im Juni 2026 unter dem Namen Exilby in Deutschland und Österreich zugelassen wurde. Damit haben wir nach mehr als acht Jahren intensiver Forschungs- und Entwicklungsarbeit einen bedeutenden Meilenstein erreicht.
Die Zulassung in den USA ist für 2029 geplant. Unser Ziel ist es, Exilby bis 2030 als führende Therapie zur Behandlung chronischer Schmerzen zu etablieren und damit neue Maßstäbe in der Schmerztherapie zu setzen.

Du bist ein Organisationstalent, planst gerne Events und möchtest in einem innovativen Biopharma-Unternehmen richtig durchstarten?

Bei Vertanical bist Du die rechte Hand des Leadership-Teams und unterstützt bei der Koordination von Terminen, Events und wichtigen organisatorischen Abläufen. Der Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt auf der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Events, Kongressen und Messen – von der Koordination der Teilnehmer und Dienstleister bis hin zur Nachbereitung. Dabei arbeitest Du eigenverantwortlich, behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick und bringst Deine Liebe zum Detail ein.

Wenn Du Lust hast, in einem dynamischen Umfeld mitzuwirken und Verantwortung zu übernehmen, bist Du bei uns genau richtig!

Deine Aufgaben

Als Teamassistenz berichtest Du direkt an die Direktoren und Geschäftsführer der Vertanical GmbH und hast ein breites Spektrum an abwechslungsreichen Aufgaben.

• Du arbeitest eng mit unserem Leadership-Team zusammen und unterstützt es bei der Abstimmung von Terminen sowie bei der reibungslosen Kommunikation – insbesondere im Zusammenhang mit Events, Kongressen und Messen.
• Du unterstützt bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Events. Dazu gehören die Erstellung und Abstimmung von Eventmaterialien, die Koordination interner und externer Teilnehmer sowie die Nachbereitung der Veranstaltungen.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle und Ansprechpartner für interne und externe Ansprechpartner. Bei Bedarf übernimmst Du Rechercheaufgaben und unterstützt zuverlässig vor Ort.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Referenten, Agenturen und Dienstleistern.
• Du bereitest Verträge mit externen Dienstleistern und Referenten vor, koordinierst die Abstimmung und behältst Fristen sowie die erforderlichen Unterlagen im Blick.
• Du sorgst für die strukturierte Ablage und Pflege aller relevanten Unterlagen.
• Du planst, buchst und rechnest Reisen ab.
• Du übernimmst die Nachverfolgung von Rechnungen, prüfst sie und stimmst die Rechnungsfreigabe mit der Buchhaltung ab. Außerdem sorgst Du für die strukturierte Ablage der zugehörigen Rechnungsunterlagen.
• Neben den klassischen Assistenzaufgaben übernimmst Du eigenständig weitere organisatorische Aufgaben und treibst diese aktiv voran – beispielsweise bei der Bearbeitung besonderer Themen und Aufgaben.

Dein Profil

• Du hast erfolgreich eine Ausbildung oder ein Studium absolviert und mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz, im Veranstaltungsmanagement oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle.
• Du bist bekannt für Dein Organisationstalent und verstehst Dich als Allrounder, der gerne über den Tellerrand schaut.
• Du arbeitest lösungsorientiert und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du arbeitest selbstständig, gewissenhaft und proaktiv. Außerdem arbeitest Du Dich schnell in neue Themen ein.
• Du übernimmst gerne die Verantwortung für Deine eigenen Projekte.
• Du arbeitest diskret und zuverlässig – auch im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Dein Profil ab.

Unser Versprechen

Wir bieten Dir einen vielfältigen, anspruchsvollen Job mit spannenden Aufgaben und einem breiten Spektrum an Gestaltungsmöglichkeiten! Unser innovatives Umfeld ermöglicht Dir Deine berufliche Entfaltung mit kurzen Entscheidungswegen, Verantwortung von Tag 1 an und den Freiraum, neue Wege zu gehen. Auf Dich wartet individuelles Learning und echte Sinnhaftigkeit – schenke mit Deinem persönlichen Beitrag Millionen von Menschen ein neues Leben!

Dein direkter Kontakt zu unserer HR Abteilung

Du hast Rückfragen?
Wende Dich gerne direkt an Deinen zuständigen Ansprechpartner:
FUTRUE GmbH
Marie Dodillet
Am Haag 14
82166 Gräfelfing
[e-mail]
https://futrue.com
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Anzeige die männliche Form verwendet. Sie bezieht sich ausdrücklich auf alle Geschlechter (w/m/d).*