Teamassistenz (m/w/d) Stuttgart | Teilzeit (50 – 60 %)

Ausbildungsfonds Baden-Württemberg GmbH (AFBW); Stuttgart; Vor Ort; EUR 24.000 - 32.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Krankenversicherung

Business-Bike

Firmenfitness

Zusammenfassung

Die Ausbildungsfonds Baden-Württemberg GmbH (AFBW) sucht eine Teamassistenz in Stuttgart in Teilzeit (50–60%). Du bist das organisatorische Zentrum, empfängst Kolleginnen und Kollegen, koordinierst Abläufe und trägst dazu bei, dass der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.

Zu Deinen Aufgaben gehören Büroorganisation, Telefonannahme, Korrespondenz, Terminplanung und Unterstützung der Geschäftsführung. Wir bieten ein kollegiales Umfeld, faire Vergütung gemäß TVöD und Benefits.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Office Management.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) und MS Teams.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise.
• Freude am Umgang mit Menschen und Teamunterstützung.
• Zuverlässige, lösungsorientierte Persönlichkeit.

Aufgaben

• Büroalltag organisieren und sicherstellen, dass die Geschäftsstelle reibungslos läuft.
• Erste Anlaufstelle am Telefon, Posteingang und -ausgang koordinieren.
• Korrespondenzen erstellen bzw. bearbeiten; administrative Aufgaben unterstützen.
• Teams und Geschäftsführung durch allgemeine Bürotätigkeiten unterstützen.
• Termine, Meetings, Fortbildungen und Teamevents koordinieren.
• Zentrale Ansprechpartnerin/Ansprechpartner vor Ort und im Homeoffice sein.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Kommunikation

Eigeninitiative

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Word

MS Excel

MS Teams

MS Office

Jobbeschreibung

Wer wir sind

Der Ausbildungsfonds Baden-Württemberg (AFBW) sorgt dafür, dass die Finanzierung der Pflegeausbildung im Land fair, transparent und reibungslos läuft. Klingt trocken? Ist es nicht! Denn wir sind das Bindeglied zwischen Pflegeschulen, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und den finanziellen Mitteln, die sie für die Ausbildung benötigen. Damit diese Aufgabe gelingt, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, Abläufe organisieren und dafür sorgen, dass im Arbeitsalltag alles reibungslos funktioniert.

Teamassistenz (m/w/d) | Stuttgart | Teilzeit (50 – 60 %)

Organisationstalent gesucht! Werde das Herz unseres Teams als

Deine Mission bei uns

Als Teamassistenz bist Du das organisatorische Herz unserer Geschäftsstelle. Du bist mittendrin statt nur dabei, erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, koordinierst Abläufe, hältst Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Team bestmöglich arbeiten kann. Durch Deine Präsenz vor Ort gestaltest Du aktiv unsere Zusammenarbeit und trägst jeden Tag dazu bei, dass wir unsere wichtige Aufgabe erfolgreich erfüllen.

Deine Aufgaben im Überblick

• Du organisierst den Büroalltag und sorgst dafür, dass in unserer Geschäftsstelle alles reibungslos läuft.
• Du bist erste Anlaufstelle am Telefon und koordinierst den Posteingang und -ausgang.
• Du erstellst und bearbeitest Korrespondenzen und unterstützt bei administrativen Aufgaben.
• Du unterstützt unsere Teams und die Geschäftsführung durch die Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten.
• Du koordinierst Termine, Meetings, Fortbildungen und Teamevents.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Zahlungsbescheiden gemeinsam mit unserem Rechtsbereich.
• Du bist die zentrale Ansprechperson in der Geschäftsstelle für Mitarbeitende vor Ort und im Homeoffice.
• Du organisierst die Teamküche und kümmerst Dich um das Bestellwesen.

Was Du mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Büroorganisation, Assistenz oder im Office Management.
• Einen sicheren Umgang mit MS Office (insb. Word und Excel) und MS Teams.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Die Fähigkeit, auch dann den Überblick zu behalten, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig auf Dich warten.
• Freude am Umgang mit Menschen und daran, andere zu unterstützen.
• Eine positive, zuverlässige und lösungsorientierte Persönlichkeit.

Was wir Dir bieten

• Wertschätzung & Teamgeist: Bei uns zählt jede Person im Team. Wir begegnen uns auf Augenhöhe, unterstützen uns gegenseitig und legen Wert auf ein kollegiales Miteinander.
• Mittendrin statt nur dabei: Durch den direkten Austausch mit Kolleginnen, Kollegen und der Geschäftsführung bist Du nah am Geschehen und gestaltest die Zusammenarbeit aktiv mit.
• Sicherer Rahmen: Leistungsgerechte Vergütung & betriebliche Altersvorsorge (angelehnt an den TVöD), eine betriebliche Krankenversicherung oder Firmenfitness, Business-Bike und weitere attractive Benefits.
• Langfristige Perspektive: Wir freuen uns über Menschen, die gerne Teil eines Teams werden und eine Aufgabe suchen, in der sie sich langfristig wohlfühlen und ihre Stärken einbringen können.

Warum AFBW?

Weil wir wissen, wie wichtig eine starke Teamassistenz für den gemeinsamen Erfolg ist. Bei uns arbeitest Du in einem wertschätzenden Umfeld mit klaren Strukturen, zuverlässigen Kolleginnen und Kollegen und einer Aufgabe, die für den täglichen Ablauf unserer Geschäftsstelle unverzichtbar ist. Wir schätzen Menschen, die mit Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Engagement dazu beitragen, dass der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.

Passt die Aufgabe zu Dir?

Wenn Du gerne organisierst, den Überblick behältst und Teil eines engagierten Teams werden möchtest, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Du hast noch Fragen?

Dann melde Dich gerne bei:

Christiane Grunwald, Tel.: [phone] oder Katja Gohl, Tel.: [phone].

AFBW – Ausbildungsfonds Baden-Württemberg GmbH für eine starke Pflegeausbildung in Baden-Württemberg. Mehr über uns findest Du auf www.afbw-gmbh.de.