Teamassistenz (m/w/d)

Jacobs Engineering Group Inc.; Würzburg; Hybrid; EUR 26.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung in Projekt

Flexible Arbeitszeiten

Mobilies Arbeiten möglich

Vermögenswirksame Leistungen

Zusammenfassung

Jacobs Engineering Group Inc. sucht am Standort Würzburg eine Teamassistenz in Teilzeit (m/w/d). Sie unterstützen zwei Abteilungsleiter organisatorisch, administrativ und operativ, koordinieren Meetings, planen Workshops und bereiten Unterlagen professionell auf.

Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig, verfügen über MS 365-Kompetenzen und fließende Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten sowie hybrides Arbeiten werden angeboten.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder administrativen Umfeld.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Teams.
• Hohes Maß an Diskretion, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung von zwei Abteilungsleitern bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben.
• Koordination und Organisation interner sowie externer Meetings.
• Terminmanagement und Abstimmung mit Kunden, Partnern und internen Stakeholdern.
• Planung und Organisation von Workshops, Teammeetings und Führungskreisen.
• Verwaltung von Einladungen, Besprechungsräumen und Meeting-Unterlagen.
• Reiseplanung, Reisebuchungen sowie Reisekostenabrechnungen.
• Erstellung, Aufbereitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
• Organisation von Teamveranstaltungen und internen Events.
• Pflege von KPI-Übersichten sowie Unterstützung bei einfachen Auswertungen.
• Einholung, Konsolidierung und Aufbereitung von Statusinformationen aus Projekten und Initiativen
• Nachverfolgung von Aktionspunkten, Entscheidungen und offenen Management-Themen (Action Tracking)
• Unterstützung bei der Erstellung von Statusberichten und Entscheidungsvorlagen

Kenntnisse

kaufmännische Ausbildung

erste Berufserfahrung

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Outlook

PowerPoint

Excel

Teams

Jobbeschreibung

Wir bei Jacobs stellen uns der Herausforderung von heute, die Zukunft neu zu erfinden. Wir befassen uns mit den zentralen Problemen der Welt in Bezug auf wachsende Städte, widerstandsfähige Umwelt, unternehmenskritische Ergebnisse, operativen Fortschritt, wissenschaftliche Entdeckungen und modernste Fertigung und wandeln abstrakte Ideen in die Realität um, die die Welt zum Guten verändert.

Dein Aufgabengebiet

Für unseren Standort in Würzburg suchen wir ab sofort eine Teamassistenz in Teilzeit (m/w/d)

In dieser Position unterstützen Sie zwei Abteilungsleiter bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben. Sie sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, schaffen Transparenz in laufenden Themen und unterstützen dabei, Managementkapazitäten für Kunden, Mitarbeitende und die Weiterentwicklung des Geschäfts freizusetzen. Sie fungieren als zentrale organisatorische Schnittstelle für die beiden Abteilungsleiter und tragen maßgeblich dazu bei, administrative Prozesse effizient zu gestalten, Entscheidungen nachzuverfolgen und den Informationsfluss innerhalb der Organisation sicherzustellen.

• Unterstützung von zwei Abteilungsleitern bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben
• Koordination und Organisation interner sowie externer Meetings
• Terminmanagement und Abstimmung mit Kunden, Partnern und internen Stakeholdern
• Planung und Organisation von Workshops, Teammeetings und Führungskreisen
• Verwaltung von Einladungen, Besprechungsräumen und Meeting-Unterlagen
• Reiseplanung, Reisebuchungen sowie Reisekostenabrechnungen
• Erstellung, Aufbereitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten
• Organisation von Teamveranstaltungen und internen Events
• Pflege von KPI-Übersichten sowie Unterstützung bei einfachen Auswertungen
• Einholung, Konsolidierung und Aufbereitung von Statusinformationen aus Projekten und Initiativen
• Nachverfolgung von Aktionspunkten, Entscheidungen und offenen Management-Themen (Action Tracking)
• Unterstützung bei der Erstellung von Statusberichten und Entscheidungsvorlagen

Das bringst Du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office- Management- oder administrativen Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Teams
• Hohes Maß an Diskretion, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Unser Angebot

• Unbefristete Festanstellung in nachhaltigen, zukunftsweisenden Projekten
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international
• Diverse Mitarbeiternetzwerke

Bei uns steht Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Wir glauben fest daran, dass persönliche Begegnungen nicht nur unsere Unternehmenskultur stärken, sondern auch die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden bilden. Gleichzeitig wissen wir, wie wichtig Flexibilität ist – deshalb bieten wir dir mit unserem hybriden Arbeitsmodell die Möglichkeit, deine Woche individuell zu gestalten: zwischen unseren Jacobs-Büros, Projektstandorten und dem Arbeiten von zu Hause aus. So kannst du genau dort dein Bestes geben, wo es für dich am besten passt.