Office Assistant / Facility Coordinator (m/w/d) | Teilzeit (20 Std./Woche)

Jacobs Engineering Group Inc.; Würzburg; Hybrid; EUR 17.000 - 22.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Vermögenswirksame Leistungen

Karriereentwicklung international

Zusammenfassung

Jacobs Engineering Group Inc. sucht eine/n Office Assistant / Facility Coordinator (m/w/d) in Würzburg. Sie sind zentrale Anlaufstelle vor Ort, gestalten Empfangsprozesse und unterstützen den Büroalltag in einem hybriden Arbeitsmodell.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, bringen idealerweise Erfahrung im Empfang/Office-Management mit und kommunizieren sicher auf Deutsch, Englischkenntnisse sind willkommen. Flexibilität und Zuverlässigkeit runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Empfangsbereich oder Office Management von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse.
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort (Vollzeit oder Teilzeit)
• Hybrides Arbeiten möglich, flexibles Zeitmodell.

Aufgaben

• Empfangsbereich betreuen und erster Ansprechpartner für Besucher sein.
• Telefonate annehmen und weiterleiten.
• Besucher- und Zutrittsmanagement organisieren.
• Besprechungsräume verwalten und Meetings unterstützen.
• Post, Kurier und Versand koordinieren.
• Büro- und Verbrauchsmaterial bestellen und verwalten.
• Reparatur- und Serviceanfragen koordinieren.
• Zusammenarbeit mit Vermietern und externen Dienstleistern.
• Facility-Management-Themen unterstützen, Arbeitssicherheit beachten.
• Standortdaten, Ausweise und Zutrittskarten pflegen.
• Büroumzüge und organisatorische Aufgaben koordinieren.

Kenntnisse

Freundliches Auftreten

Serviceorientierung

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Hands-on-Mentalität

Teamfähigkeit

Pünktlichkeit

Kundenservice

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Office Assistant / Facility Coordinator (m/w/d) | Teilzeit (20 Std./Woche)

Wir bei Jacobs stellen uns der Herausforderung von heute, die Zukunft neu zu erfinden. Wir befassen uns mit den zentralen Problemen der Welt in Bezug auf wachsende Städte, widerstandsfähige Umwelt, unternehmenskritische Ergebnisse, operativen Fortschritt, wissenschaftliche Entdeckungen und modernste Fertigung und wandeln abstrakte Ideen in die Realität um, die die Welt zum Guten verändert.

Dein Aufgabengebiet

Als Office Assistant / Facility Coordinator (m/w/d) sind Sie die zentrale Anlaufstelle an unserem Standort in Würzburg. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Blick fürs Detail sorgen Sie für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Ablauf unseres Büroalltags.

Aufgaben

• Betreuung des Empfangsbereichs sowie erster Ansprechpartner für Besucher, Gäste und Dienstleister
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Organisation des Besucher- und Zutrittsmanagements
• Verwaltung von Besprechungsräumen sowie Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Kurier- und Versanddienstleistungen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Bearbeitung und Koordination von Reparatur-, Wartungs- und Serviceanfragen
• Zusammenarbeit mit Vermietern, Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Themen rund um Facility Management, Arbeitssicherheit und Büroorganisation
• Pflege von Standortdaten, Ausweisen und Zutrittskarten
• Unterstützung bei Büroumzügen, Umbauten und sonstigen organisatorischen Aufgaben

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Empfangsbereich, Office Management, Facility Management oder einer ähnlichen Position von Vorteil
• Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Hands-on-Mentalität
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Teamfähigkeit sowie Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort (Montag bis Freitag, jeweils 4 Stunden täglich)
• Gelegentliche Übernahme leichter körperlicher Tätigkeiten, z. B. im Rahmen von Büroorganisation, Materialbestellungen oder Paketannahmen

Unser Angebot:

• Unbefristete Festanstellung in einem nachhaltigem, zukunftsweisenden Projekt
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international
• Diverse Mitarbeiternetzwerke

Bei uns steht Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Wir glauben fest daran, dass persönliche Begegnungen nicht nur unsere Unternehmenskultur stärken, sondern auch die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden bilden. Gleichzeitig wissen wir, wie wichtig Flexibilität ist – deshalb bieten wir dir mit unserem hybriden Arbeitsmodell die Möglichkeit, deine Woche individuell zu gestalten: zwischen unseren Jacobs-Büros, Projektstandorten und dem Arbeiten von zu Hause aus. So kannst du genau dort dein Bestes geben, wo es für dich am besten passt.