Teamassistenz (m/w/d)

Landeshauptstadt Potsdam; Potsdam; On-site; EUR 33,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

31 Tage Jahresurlaub

Zuschuss ViP-Firmenticket

Job summary

Landeshauptstadt Potsdam sucht eine Teamassistenz (m/w/d) im Fachbereich 38 zur befristeten Anstellung bis 15.12.2026. Die Stelle umfasst Büroorganisation, Aktenführung, Postverkehr und Terminkoordination.

Sie bringen einen mittleren Schulabschluss oder eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über sichere Kenntnisse in Standardsoftware sowie Team- und Kommunikationskompetenz. 31 Urlaubstage und TVöD-VKA-Lohnpaket runden das Angebot ab.

Qualifications

• Mittlerer Schulabschluss oder gleichwertige Ausbildung
• Gute Kenntnisse in Standardsoftware
• Erfahrung im öffentlichen Verwaltungskontext von Vorteil

Responsibilities

• Führen von Excel-Tabellen, Karten, Registraturen und Datenbanken
• Archivieren und Teilarchivieren von Akten, Aktenverkehr zwischen Gebäuden
• Betreuung des Funktionspostfachs der Arbeitsgruppe Bildung und Teilhabe
• Bearbeitung und Weiterleitung von Posteingang und Postausgang
• Materialbestellung, Materialannahme, Prüfen der Lieferungen
• Terminkoordination
• Antragsausgabe und Prüfung auf Vollständigkeit
• Sortieren und Weiterleiten eingegangener Anträge
• Entgegennahme von Dokumenten für laufende Leistungsfälle
• Persönliche und telefonische Auskunftserteilung
• Rechnungsprüfung

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationskompetenz

Dienstleistungskompetenz

Organisationsfähigkeit

Allgemeine Bürosoftware

Education

Mittlere Reife oder gleichwertig

Kaufmännische Berufsausbildung (min. 2 Jahre)

Tools

Excel

Job description

Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Arbeitsgruppe Bildung- und Teilhabeleistungen, BAföG und AFBG im Fachbereich 38 zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG bis 15.12.2026 mit Option der Verlängerung um die Elternzeit in Vollzeit eine/-e Teamassistenz (m/w/d) Kennziffer: 383.400.03

Ihre Aufgaben

Serviceleistungen für den Fachbereich 38

• Führen von Excel-Tabellen, Karteien, Registraturen und Datenbanken
• Archivieren und Teilarchivieren von Akten sowie Aktentransport zwischen Dienstgebäude und Archiv
• Betreuung des Funktionspostfachs der Arbeitsgruppe Bildung und Teilhabe
• Bearbeitung und Weiterleitung des Posteingangs und Postausgangs
• Materialbestellung, Materialannahme, Prüfen der Lieferungen und Verteilen an die Arbeitsgruppen
• Terminkoordination

Fachliche Unterstützungsaufgaben

• Antragsausgabe/-annahme und Prüfen auf Vollständigkeit der Unterlagen
• Sortieren und weiterleiten eingegangener Anträge
• Entgegennahmen von Dokumenten für laufende Leistungsfälle
• Persönliche und telefonische Auskunftserteilung
• Rechnungsprüfung

Ihr Profil

• Mittlerer Schulabschluss (Mittlere Reife, Fachoberschulreife/Realschulabschluss) oder abgeschlossene mindestens 2-jährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise in der Fachrichtung Bürowirtschaft
• Sicherer Umgang mit Standardsoftware
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung mit Bürotätigkeit
• Grundkenntnisse über Sozialleistungen (u.a. BuT, BAföG, SGB XII, SGB IX)
• Dienstleistungskompetenz und Organisationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und Kommunikationskompetenz

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 3 mit einem Bruttomonatsgehalt von 2.953,13 € - 3.332,99 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• 31 Tage Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 18.11.2026 über unser Karriereportal.

Teamassistenz (m/w/d)