Teamassistenz (m/w/d)

KARRIEREMACHER GmbH; München; On-site; EUR 38,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne Unternehmenskultur

Entwicklungsperspektive

Sicherer Arbeitsplatz

Attraktives Gehaltspaket

Job summary

KARRIEREMACHER GmbH sucht in München eine Teamassistenz (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung. Sie unterstützen das Team im Tagesgeschäft, organisieren Termine, Reisen und die Verwaltung vertraulicher Unterlagen.

Als Junior oder Senior arbeiten Sie eng mit der Führungsebene zusammen, übernehmen Front-Office-Aufgaben, betreuen Besucher und Vertriebsunterlagen, und entwickeln gemeinsam interne Abläufe weiter.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Berufserfahrung oder Berufseinsteiger willkommen.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Organisationstalent und Zuverlässigkeit.
• Deutsch und Englisch solide in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Zentrale Office-Koordination & Assistenz.
• Termin- und Reisemanagement.
• Fristen- und Belegwesen.
• Backoffice & Dokumentenmanagement.
• Empfang & Repräsentation.
• Teamarbeit & Entwicklung

Skills

Berufserfahrung

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (fließend)

MS Office

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Buchungstools

Job description

KARRIEREMACHER ist Branchenspezialist. Wir besetzen bundesweit Stellen auf allen Ebenen in namhaften Beratungsunternehmen, in modernen Wirtschaftskanzleien sowie bei Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Durch unsere langjährige branchenfokussierte Tätigkeit unterhalten wir ein starkes Netzwerk zu Personalmanagern und weiteren Entscheidern. Wir begleiten Sie im gesamten Prozess als Sparringspartner, stehen für einen fairen und offenen Austausch und unterstützen Ihren Weg zu einer neuen, langfristigen Jobperspektive.

Unsere Auftraggeberin ist eine junge, moderne Investmentgesellschaft. Das Unternehmen sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in München als Teamassistenz (m/w/d). Die Position wird in einer unbefristeten Festanstellung direkt bei unserer Auftraggeberin besetzt.

Je nach Ihrer jeweiligen Berufserfahrung steigen Sie bei uns als Junior oder Senior ein. Die Positionen zeichnen sich durch folgende Aufgabenfelder aus:

Aufgaben

• Zentrale Office-Koordination & Assistenz: Sie übernehmen die operative Unterstützung und Assistenz für das gesamte Team im Tagesgeschäft. Als Senior verantworten Sie zudem die eigenverantwortliche Steuerung von Dienstleistern und Verträgen.
• Termin- und Reisemanagement: Sie koordinieren die Termin- und Reiseplanung. Dies umfasst Routinefälle ebenso wie komplexe, mehrtägige und internationale Buchungen inklusive kurzfristiger Umplanungen.
• Fristen- und Belegwesen: Sie halten Fristen aktiv nach und fordern Reisekosten, Belege und Freigaben konsequent und verbindlich ein – sowohl nach strukturierten Vorgaben als auch im direkten Austausch auf Augenhöhe mit der Führungsebene.
• Backoffice & Dokumentenmanagement: Sie führen die vertrauliche Korrespondenz, organisieren die Ablage und pflegen Listen sowie Routineprozesse. Als erfahrene Kraft optimieren und standardisieren Sie zudem interne Abläufe und Vorlagen.
• Empfang & Repräsentation: Sie übernehmen den professionellen Empfang sowie die Bewirtung und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern.
• Teamarbeit & Entwicklung: Als Senior leiten Sie die Junior-Assistenz fachlich an (Einarbeitung, Aufgabenverteilung, Qualitätssicherung). Als Junior wachsen Sie unter Anleitung schrittweise in mehr Eigenverantwortung hinein. Eine Entwicklungsperspektive zur Senior-Assistenz ist bei entsprechender Eignung fest vorgesehen.

Qualifikation

• Ausbildung: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. im Bereich Büromanagement, Immobilien oder eine vergleichbare Qualifikation).
• Berufserfahrung: Sie bringen entweder erste relevante Praxiserfahrung mit – Berufseinsteiger sind ausdrücklich willkommen – oder Sie überzeugen durch mehrjährige, einschlägige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Rolle.
• Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch ein freundliches, gepflegtes und serviceorientiertes Auftreten aus. Sie agieren durchsetzungsstark, absolut diskret und besitzen die Bereitschaft, auch gegenüber erfahrenen Kolleginnen und Kollegen höflich, aber bestimmt nachzufassen.
• Arbeitsweise: Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent, arbeiten zuverlässig und behalten auch unter Zeitdruck stets den Überblick.
• IT & Sprachen: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten sowie modernen Buchungs- und Verwaltungstools wird vorausgesetzt. Aufgrund der internationalen Ausrichtung sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich.

Benefits

• Eine moderne Unternehmenskultur, geprägt durch Wertschätzung, Achtsamkeit und Nachhaltigkeit.
• Individuelle persönliche Weiterentwicklung mit langfristiger Perspektive.
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsstarken Unternehmen.
• Ein attraktives Gehaltspaket.

Wenn Sie sich in den vorgenannten Punkten wiederfinden und das Gefühl haben, dass es Zeit für eine neue berufliche Aufgabe ist, möchten wir Sie kennenlernen.

Sie fragen sich, warum Sie mit uns Kontakt aufnehmen sollten? Unseren Auftraggeber kennen wir genau. Das ermöglicht uns eine sichere Beurteilung Ihrer Einstiegschancen und Entwicklungsmöglichkeiten bei diesem Unternehmen.