Teamassistenz in der Personalabteilung

Personal; Bayreuth; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Homeoffice im Rahmen der Dienstvereinb

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

JobRad

Altersversorgung bei öffentl. Versorg.

Gesundheitsförderung & Sportangebote

Freier Urlaub am 24.12. und 31.12.

Job summary

Die Universität Bayreuth sucht eine Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen die Abteilungsleitung, koordinieren Termine und bearbeiten die ein- und ausgehende Korrespondenz.

Eine strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und Teamfähigkeit sind Voraussetzung. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Vorzimmes, Vorbereitung von Unterlagen, sowie die digitale Weiterentwicklung der Abläufe.

Qualifications

• Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Priorisierung mehrerer Vorgänge und Überblick behalten
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Responsibilities

• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
• Unterstützung der Abteilungsleitung in Organisation und Terminplanung
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangskorrespondenz sowie Anfragen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Unterlagen

Skills

Organisationstalent

Deutsch sicher

Englisch sicher

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Diskretion

MS Office

Microsoft 365

Education

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Microsoft 365

Job description

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Die Universität Bayreuth mit ihrem familiären Campus ist einer der größten Arbeitgeber in der Region. Die Abteilung III – Personalangelegenheiten der Universität Bayreuth hat zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Vollzeit

unbefristet

zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach E 6 TV-L.

Aufgabenbereiche

Ihr Aufgabengebiet:

• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
• Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
• Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung
• Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge
• Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen
• Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen
• Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe
• Gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers

Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.

Anforderungsprofil

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen
• Die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten
• Bereitschaft zur flexiblen Aufgabenwahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers

Von Vorteil sind

• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich
• Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten

Leistungen & Benefits

Was Sie erwarten können:

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen Hochschule
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• Konstruktive Arbeitsatmosphäre in einem freundlichen, aufgeschlossenen Team
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildung durch verschiedene Fortbildungsangebote
• Weitere Vorzüge des öffentlichen Dienstes, beispielsweise JobRad, attraktive zusätzliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung, z. b. Gesundheitstage, Workshops, Aktiv-Pause sowie Möglichkeit der Teilnahme an einer sehr großen Anzahl unterschiedlichster Sportangebote im Rahmen des allgemeinen Hochschulsports
• Neben dem Erholungsurlaub und der Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit dienstfrei am 24.12. und 31.12. eines Jahres

Die Universität Bayreuth schätzt die Vielfalt ihrer Beschäftigten als Bereicherung und bekennt sich ausdrücklich zum Ziel der Chancengleichheit der Geschlechter. Frauen werden hierbei mit Nachdruck um ihre Bewerbung gebeten. Bewerber und Bewerberinnen mit Kindern sind sehr willkommen. Die Universität Bayreuth ist Mitglied im Best-Practice Club „Familie in der Hochschule e.V.“ und hat erfolgreich am HRK-Audit „Internationalisierung der Hochschule“ teilgenommen. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbung & Kontakt

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Universität Bayreuth Universitätsstraße 30 95447 Bayreuth