Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

N-Land; Bayreuth; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice nach Vereinbarung

Fort- und Weiterbildung

Jobrad

Betriebliche Altersversorgung

Gesundheitsförderung

Chancengleichheit und Familienfreundl.

Job summary

Universität Bayreuth sucht eine Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) zur organisatorischen Unterstützung der Abteilungsleitung. Sie managen Terminkalender, bereiten Meetings vor und koordinieren Anfragen.

Gleichzeitig pflegen Sie Dokumente, unterstützen Projekte und sichern den reibungslosen Informationsfluss. Zu Ihren Aufgaben gehört die Erstellung von Schreiben, Präsentationen und die Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung.
• Unterstützung der Abteilungsleitung in organisatorischen Belangen.
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen.
• Bearbeitung der Korrespondenz und Anfragen intern/extern.
• Vorbereitung von Besprechungen mit Unterlagen und Unterlagen-Check.
• Informations- und Dokumentenfluss zwischen Leitung, Bereichen und Stellen.
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben sowie Präsentationen.
• Unterstützung bei Projekten der Personalabteilung.
• Pflege von Daten und Ablagen in Verwaltungs- und Dokumentationssystemen.
• Flexibles Aufgabenmanagement und gegenseitige Vertretung im Vorzimmer.

Skills

Organisationstalent

Koordination

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

Deutsch (C2)

Englisch (gute Kenntnisse)

Kommunikation

Education

Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Rechtsanwaltsfachangestellte/r (optional)

Tools

Microsoft 365/Office

Job description

Informationen zur Anzeige:

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Aufgaben:

• Ihr Aufgabengebiet:
• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
• Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
• Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung
• Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge
• Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen
• Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen
• Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe
• Gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers
• Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.
• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen
• Die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten
• Bereitschaft zur flexiblen Aufgabenwahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers
• Von Vorteil sind
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich
• Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen Hochschule
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• Konstruktive Arbeitsatmosphäre in einem freundlichen, aufgeschlossenen Team
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildung durch verschiedene Fortbildungsangebote
• Weitere Vorzüge des öffentlichen Dienstes, beispielsweise JobRad, attraktive zusätzliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung, z. B. Gesundheitstage, Workshops, Aktiv-Pause sowie Möglichkeit der Teilnahme an einer sehr großen Anzahl unterschiedlichster Sportangebote im Rahmen des allgemeinen Hochschulsports
• Neben dem Erholungsurlaub und der Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit dienstfrei am 24.12. und 31.12. eines Jahres

Unser Kontakt:

Für Rückfragen können Sie sich gerne an die Abteilungsleiterin Frau Dr. Dinglreiter ( [e-mail] , Tel.: [phone]) wenden.Universität Bayreuth Universitätsstraße 30 95447 Bayreuth

Weitere Informationen:

Die Universität Bayreuth schätzt die Vielfalt ihrer Beschäftigten als Bereicherung und bekennt sich ausdrücklich zum Ziel der Chancengleichheit der Geschlechter. Frauen werden hierbei mit Nachdruck um ihre Bewerbung gebeten. Bewerber und Bewerberinnen mit Kindern sind sehr willkommen. Die Universität Bayreuth ist Mitglied im Best-Practice Club »Familie in der Hochschule e.V.« und hat erfolgreich am HRK-Audit »Internationalisierung der Hochschule« teilgenommen. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)