Teamassistenz* 35 Stunden pro Woche

ANT AG; Lübeck; Vor Ort; EUR 32.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Hansefit

Kostenfreie Getränke

Altersvorsorgezuschuss

Betriebsarzt

Zusammenfassung

ANT AG sucht eine Teamassistenz zur Unterstützung des Teams am Standort Lübeck in unbefristeter Festanstellung. Die Stelle umfasst Gästebetreuung, Empfang, Reisemanagement und umfassende Bürotätigkeiten mit Fokus auf Organisation und Service.

Arbeitszeit 35 Stunden/Woche von Montag bis Freitag, keine Homeoffice-Möglichkeit. Es erwarten Sie eine strukturierte Einarbeitung, regelmäßiges Feedback, Förderung von Fortbildungen und ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice und in der Kundenbetreuung.
• Versierte Erfahrungen im Umgang mit MS-Office und ERP-Systemen, EDV-Affinität zur Einarbeitung in neue Systeme.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Gästebetreuung, Organisation sowie Koordination der Bewirtung in Besprechungsräumen und Empfangsbereiche.
• Terminüberwachung bezüglich Belegung der Besprechungsräume.
• Besetzung des Empfangs sowie der Telefonzentrale.
• Reisemanagement (Hotels, Flüge, Mietwagen, Korrespondenz mit Reisebüro, Visa-Anträge).
• Bearbeitung der eingehenden E-Mails in den zentralen Posteingängen und digitale Weiterbearbeitung von Rechnungen.
• Fuhrparkmanagement (Leasing, Reifenwechsel, Versicherungskontakte, Versicherungsschäden).
• Post- und Paketmanagement inklusive Ablage, Verwaltung der Rechnungen in der Datenbank.

Kenntnisse

MS-Office

ERP-Systeme

Englischkenntnisse

Kundenbetreuung

Organisation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

ANT AG ist ein innovatives, internationales, stabiles und wachsendes High-Tech-Unternehmen, das in Eigenentwicklung anspruchsvolle Wasserstrahlschneidanlagen konstruiert und fertigt, die in der Öl- und Gasindustrie (Onshore), dem Rückbau von Öl- und Gasplattformen (Offshore), bei der Beseitigung von Kampfmitteln und dem Rückbau von Kernkraftwerken zum Einsatz kommen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Teamassistenz* zur tatkräftigen Unterstützung unseres Teams am Standort Lübeck unbefristet für 35 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag).

Das erwartet Dich bei uns!

Entwicklung:

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Strukturierte Einarbeitung, regelmäßiges Feedback und persönliche Betreuung in einer offenen Lernkultur
• Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen sowie praxisnahe Einblicke im Bereich Maschinenbau
• Aufbau eines wertvollen Netzwerks durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen* und Führungskräften*

Work-Life-Balance:

• Feste Arbeitszeit von 8:00 Uhr - 15:30 Uhr (inklusive 30-minütiger Pause) für gute Planbarkeit, damit ist kein Homeoffice möglich
• 30 Urlaubstage inklusive arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester

Gesundheit & Vorsorge:

• Attraktive Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss (mindestens 25 Euro)
• Kostenfreie Nutzung von Hansefit im Best-Status
• Kostenfreie Salatbar zweimal pro Woche, frisches Obst
• Kostenfreie Getränke (Wasser, Kaffee)
• Jährliches Angebot diverser Vorsorgen, Betreuung durch unseren Betriebsarzt

Arbeitsumfeld & Extras:

• Moderne Arbeitsplätze mit ergonomischer Ausstattung, Dual-Monitor-Setup, Laptop
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und regelmäßige Betriebsveranstaltungen für eine offene Zusammenarbeit
• Mitarbeiterparkplätze - auch mit Elektroladesäulen - direkt vor Ort

Spricht Dich das an?

• Gästebetreuung, Organisation sowie Koordination der Bewirtung in den Besprechungsräumen, Sicherstellung eines gepflegten Erscheinungsbildes der Besprechungsräume sowie Empfangsbereiche (inklusive Ausstattung)
• Terminüberwachung bezüglich Belegung der Besprechungsräume
• Besetzung des Empfangs sowie der Telefonzentrale
• Reisemanagement (Buchung von Hotels, Flügen, Mietwagen, Korrespondenz mit Reisebüro, Bearbeitung von Visa-Anträgen)
• Bearbeitung der eingehenden E-Mails in den zentralen Posteingängen, um Rechnungen digital weiterbearbeiten zu können
• Fuhrparkmanagement (Leasingverträge, Reifenwechsel, Ansprechpartner* für Versicherung, Abwicklung von Versicherungsschäden, Verwaltung der Tankkarten, Ansprechpartner für Übergaben sowie Reinigung der Autos)
• Post- und Paketmanagement (Entgegennahme, Sichtung und Verteilung der Post, Bearbeitung der ausgehenden Post sowie Ablage und Verwaltung der Rechnungen in unsere Datenbank, Support bei Versand von Paketen (Bsp.: Kundengeschenke))
• Verwaltung Bürolager, Bestellung der Printprodukte in Absprache mit Marketing
• Support der Teams und des Vorstandes in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Steuerung von externen Dienstleistern (v.a. dem Reinigungsunternehmen)

Bist Du das?

Fachliche Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice und in der Kundenbetreuung
• Versierte Erfahrungen im Umgang mit MS-Office und ERP-Systemen, EDV-Affinität zur Einarbeitung in neue Systeme
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sozialkompetenzen & Arbeitsweise:

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kunden, Mitarbeitern, Führungskräften* und externen Ansprechpartnern
• Hohe Lernbereitschaft sowie die Motivation, sich über den Tellerrand hinausschauend eigenständig in neue Themen einzuarbeiten
• Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Service- und lösungsorientiertes Auftreten
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit sowie sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement