Teamassistent (m/w/d) On-Site-Manager

Personalhaus Bielefeld GmbH & Co. KG; Bielefeld; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Firmenfahrzeug zur privaten Nutzung

Attraktives Vergütungspaket

Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglic

Zusammenfassung

VENDANDI Service Solutions in Bielefeld sucht eine teamstarke Assistenz für die On-Site-Manager-Rolle. Sie unterstützen operative und administrative Aufgaben, koordinieren Bewerbungen und Termine und arbeiten eng mit On-Site-Managern sowie dem Defense Division Team zusammen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, erste Erfahrungen in Teamassistenz oder Recruiting sowie starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Erste Berufserfahrung in Teamassistenz, Sachbearbeitung, Personaladministration, Recruiting oder Personal-Dienstleistung.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und Freude an Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Erste Berührungspunkte mit SAP SuccessFactors und PowerBI wünschenswert.
• Erfahrungen mit TalentLink oder vergleichbaren Bewerbermanagementsystemen.
• Vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten.

Aufgaben

• Sichtung und Vorauswahl eingehender Bewerbungen und Lebensläufe über TalentLink.
• Abgleich der Bewerberprofile mit Anforderungen und Personalbedarfen der Auftraggeber.
• Vorbereitung und Koordination von Bewerbungsgesprächen und weiteren Abstimmungsterminen.
• Gelegentliche Teilnahme an Bewerbungsgesprächen via Webex.
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Bewerbern, Personaldienstleistern sowie internen und externen Ansprechpartnern.
• Begleitung und Koordination der digitalen Onboardingprozesse.
• Erfassung, Prüfung und Pflege von Bewerber-, Personen- und Einsatzdaten in den digitalen Systemen.
• Erstellung von Regelreportings für On-Site-Manager und interne Zwecke.
• Nachverfolgung fehlender Unterlagen und Sicherstellung der Vollständigkeit aller Dokumente.
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben rund um Bewerbungs- und Einstellungsprozess.
• Enge Abstimmung mit On-Site-Managern und Geschäftsbereichsleitung.
• Mitwirkung bei der Optimierung von Recruiting- und Onboardingprozessen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Teamassistenz

Kundenzufriedenheit

Vertraulicher Umgang mit Daten

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

TalentLink

SAP SuccessFactors

PowerBI

MS Office

Jobbeschreibung

Teamassistent (m/w/d) On-Site-Manager in Bielefeld

Sie behalten den Überblick, wenn viele Fäden zusammenlaufen? Dann ist diese Position genau richtig für Sie

Über uns:

VENDANDI Service Solutions ist ein Neutral Vendor, spezialisiert auf die professionelle Betreuung und Steuerung von Fremdpersonaleinsätzen bei führenden Industrieunternehmen. Als verlässlicher Partner stehen wir für Transparenz, Effizienz und nachhaltige Zusammenarbeit – sowohl mit unseren Auftraggebern als auch mit unseren Kooperationspartnern.

Zur Verstärkung unseres Defence Division Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Teamassistent (m/w/d) On-Site-Manager - für den Raum Bielefeld der die On-Site-Manager bei operativen, administrativen und personalbezogenen Aufgaben unterstützt.

Ihre Aufgaben:

• Sichtung und Vorauswahl eingehender Bewerbungen und Lebensläufe über das Bewerbermanagementsystem TalentLink
• Abgleich der Bewerberprofile mit den jeweiligen Anforderungen und Personalbedarfen der Auftraggeber
• Vorbereitung und Koordination von Bewerbungsgesprächen und weiteren Abstimmungsterminen
• Gelegentliche Teilnahme an Bewerbungsgesprächen via Webex
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern, Personaldienstleistern sowie internen und externen Ansprechpartnern
• Begleitung und Koordination der digitalen Onboardingprozesse
• Erfassung, Prüfung und Pflege von Bewerber-, Personen- und Einsatzdaten in den digitalen Systemen
• Erstellung von Regelreportings für die On-Site-Manager und internen Zwecken
• Nachverfolgung fehlender Unterlagen und Sicherstellung der Vollständigkeit aller erforderlichen Dokumente
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um den Bewerbungs- und Einstellungsprozess
• Enge Abstimmung mit den On-Site-Managern und der Geschäftsbereichsleitung
• Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Recruiting- und Onboardingprozesse

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
• Erste Berufserfahrung in der Teamassistenz, Sachbearbeitung, Personaladministration, im Recruiting oder in der Personaldienstleistung
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erste Berührungspunkte mit SAP Success Factors und PowerBI wünschenswert
• Erfahrungen mit TalentLink oder vergleichbaren Bewerbermanagementsystemen
• Verantwortungsbewusster und vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten

  Das bieten wir Ihnen:

  • Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld
  • Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Ihre eigenen Ideen einzubringen
  • Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsklima
  • Attraktives Vergütungspaket sowie ein Firmenfahrzeug zur privaten Nutzung
  • Umfassende Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten