Team & Management Assistant (all genders)

Serviceplan Group; München; Vor Ort; EUR 52.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Onboarding: Mentoring & digitale Onb.‑

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Team Events

Sportprogramm & Bike Leasing

Modernes Office in München

Internationales Netzwerk

Zusammenfassung

Momentum, Teil der Serviceplan Gruppe, sucht am Standort München eine/n Team & Management Assistant (all genders) in Vollzeit. Du unterstützt das Managing Partner-Team, koordinierst Termine, organisierst Management-Meetings und internationale Termine weltweit.

Zu Deinem Aufgabenbereich gehören die Vorbereitung von Unterlagen, die Nachverfolgung von To-dos sowie die Schnittstelle zu HR, externen Partnern und Stakeholdern.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder vergleichbare Qualifikation.
• Drei Jahre relevante Berufserfahrung als Teamassistenz/Executive Assistant/Office Manager oder ähnliche Rolle.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern.
• Proaktive, zuverlässige Arbeitsweise mit Eigenverantwortung.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und Stakeholdern.
• Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS 365 (Outlook, PowerPoint, Teams, Excel).
• Idealerweise Erfahrung mit Copilot, Miro oder FigJam.

Aufgaben

• Unterstützung der Managing Partner im Tagesgeschäft, Termin- und Kalenderkoordination.
• Planung und Organisation von Management-Meetings, Workshops und internationalen Terminen inkl. Raumbuchungen und Logistik.
• Vorbereitung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.
• Koordination von Follow-ups, Dokumentation von To-dos und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, HR, externen Partnern und Stakeholdern.
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Visa, Reisekostenabrechnungen und Vorbereitungen.
• Unterstützung im Office-Management und Abwesenheitsübersichten.
• Eigenverantwortliche Übernahme kleiner Projekte und strukturierte Umsetzung.
• Priorisierung von Anfragen und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.

Kenntnisse

Organisationstalent

Multitasking

Teamassistenz

Eigenverantwortung

Stakeholder-Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Outlook

PowerPoint

Teams

Excel

Copilot

Miro

FigJam

Jobbeschreibung

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für Momentum (Teil der Serviceplan Gruppe) am Standort München einen Team & Management Assistant (all genders) in Vollzeit.

Was dich bei uns erwartet:

• Du unterstützt unsere Managing Partner im Tagesgeschäft und koordinierst Termine, Kalender, Meetings sowie organisatorische und administrative Themen
• Du planst und organisierst Management-Meetings, Workshops und internationale Termine inklusive Raumbuchungen, Catering, Besucherorganisation, Gästeparkplätzen und weiterer Logistik für unsere Standorte in München, London, Mumbai und Südafrika
• Du bereitest Agenden, Präsentationen, Management-Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und rechtzeitig verfügbar sind
• Du koordinierst Follow-ups, dokumentierst To-dos und sorgst dafür, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nachverfolgt werden
• Du fungierst als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, Serviceplan-Einheiten, HR, externen Partnern und Stakeholdern
• Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Visa-Prozessen, A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen und administrativer Reisevorbereitung
• Du unterstützt bei Office-Management-Themen, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie weiteren organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Kleinere Projekte und Ad-hoc-Themen übernimmst du eigenverantwortlich und sorgst für eine strukturierte Umsetzung
• Du priorisierst eingehende Anfragen, koordinierst die Bearbeitung und stellst sicher, dass Themen bei den richtigen Ansprechpartner:innen landen

Was wir von dir erwarten:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste relevante Berufserfahrung von etwa drei Jahren als Teamassistenz, Management Assistant, Executive Assistant, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen
• Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gutes Gespür für Prioritäten, Details und die strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Teams und Excel
• Idealerweise Erfahrung mit Copilot, Miro oder FigJam
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir dir bieten:

• Onboarding: Durch persönliches Mentoring und digitale Onboarding-Sessions - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg
• Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm zur Erweiterung deiner Fach-, Methoden- oder Persönlichkeitskompetenzen, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date
• Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum
• Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen – bei uns hast du durch regelmäßige After Work und Team Events genug Möglichkeiten (auch virtuell, wenn’s sein muss)
• Sport: Großes Sportprogramm sowie Mobilität durch Agenturfahrräder und E-Bikes/E-Bike Leasing
• Erreichbarkeit: Unser modernes Office im Kreativviertel Münchens ist dank perfekter Lage gut für dich erreichbar
• Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe hast du bei uns die Möglichkeit, dich mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen