Teamleitung Office Management (m/w/d)

Arethia; Reinbek; On-site; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage bezahlter Urlaub

Zuschuss zur bAV

Regelmäßige Firmenevents

Kostenloser Parkplatz

Vergünstigungen für Fitnessstudio-Mitgliedschaften

Job summary

Arethia in Reinbek sucht eine Leitung für Office & Facility Management. Die Rolle umfasst die Verantwortung für einen reibungslosen Standortbetrieb sowie die Führung eines achtköpfigen Teams, wobei ein modernes und sicheres Arbeitsumfeld geschaffen werden soll.

Der ideale Kandidat bringt mehrjährige Erfahrung im Facility Management mit und hat mindestens fünf Jahre Führungserfahrung. Flexibilität und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sind ebenfalls erforderlich. Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub pro Jahr werden angeboten.

Qualifications

• Mindestens fünf Jahre Führungserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder Facility Management.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Leitung und Entwicklung des Office & Facility Management Teams.
• Prozessoptimierung und Analyse bestehender Standards und Services.
• Gewährleistung eines gepflegten und repräsentativen Arbeitsumfelds.

Skills

Organisation

Kommunikationsfähigkeit

Führungskompetenz

Analytisches Denkvermögen

Serviceorientierung

Education

Abgeschlossenes Studium im Bereich Tourismusmanagement, Sozialwissenschaften oder Betriebswirtschaft

Tools

Jira

Confluence

Job description

Role description

Als Leitung Office & Facility Management übernimmst du die Verantwortung für einen reibungslosen, sicheren und effizienten Standortbetrieb. Gemeinsam mit deinem achtköpfigen Team gestaltest du ein modernes Arbeitsumfeld, das Mitarbeitenden und Besucher gleichermaßen ein positives Erlebnis bietet. Dabei steuerst du sämtliche Facility- und Standortservices von Gebäudebetrieb, Infrastruktur und Außenanlagen über Fuhrpark und Dienstleistermanagement bis hin zu internen Events. In enger Zusammenarbeit mit HR, Engineering und Produktion sorgst du dafür, dass unsere Standorte optimal funktionieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Your Mission

Leadership & Team Development

• Teamentwicklung: Du führst und entwickelst unser Office & Facility Management Team und förderst eine offene, leistungsstarke und serviceorientierte Zusammenarbeit.
• Teamführung: Du verantwortest die Kapazitäts-, Ressourcen- und Einsatzplanung

Digitalisation & Process Optimisation

• Prozessoptimierung: Du analysierst bestehende Prozesse, Standards und Services, identifizierst Optimierungspotenziale und entwickelst diese nachhaltig weiter
• Digitalisierung: Du entwickelst unsere digitalen Services kontinuierlich weiter, optimierst bestehende Ticketportale und setzt neue Digitalisierungsinitiativen um, wie z.b. die Einführung einer digitalen Besucheranmeldung
• Projektmanagement: Du gestaltest lokale und internationale Projekte aktiv mit und steuerst abteilungsspezifische Projekte gemäß unseren Projektmanagement-Standards von der Planung bis zur Umsetzung

Standort- & Facility Management

• Standortbetrieb & Arbeitsumfeld: Du stellst gemeinsam mit deinem Team einen sicheren, funktionalen und reibungslosen Standortbetrieb sicher.
  • Gewährleisten eines gepflegten und repräsentativen Arbeitsumfelds
  • Koordinieren von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und Infrastrukturservices
• Dienstleistermanagement: Du steuerst standortbezogene Services sowie externe Dienstleister und Lieferanten und stellst die Einhaltung vereinbarter Qualitäts- und Servicestandards sicher z. b. bei der Gebäudereinigung
• Fuhrparkmanagement: Du verantwortest unseren Fuhrpark und stellst eine effiziente, wirtschaftliche und regelkonforme Verwaltung sicher

Service Excellence & Employee Experience

• Besuchermanagement: Du verantwortest ein professionelles und reibungsloses Besuchererlebnis am Standort
• Service Excellence: Du berätst und unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende in allen Office- und Facility-Themen und fördert die effiziente Zusammenarbeit mit den relevanten Fachbereichen, insbesondere Production, Engineering und HR
• Employee Experience: Du planst und koordinierst interne Veranstaltungen, Firmenevents und Initiativen zur Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Unternehmenskultur

Minimum Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Tourismusmanagement, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder Facility Management
• Mindestens fünf Jahre Führungserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Freude an einem internationalen, dynamischen und agilen Arbeitsumfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, hohe Serviceorientierung und Resilienz
• Durchsetzungsstärke, Entscheidungsfreude und ein professionelles Stakeholdermanagement auf unterschiedlichen Ebenen
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Fragestellungen strukturiert, sachlich und zielorientiert zu bearbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Preferred Qualifications

• Erfahrung in der Steuerung und Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie externen Partnern
• Erfahrung im Umgang mit Projektmanagementtools wie Jira und Confluence sind von Vorteil

Why you'll love working here

• Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr
• Gehaltsbänder für eine gerechte Unternehmenskultur
• Monatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAV
• Teilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen Karrierepfad
• Verantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördert
• Im Bedarfsfall können Umzugskosten anteilig erstattet werden
• Regelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier
• Zwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes Team
• Kostenloser Parkplatz direkt vor der Tür
• Vergünstigungen und Benefits: JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie attraktive Konditionen für Mitgliedschaften in Fitnessstudios und dem Wellpass
• Frisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im Büro

Our Process

• Interview mit HR Lead Germany (Hiring Manager)
• Interview mit Global Head of People & Culture
• Onsite Challenge & Team kennenlernen