Studentische/-r Mitarbeiter/-in im Procurement Team (m/w/d) | Student Assistant in the Procurement Team (m/f/d)

UTN; Nürnberg; Sur place; EUR 19 000 - 27 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

TV-L 2 Bezahlung

Flexible Arbeitszeiten

Remote-/Mobile-Working-Optionen

Urlaub nach Tarif

Moderner Arbeitsplatz

Résumé du poste

UTN sucht eine/n studentische/n Mitarbeiter/in im Procurement Team zur Unterstützung der Beschaffungs- und Vergabeprozesse. Die Stelle ist auf 12 Monate befristet und umfasst 20 Wochenstunden, mit flexibler Arbeitszeitgestaltung.

Du wirkst aktiv an der Vorbereitung, Dokumentation und Organisation unserer Beschaffungsabläufe mit und profitierst von einem modernen, zukunftsorientierten Arbeitsumfeld in Nürnberg.

Qualifications

• Immatrikulation an einer Universität/ Hochschule während der gesamten Tätigkeit.
• Gute Kenntnisse in MS-Office, besonders Word und Excel.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Gute Organisationsfähigkeiten sowie eigenständige und teamorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift.

Responsabilités

• Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeprozessen, insbesondere bei der Vorbereitung, Pflege und Ablage relevanter Unterlagen.
• Überwachung von Terminen und Fristen sowie Nachverfolgung laufender Beschaffungs- und Vergabevorgänge.
• Durchführung einfacher Recherchen zu Beschaffungsrichtlinien, Vergabevorgaben und bestehenden Verträgen.
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Vorlagen, auch in Asana.
• Unterstützung der internen Kommunikation durch Aufbereitung und Aktualisierung von Informationen in BayernCollab.
• Dokumentation, Digitalisierung und Archivierung von Beschaffungs-, Vergabe- und Vertragsunterlagen.

Connaissances

MS Office

Deutsch C1

Englisch B2

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Formation

Immatrikulation an Universität/ Hochschule

Outils

Asana

Description du poste

- for english version, see below -

Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.

Studentische/-r Mitarbeiter/-in im Procurement Team (m/w/d) | Student Assistant in the Procurement Team (m/f/d)

Als studentische/-r Mitarbeiter/-in an der UTN unterstützt Du uns dabei, eine neue Universität aufzubauen, die Lehre, Forschung und wissenschaftliches Arbeiten neu definiert. Im Procurement Team der Finance & Procurement Unit wirkst Du aktiv an der Organisation und Koordination unserer Beschaffungs- und Vergabeprozesse mit. Dabei unterstützt Du uns bei der Vorbereitung und Dokumentation von Beschaffungsvorgängen, behältst Termine und Fristen im Blick und hilfst dabei, unsere internen Abläufe effizient und strukturiert zu gestalten.

Klingt nach dir?

Die Stelle ist befristet auf 12 Monate und mit 20 Wochenstunden zu besetzen.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeprozessen, insbesondere bei der Vorbereitung, Pflege und Ablage relevanter Unterlagen
• Mitwirkung bei der Termin- und Fristenüberwachung sowie der Nachverfolgung laufender Beschaffungs- und Vergabevorgänge
• Durchführung einfacher Recherchen zu Beschaffungsrichtlinien, Vergabevorgaben und bestehenden Verträgen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Vorlagen, unter anderem in Asana
• Unterstützung der internen Kommunikation durch die Aufbereitung und Aktualisierung von Informationen und Arbeitshilfen in BayernCollab
• Mitarbeit bei der Dokumentation, Digitalisierung und Archivierung von Beschaffungs-, Vergabe- und Vertragsunterlagen

Dein Profil:

Erforderlich:

• Immatrikulation an einer Universität/ Hochschule für die Dauer der gesamten Tätigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word und Excel
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2 Niveau) in Wort und Schrift

Wünschenswert:

• Erfahrung im Umgang mit digitalen Kollaborations- und Organisationstools, z. B. Asana
• Erste Erfahrungen im Bereich Beschaffung, Vergabe oder Vertragsmanagement

Deine Benefits:

• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 2 TV-L (dies entspricht einem Stundenlohn von 16,39 € brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit zwischen deinem Studium, deiner Tätigkeit bei uns und deinem Privatleben
• Dein Startdatum und Deine wöchentliche Arbeitszeit werden wir individuell mit Dir absprechen (möglich sind 20 Wochenstunden). Die Arbeitstage deines befristeten Arbeitsverhältnisses kannst Du flexibel festlegen.
• Tariflich geregelter Urlaubsanspruch, der über das gesetzliche Mindestmaß hinaus geht, plus arbeitsfreie Tage am 24. und 31. Dezember und ein halber Tag am Faschingsdienstag
• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten und interdisziplinären Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team und Community-Events
• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Du hast Fragen...

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich ab KW 49 statt.

Founded in 2021, UTN is an innovative university with a focus on artificial intelligence, interdisciplinary research and modern teaching. With flat hierarchies, digital technologies and an open, inclusive culture, it offers a future-orientated working environment. The sustainable campus in Nuremberg will be the centre of a new city district and home to around 6,000 students. The Nuremberg metropolitan region offers a high quality of life, good transport links and an attractive cost of living.

Student Assistant in the Procurement Team (m/f/d)

As a student assistant at UTN, you will help us build a new university that redefines teaching, research and academic work. As part of the Procurement Team within the Finance & Procurement Unit, you’ll play an active role in organising and coordinating our procurement and tendering processes. You’ll assist us in preparing and documenting procurement procedures, keep track of dates and deadlines, and help to ensure our internal processes are efficient and well-structured.

sounds like you?

The position is a fixed-term contract for 12 months and involves a 20-hour working week.

Your responsibilities:

• Supporting procurement and tendering processes, in particular the preparation, maintenance and filing of relevant documents
• Helping to monitor deadlines and track ongoing procurement and contract award processes
• Carrying out simple research into procurement guidelines, tendering requirements and existing contracts
• Creating and maintaining overviews, lists and templates, including in Asana
• Supporting internal communication by preparing and updating information and working materials in BayernCollab
• Assisting with the documentation, digitisation and archiving of procurement, contract award and contractual documents

Your profile:

Required:

• Enrolment at a university or college for the duration of the entire assignment,
• Proficiency in standard MS Office applications, particularly Word and Excel
• A structured, meticulous and reliable approach to work
• Good organisational skills and the ability to work both independently and as part of a team
• Very good command of German (at least C1 level) and good command of English (at least B2 level), both spoken and written

Desirable:

• Experience in using digital collaboration and organisation tools, e.g. Asana
• Initial experience in procurement, tendering or contract management

Your benefits:

• Attractive remuneration in accordance with pay grade 2 of the TV-L (this corresponds to a gross hourly wage of €16.39; for further details, see: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Flexible working hours and remote working options to help you strike the right balance between your studies, your role with us and your personal life
• We will discuss your start date and weekly working hours with you on an individual basis (20 hours per week is possible). You can flexibly arrange the working days for your fixed-term contract.
• Holiday entitlement in line with collective agreements, exceeding the statutory minimum, plus days off on 24 and 31 December and half a day on Shrove Tuesday
• A modern, ergonomically equipped workplace in a forward-looking and interdisciplinary environment
• A supportive and motivated team and community events
• Access to our corporate benefits programme with attractive discounts and staff offers

This role is suitable for people with severe disabilities. Applicants with severe disabilities will be given preference in recruitment where their suitability, qualifications and professional performance are otherwise essentially equal.

Do you have any questions...

Interviews are expected to take place from calendar week 49 onwards.