Standortassistenz (m/w/d)

Kirchner Ingenieure; Bremen; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Job summary

KIRCHNER INGENIEURE in Bremen sucht eine motivierte Persönlichkeit für kaufmännische Projektbetreuung und Office Management. In dieser vielseitigen Teilzeitstelle übernehmen Sie Verantwortung für interne Projekte und die Organisation.

Zu Ihren Aufgaben gehören Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr, Kommunikation mit Kund:innen, Pflege von Projektdaten in ERP-/Verwaltungssystemen, Angebots- und Abrechnungsunterstützung sowie Organisation von Terminen und Meetings. Ab Oktober 2026 starten Sie.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Erfahrung mit administrativen Abläufen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil.

Responsibilities

• Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen, sowie Unterstützung im Zahlungsverkehr.
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartnern:innen.
• Pflege und Aktualisierung projektbezogener Daten in unseren ERP- und Verwaltungssystemen.
• Mitwirkung bei der Erstellung von Angeboten, Abrechnungen und projektrelevanten Übersichten.
• Unterstützung von internen Projekten zur Prozess- und Organisationsgestaltung im Unternehmen.
• Sicherstellung eines professionellen Büro- und Verwaltungsablaufs.
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Terminen, Veranstaltungen und Besucherempfängen.
• Erstellung von Auswertungen, Listen und Berichten.
• Ansprechpartner:in für interne und externe Kommunikation inkl. Telefonzentrale, E-Mail-Postfach und Postbearbeitung.

Skills

MS Office

Excel

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme

Job description

Fachbereiche: Verwaltung
Standorte: Bremen
Voll-/Teilzeit:Teilzeit
Startzeitpunkt: Ab Oktober 2026

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine motivierte und zuverlässige Persönlichkeit, die sich im kaufmännischen Projektbereich ebenso wohlfühlt wie im Office Management. In dieser vielseitigen Rolle hast du die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und unsere internen Projekte sowie die Weiterentwicklung unserer Organisation aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben

• Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen, sowie Unterstützung im Zahlungsverkehr.
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartnern:innen.
• Pflege und Aktualisierung projektbezogener Daten in unseren ERP- und Verwaltungssystemen.
• Mitwirkung bei der Erstellung von Angeboten, Abrechnungen und projektrelevanten Übersichten.
• Unterstützung von internen Projekten zur Prozess- und Organisationsgestaltung im Unternehmen.
• Sicherstellung eines professionellen Büro- und Verwaltungsablaufs.
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Terminen, Veranstaltungen und Besucherempfängen.
• Erstellung von Auswertungen, Listen und Berichten.
• Organisation und Protokollführung von Teambesprechungen
• Ansprechpartner:in für interne und externe Kommunikation inkl. Telefonzentrale, E-Mail-Postfach und Postbearbeitung.
• Unterstützung beim On- und Offboarding neuer Mitarbeitender:innen sowie bei Reise- und Buchungsprozessen.
• Pflege zentraler Listen, Datenbanken und interner Tools.
• Funktion als Key-User:in für interne Systeme und Prozesse.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Erfahrung mit administrativen Abläufen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil.
• Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung.
• Zuverlässigkeit, Flexibilität, Diskretion und Teamgeist.

KIRCHNER INGENIEURE
Personalabteilung
Elisabethstraße 13
26316 Varel