Springer Sekretariat Landrat/Dezernate (m/w/d)

Landkreis Spree-Neiße; Forst (Lausitz); On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD Entgeltgruppe 7

Jahressonderzahlungen

vermögenswirksame Leistungen

PKW-Stellplätze

ÖPNV-Zuschuss

flexible Arbeitszeiten

Urlaub 30 Tage (31 ab 2027)

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa sucht eine/n Springer im Sekretariat Landrat/Dezernate (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen das Büro des Landrats, organisieren Sitzungen, koordinieren Termine und bearbeiten Schriftstücke.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bürobereich mit, können MS-Office sicher anwenden und arbeiten belastbar in einem teamorientierten Umfeld. Führerschein Klasse B ist wünschenswert. Bewerbungen willkommen.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement
• Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• Grundkenntnisse über Verwaltungsabläufe
• Sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• Maschinenschreiben
• Führerschein Klasse B
• Kommunikationsfähigkeit im Publikumsverkehr

Responsibilities

• Sekretariatsarbeiten/kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten
• Gestaltung der Arbeitsabläufe in den Sekretariaten Landrat und Dezernatsleitungen als Springer
• Mitwirkung bei der Ausführung des Haushaltes
• Erstellung und Auswertung von Statistiken mit Schlussfolgerungen
• Arbeiten für das Büro des Landrats und das Kreistagsbüro
• Terminabstimmung/-überwachung auf der Grundlage des Terminplanes
• Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
• Organisation von Dienstreisen des Dezernatsleiters
• Führen von Telefongesprächen
• Schriftstückablage nach Aktenplan
• Ablage und Registratur von Gesetzestexten
• Schreib- und Vervielfältigungsarbeiten für den Landrat
• Dezernatsübergreifende Sekretariatsaufgaben
• Erstellung von Präsentationen
• Interne Büromittelbeschaffung
• Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen
• Gremienarbeit
• Ratsinformationssystem session
• Vorbereitung der Ausschüsse und Gremien
• Protokollführung während der Sitzung

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Teamfähigkeit

Education

Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement

Tools

MS-Office

Job description

Stellenabschrieb

Der im Südosten Brandenburgs idyllisch gelegene Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist durch seine einzigartigen Naturräume und die gelebte Sprache und Kultur der Sorben/Wenden überregional bekannt.

Wachsende Wirtschafts- und Industriestandorte sowie sichere Arbeitsplätze sind in dem zukunftsfähigen Landkreis eingebettet in bestehende moderne Infrastruktur.

Aktiv trägt die Kreisverwaltung zum Ausbau und Erhalt der Attraktivität und Vielfalt von Spree-Neiße bei und begleitet langfristig die erfolgreiche Realisierung des Strukturwandelprozesses in der Lausitz.

Springer Sekretariat Landrat/Dezernate (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt dauerhaft zu besetzen.

Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:

• Sekretariatsarbeiten/ kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten
• Gestaltung der Arbeitsabläufe in den Sekretariaten Bereich Landrat und Dezernatsleitungen als Springer
• Mitwirkung bei der Ausführung des Haushaltes
• Erstellung und Auswertung von Statistiken mit Schlussfolgerungen
• Arbeiten für das Büro des Landrats und das Kreistagsbüro
• Terminabstimmung/-überwachung auf der Grundlage des Terminplanes des Landrates bzw. des jeweiligen Dezernenten und Erfassung im PC-Terminplaner, Terminkontrolle, Koordinierung und Abstimmung mit den zugeordneten Fachbereichen
• Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
• Organisation von Dienstreisen des Dezernatsleiters und Koordination bei mitreisenden Fachbereichsleiter
• Führen von Telefongesprächen
• Schriftstückablage nach Aktenplan mit eigenständiger Entscheidung zur Archivierung
• Ablage und Registratur von Gesetzestexten, Fachliteratur und Dokumentationen
• Erledigung von Schreib- und Vervielfältigungsarbeiten für den Landrat bzw. die Dezernatsleiter sowie Unterstützung bei Schreibarbeiten für die Fachbereiche
• Dezernatsübergreifende Sekretariatsaufgaben
• Erstellung von Präsentationen
• Interne Büromittelbeschaffung

Beratungs- und Sitzungsdienst

• Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen, von internen und externen Beratungen, Sitzungs- und Besucherbetreuung (Raumbeschaffung, Sicherstellung der Versorgung, Beschaffung technischer Geräte)
• Formelle und inhaltliche Prüfung, Bearbeitung und Zusammenstellung der Unterlagen für die Beratungen. Ggf. Vorabklärung von Sachverhalten mit den Fachbereichen

Bürgerberatung

• Führen der Erstgespräche mit den Bürger/-innen
• Erteilung von einfachen, fachlichen Auskünften im jeweiligen Dezernatsbereich
• Unterstützung von Bürgern bei Antragstellungen und im Umgang mit der Verwaltung, klären von Anliegen und Zuständigkeiten

Gremienarbeit

• Abstimmung mit den Vorsitzenden der Fachausschüsse und Gremien sowie den betreffenden Fachbereichen zur Vorbereitung des Ausschusses
• Formelle und inhaltliche Prüfung, Bearbeitung und Zusammenstellung der Unterlagen für die Ausschüsse. Ggf. Vorabklärung von Sachverhalten
• Vorbereitung der Ausschüsse und Gremien (Zusammenstellung, Vervielfältigung und Verteilung der Einladung sowie der Vorlagen und Informationen)
• Protokollführung während der Sitzung, Registrierung der Anwesenheit

Ratsinformationssystem „session“

• Verwaltung des Ratsinformationssystems „session“
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen der Fachausschüsse
• Pflege der Stammdaten (Gremien, Personen)

Wir bieten Ihnen:

• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 7
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben (flexible Arbeitszeiten)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr 2026, ab 2027 31 Tage Erholungsurlaub
• sicherer Arbeitsplatz in der Region
• teambildende Maßnahme (Teamtag)

Wir erwarten von Ihnen:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• Grundkenntnisse über Verwaltungsabläufe
• sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• Beherrschung des Maschinenschreibens
• sicher Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Fachkenntnisse im Aufgabengebiet
• Telefonerstkontakt und Publikumsverkehr zu allen Arbeitsbereichen des Fachbereiches
• gültiger Führerschein Klasse B
• Kommunikationsfähigkeit hinsichtlich ständigen Publikumsverkehrs (interne Kollegen, externe Besucher/Projektteilnehmer, Bürger, auch mit schwierigen Bürger/innen, etc.)
• Fähigkeit zum ganzheitlichen Denken und Handeln, hohe Belastbarkeit, Stresstoleranz, Eigeninitiative, Entscheidungsfähigkeit im Aufgabengebiet und Motivationsfähigkeit

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen beförworten, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.

Hinweis: Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Bei Fragen zum Verfahren steht Herr Vietz als Ansprechpartner telefonisch unter der Nummer [phone] zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Hunsicker Auskunft, telefonisch zu erreichen unter [phone].

Information zur Datenverarbeitung

Weitere Hinweise finden Sie unter folgendem Link: https://www.lkspn.de/aktuelles/ausschreibungen/stellenangebote.html

Gerne senden wir Ihnen die Informationen per pdf zu. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an [e-mail].