SPEZIALIST HR & ADMINISTRATION (m/w/d)

encass GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Sicherer Arbeitsplatz

Leistungsgerechte Vergütung

Moderne Arbeitsmittel

Team-Spirit

Job summary

encass GmbH sucht ein administratives Allround-Talent, das Büromanagement, HR-Administration und Kommunikation verknüpft und den operativen Betrieb effizient unterstützt. Sie verantworten digitale Zeiterfassung, Stammdatenpflege, Onboarding, vorbereitende Lohnbuchhaltung und koordinieren Büroabläufe im hybriden Arbeitsmodell.

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, MS-Office-Kenntnisse und Diskretion sind Voraussetzung; attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten und sicherer Arbeitsplatz werden

Qualifications

• Ausbildung im Büro- oder Personalbereich abgeschlossen.
• Praxis in Verwaltung, Office Management oder HR-Assistenz ideal.
• Grundkenntnisse Personaladministration, Zeiterfassung und Lohnabrechnung.

Responsibilities

• Du verantwortest digitale Zeiterfassung sowie Pflege der Personalstammdaten und bist Ansprechpartner für administrative HR-Fragen.
• Du begleitest Onboarding neuer Teammitglieder von Vertragserstellung bis erstem Arbeitstag.
• Du übernimmst vorbereitende Lohnbuchhaltung und bildest Schnittstelle zum externen Steuerberater.
• Du steuerst Büroabläufe, verwaltest Bestellwesen und koordinierst externe Dienstleister.
• Du unterstützt Team in allen Belangen rund um Mobilität und Kommunikation.

Skills

Fließend Deutsch

Englischkenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Diskretion

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

HR-Software

Zeiterfassungstool

Job description

Wir schlagen die Brücke zwischen wegweisender Technik, digitaler Innovation und erstklassiger Dienstleistung. Doch was uns wirklich antreibt, sind nicht nur die Prozesse und Algorithmen, sondern die Menschen dahinter. Wir sind fest davon überzeugt, dass herausragende Ergebnisse nur dort entstehen, wo persönliche Wertschätzung gelebt wird und jede Stimme zählt. Eine Arbeitsatmosphäre, die das Beste in jeden von uns zum Vorschein bringt, ist die Basis unseres gemeinsamen Erfolgs.

Erfolgt setzt aber auch eine exzellente Organisation voraus! Für unsere Unternehmenszentrale suchen wir ein administratives Allround-Talent, das die Fäden in den Bereichen Büromanagement, HR-Administration und Kommunikation zusammenhält und unseren operativen Betrieb effizient mitgestaltet.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest die digitale Zeiterfassung sowie die Pflege der Personalstammdaten und bist Ansprechpartner für das Team bei administrativen HR-Fragen.
• Du begleitest den Onboarding-Prozess neuer Teammitglieder von der Vertragserstellung bis zum ersten Arbeitstag.
• Du übernimmst die vorbereitende Lohnbuchhaltung und bildest die Schnittstelle zu unserem externen Steuerberater.

Büroorganisation & Operations:

• Du steuerst die täglichen Büroabläufe, verwaltest das Bestellwesen (z. B. für IT-Equipment und Büromaterial) und koordinierst externe Dienstleister.
• Du optimierst interne Verwaltungsprozesse und hältst unsere digitale Ablage- und Dokumentenstruktur auf dem neuesten Stand.
• Du unterstützt das Team in allen Belangen rund um das Thema Mobilität.

Rechnungswesen & Kommunikation:

• Du unterstützt die monatliche Abrechnung unserer Leistungen.
• Dazu übernimmst du die professionelle geschäftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Behörden.

Dein Profil

• Du besitzt eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder ein vergleichbarer Werdegang.
• Du bringst relevante Praxiserfahrung in der Verwaltung, dem Office Management oder der HR-Assistenz – idealerweise in einem dynamischen Dienstleistungs- oder Technologieumfeld mit.
• Idealerweise verfügst Du über erste fundierte Kenntnisse in der Personaladministration, der Zeiterfassung sowie der vorbereitenden Lohn- und Finanzbuchhaltung.
• Eine selbstständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten auch bei wechselnden Aufgaben richtig zu setzen, ist für dich selbstverständlich.
• Dich zeichnet ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten aus.
• Du kannst sicher mit gängigen MS-Office-Anwendungen umgehen und hast eine hohe Affinität zu digitalen Tools und HR-Systemen.
• Dazu machen dich deine fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse zu einer perfekten Besetzung!

Was wir bieten

Gelebte Wertschätzung:

Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt – wir begegnen uns auf Augenhöhe, feiern gemeinsame Erfolge und schätzen deine Individualität.

Flexibilität & Balance:

Gestalte deinen Arbeitstag flexibel mit Vertrauensarbeitszeit und der Möglichkeit zu modernem Hybrid Work (Homeoffice & Office).

Echter Team-Spirit:

Erlebe eine inspirierende Arbeitsatmosphäre in einem motivierten Team, das sich gegenseitig unterstützt und regelmäßig bei Teamevents austauscht.

Zukunft & Innovation:

Arbeite mit modernsten Recruiting-Technologien und profitiere von individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten für deine Karriere.

Attraktives Gesamtpaket:

Ein sicherer Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Vergütung, modernen Arbeitsmitteln und attraktiven Zusatzleistungen.

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