SPEKTRA Schwingungstechnik und Akustik GmbH Dresden: Assistenz Vertrieb & Empfangskoordination (m/w/d)

HTW Dresden; Dresden; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice nach Einarbeitung

Kitazuschuss

Deutschlandticket/Jobticket

Fahrtkostenzuschuss

Kostenfreie Parkplätze

Firmenevents

Gutscheinkarte 50€ monatlich

Gesundheitsmaßnahmen (Obst, Massagen,B

Teamsportveranstaltungen

Job summary

SPEKTRA sucht eine Assistenz im Vertriebsumfeld zur Unterstützung von Empfang, Koordination von Meetings und CRM-Pflege. Du bist erster Ansprechpartner:in für Gäste und Lieferanten, verantwortest Dokumentation, Reiseplanung und Abrechnung für Vertriebsingenieure und übernimmst nach Bedarf einfache Angebote im Backoffice (HubSpot).

Zwischen 09:00 und 16:30 Uhr bist du regelmäßig im Büro, arbeitest in einem kollegialen Team und profitierst von familienfreundlichen Benefits wie Kitazuschuss,

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook).
• Erfahrung mit CRM-Systemen (Salesforce, HubSpot) von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Englischkenntnisse gut bis verhandlungssicher.

Responsibilities

• Telefonzentrale, Empfang & Meetingraumkoordination am Standort.
• Ansprechpartner:in für Gäste, Lieferanten und spontane Anfragen – stets freundlich.
• Dokumentation, Reiseplanung und Abrechnung für Vertriebsingenieure.
• CRM-Pflege und Nachverfolgung generierter Leads – Kundenzufriedenheit.
• Proaktive Koordination: Erinnern, wenn Antworten warten.
• Unterstützung bei einfachen Angeboten und Backoffice-Funktion in HubSpot.
• Mögliche Koordination von Import-/Exportprozessen je nach Erfahrung.

Skills

MS Office

CRM-Systeme

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Salesforce

HubSpot

Job description

Du nimmst den Hörer ab, wenn’s klingelt – und gibst nicht auf, bis die Kundenanfrage bearbeitet ist? Du bringst Struktur ins Vertriebschaos und hältst dem Team den Rücken frei? Dann suchen wir genau dich – als starke Assistenz im Vertriebsumfeld!

Deine Aufgaben:

• Telefonzentrale, Empfang & Meetingraumkoordination am Standort
• Ansprechpartner:in für Gäste, Lieferanten und spontane Anfragen – stets freundlich und souverän
• Dokumentation, Reiseplanung und Abrechnung für unsere Vertriebsingenieure
• CRM-Pflege und Nachverfolgung generierter Leads – du übernimmst Verantwortung für Kundenzufriedenheit
• Proaktive Koordination: Du erinnerst charmant, wenn Kunden auf Antworten warten
• Unterstützung bei einfachen Angeboten (z. b. Adapter), ggf. Backoffice-Funktion in HubSpot
• Perspektivisch: Verantwortung für HubSpot im Vertrieb und Koordination eingehender Anfragen
• Ggf. Unterstützung von Import-/Exportprozessen, je nach Vorerfahrung

Dein Arbeitsalltag

Wir wünschen uns, dass du zwischen 09:00 und 16:30 Uhr regelmäßig im Büro bist. So stellen wir sicher, dass wir gut zusammenarbeiten und wichtige Aufgaben zuverlässig erledigt werden..

Das bringst Du mit:

Fachliche Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word und Outlook)
• Erfahrung mit CRM-Systemen (z. b. Salesforce, HubSpot) von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse gut bis verhandlungssicher)

Persönliche Qualifikation

• Sehr gutes Organisationstalent und eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke – du trittst freundlich, aber bestimmt auf
• Ein Auge fürs Wesentliche und die Fähigkeit, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten
• Technisches Grundverständnis und Lust, dich in unsere Produkte einzuarbeiten
• Souveränes Auftreten, auch im Umgang mit Gästen, Kolleg:innen und externen Partnern
• Proaktivität und echte Freude daran, das Team produktiver zu machen

Warum SPEKTRA?

• Technik und Innovation: Arbeite bei einem führenden Unternehmen im Bereich Schwingungstechnik und Akustik.
• Team und Wertschätzung: Erlebe ein dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen und einem familiären Arbeitsklima.
• Karriere mit Perspektive: Bring deine Kompetenzen auf das nächste Level.

Unser Angebot:

• Wir bieten nach erfolgreicher Einarbeitungs-/ Probezeit die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten.
• Als familienfreundlicher Arbeitgeber gewähren wir einen Kitazuschuss sowie Sonderurlaub bei Geburt eines Kindes.
• Für den Weg zur Arbeit übernehmen wir die Kosten für ein Job-Ticket, ein Deutschlandticket oder gewähren einen Fahrtkostenzuschuss.
• Unser Standort am Rande der Landeshauptstadt ist sehr gut mit ÖPNV (Linien 3 und 66) erreichbar. Wir bieten zudem kostenfreie Parkplätze.
• Wir arbeiten in kleinen Teams von 6 bis 8 Mitarbeitenden aber auch teamübergreifend. Durch die enge Vernetzung der Fachbereiche steht man mit vielen Kollegen in engem Austausch und lernt somit die vor- und nachgelagerten Prozesse zu verstehen bzw. kann sich persönlich stetig weiter entwickeln.
• Um das Wesen von SPEKTRA kennen zu lernen sowie einen Überblick über die einzelnen, vielfältigen Tätigkeitsbereiche bei uns zu erhalten, gibt es innerhalb der ersten Monate nach dem Einstieg eine Vorstellung der jeweiligen Fachbereiche und Teams. Damit ermöglichen wir, das sich alle Kollegen untereinander kennen.
• Zur Stärkung des Zusammenhalts veranstalten wir regelmäßige Firmenevents wie unser Sommerfest. Dieses ist sogar ein Fest für die gesamte Familie.
• Als Benefit erhält jeder Mitarbeiter nach Ende der Probezeit eine Gutscheinkarte mit einer monatlichen Aufladung von 50€.
• Die Gesundheit unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen. Daher bieten wir Gesundheitsmaßnahmen wie frisches Obst, Massagen und Betriebssport sowie einen jährlichen Gesundheitstag. Zudem sind alle SPEKTRANER eingeladen, an unseren Teamsportveranstaltungen teilnehmen.
• Nicht nur Bewegung ist uns wichtig sondern auch eine kostenfreie Getränkeversorgung mit Kaffee, Tee und Kakao sowie Wasser, Saft und Club-Mate.