Assistenz Vertrieb & Empfangskoordination (m/w/d)

Spektra Dresden GmbH; Dresden; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice nach Einarbeitungszeit

Kitazuschuss

Job-Ticket/Deutschlandticket/Fahrtkost

Parkplätze

Team-Events

Gesundheitsmaßnahmen (Obst, Massagen,B

Duschmöglichkeiten

Ergonomische Arbeitsplätze

Team-Entwicklung

Job summary

Spektra Dresden GmbH sucht eine engagierte Assistenz Vertrieb & Empfangskoordination (m/w/d) am Standort Dresden zur Unterstützung von Vertriebsingenieuren und dem Backoffice. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Terminplanung, Reiseorganisation sowie CRM-Pflege.

Sie arbeiten in einem kleinen Team, nutzen MS Office, arbeiten proaktiv an Kundenanfragen und gewinnen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise Vertrauen und Zufriedenheit der Gäste und Kunden.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word und Outlook).
• Erfahrung mit CRM-Systemen (z. B. Salesforce, HubSpot) von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse gut bis verhandlungssicher)

Responsibilities

• Telefonzentrale, Empfang & Meetingraumkoordination am Standort.
• Ansprechpartner:in für Gäste, Lieferanten und spontane Anfragen – stets freundlich und souverän
• Dokumentation, Reiseplanung und Abrechnung für unsere Vertriebsingenieure
• CRM-Pflege und Nachverfolgung generierter Leads – du übernimmst Verantwortung für Kundenzufriedenheit
• Proaktive Koordination: Du erinnerst charmant, wenn Kunden auf Antworten warten
• Unterstützung bei einfachen Angeboten (z.B. Adapter), ggf. Backoffice-Funktion in HubSpot
• Perspektivisch: Verantwortung für HubSpot im Vertrieb und Koordination eingehender Anfragen
• Ggf. Unterstützung von Import-/Exportprozessen, je nach Vorerfahrung

Skills

Kaufmännische Ausbildung

MS Office

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Multi-Tasking

Technisches Grundverständnis

Enthusiasmus für Produkte

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Salesforce

HubSpot

Job description

Wir sind stets auf der Suche nach neuen Talenten, die bereit sind unser Team zu bereichern und das Wachstum der letzten Jahre fortzusetzen. Neben den folgenden Stellenausschreibungen nehmen wir auch jeder Zeit Initiativbewerbungen entgegen.

Assistenz Vertrieb & Empfangskoordination (m/w/d)

F - Vollzeit

• Telefonzentrale, Empfang & Meetingraumkoordination am Standort
• Ansprechpartner:in für Gäste, Lieferanten und spontane Anfragen – stets freundlich und souverän
• Dokumentation, Reiseplanung und Abrechnung für unsere Vertriebsingenieure
• CRM-Pflege und Nachverfolgung generierter Leads – du übernimmst Verantwortung für Kundenzufriedenheit
• Proaktive Koordination: Du erinnerst charmant, wenn Kunden auf Antworten warten
• Unterstützung bei einfachen Angeboten (z.B. Adapter), ggf. Backoffice-Funktion in HubSpot
• Perspektivisch: Verantwortung für HubSpot im Vertrieb und Koordination eingehender Anfragen
• Ggf. Unterstützung von Import-/Exportprozessen, je nach Vorerfahrung

Fachliche Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word und Outlook)
  
• Erfahrung mit CRM-Systemen (z. B. Salesforce, HubSpot) von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse gut bis verhandlungssicher)
  

Persönliche Qualifikation

• Sehr gutes Organisationstalent und eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke – du trittst freundlich, aber bestimmt auf
• Ein Auge fürs Wesentliche und die Fähigkeit, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten
• Technisches Grundverständnis und Lust, dich in unsere Produkte einzuarbeiten
• Souveränes Auftreten, auch im Umgang mit Gästen, Kolleg:innen und externen Partnern
• Proaktivität und echte Freude daran, das Team produktiver zu machen

Unser Angebot:

• Wir bieten nach erfolgreicher Einarbeitungs-/ Probezeit die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten.
  
• Als familienfreundlicher Arbeitgeber gewähren wir einen Kitazuschuss sowie Sonderurlaub bei Geburt eines Kindes.
• Für den Weg zur Arbeit übernehmen wir die Kosten für ein Job-Ticket, ein Deutschlandticket oder gewähren einen Fahrtkostenzuschuss.
• Unser Standort am Rande der Landeshauptstadt ist sehr gut mit ÖPNV (Linien 3 und 66) erreichbar. Wir bieten zudem kostenfreie Parkplätze.
• Wir arbeiten in kleinen Teams von 6 bis 8 Mitarbeitenden aber auch teamübergreifend. Durch die enge Vernetzung der Fachbereiche steht man mit vielen Kollegen in engem Austausch und lernt somit die vor- und nachgelagerten Prozesse zu verstehen bzw. kann sich persönlich stetig weiter entwickeln.
• Um das Wesen von SPEKTRA kennen zu lernen sowie einen Überblick über die einzelnen, vielfältigen Tätigkeitsbereiche bei uns zu erhalten, gibt es innerhalb der ersten Monate nach dem Einstieg eine Vorstellung der jeweiligen Fachbereiche und Teams. Damit ermöglichen wir, das sich alle Kollegen untereinander kennen.
• Zur Stärkung des Zusammenhalts veranstalten wir regelmäßige Firmenevents wie unser Sommerfest. Dieses ist sogar ein Fest für die gesamte Familie.
• Als Benefit erhält jeder Mitarbeiter nach Ende der Probezeit eine Gutscheinkarte mit einer monatlichen Aufladung von 50€.
• Die Gesundheit unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen. Daher bieten wir Gesundheitsmaßnahmen wie frisches Obst, Massagen und Betriebssport sowie einen jährlichen Gesundheitstag. Zudem sind alle SPEKTRANER eingeladen, an unseren Teamsportveranstaltungen teilnehmen.
• Nicht nur Bewegung ist uns wichtig sondern auch eine kostenfreie Getränkeversorgung mit Kaffee, Tee und Kakao sowie Wasser, Saft und Club-Mate.

• Persönliche Feedback- und Entwicklungsgespräche
• Angebot von physiotherapeutischen
  Massagen und Sportkursen vor Ort
• Betriebliche Gesundheitsvorsorge
• Bürokicker zur aktiven Pausengestaltung
• Duschmöglichkeiten
• Ergonomische Arbeitsplätze
• Gesundheitsvorsorge
• Klimatisierte Arbeitsplätze
• Regelmäßige Team-Events
• Gute ÖPNV-Anbindung
• Guthaben-Karte
• Gutscheine oder Prämien bei Jubiläen
• Kita-Betreuungsunterstützung
• Parkplätze
• Sicherer Fahrradstellplatz
• Zuschüsse zu ÖPNV