Senior Project Assistant (m/w/d) – CAPEX

Franz & Wach Personalservice GmbH; Penzberg; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Franz & Wach Personalservice GmbH vermittelt in Zusammenarbeit mit Roche Diagnostics GmbH eine Senior Project Assistant (CAPEX) in Penzberg. Gesucht wird eine erfahrene Fachkraft mit 6–8 Jahren in der Projektassistenz und fundierter CAPEX-Erfahrung. Sie verfügen über eine kaufmännische oder technische Ausbildung bzw.

ein vergleichbares Studium sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. Zu den Aufgaben gehören Planung und Koordination von Meetings, Reiseorganisation, Erstellung von

Qualifications

• 6–8 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Projektassistenz, idealerweise nachgewiesen im CAPEX-Umfeld.
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. vergleichbares Studium.
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Planung, Organisation und Koordination von Onsite-/Offsite-Meetings, virtuellen Meetings, Workshops und Team-/Projektveranstaltungen.
• Projektbezogene Koordination nationaler/ internationaler Reiseaktivitäten inkl. Reisekostenabrechnungen und Visaanträgen.
• Formatierung von Präsentationen, Berichten und anderen Projektdokumenten.
• Führen und Pflegen von Projektbeteiligten-Listen sowie Schulungs- und Berechtigungskoordination.
• Projektdokumentation/ -kommunikation mit Tools wie AWARO/Ablage und Verwaltung.

Skills

Projektassistenz

CAPEX-Erfahrung

Organisation

Kommunikation

Multitasking

Education

Kaufmännische Ausbildung

Technische Ausbildung

Studium (vergleichbar)

Job description

Über Franz & Wach bieten wir Ihnen eine Chance zum Einstieg bei Roche Diagnostics GmbH in Penzberg.

• Bestlohn, denn wir holen das Maximum für Sie heraus
• Kontakt auf Augenhöhe - Sie sind uns wichtig! Ihre Zufriedenheit liegt uns am Herzen
• Wir gehen auf Ihre Wünsche ein und planen gemeinsam Ihre Zukunft. Im Fokus steht immer Ihre Übernahme
• Wir sind spezialisiert auf die Pharmabranche und absolvieren dafür Biotechnologische Schulungen
• Wir kennen die Entscheider* durch unsere jahrelange Erfahrung in der Pharmabranche
• Wir leben von hunderten Empfehlungen unserer ehemaligen Mitarbeiter* die mittlerweile direkt bei Roche angestellt sind
• Vom Helfer*, Quereinsteiger* bis hin zum Doktor* - Bei uns sind Sie richtig!

Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics:

Leistungsumfang Projektassistenz:

• Eigenverantwortliche Planung, Organisation und Koordinierung von Onsite-/ Offsite-Meetings, virtuellen Meetings, Workshops und Team-/ Projektveranstaltungen samt Bewirtungen, generelle Vor- und Nachbereitung der Meetings (inkl. Reise-, Hotel-, Raum-, Verpflegungs-, und Terminbuchungen, Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement)
• Projektbezogene Koordination und Organisation von nationalen/ internationalen Reiseaktivitäten incl. Reisekostenabrechnungen und Visaanträgen
• Formatierung von Präsentationen, Berichten und anderen Projektdokumenten
• Führen und Pflegen von Projektbeteiligten-Listen, Koordination der entsprechenden Berechtigungen (örtlich, systemisch) wie auch erforderlichen Schulungen
• Organisation und Koordinierung des Caterings im Projekt (bei Mittags-Regelterminen, sowie besonderen Anlässen)
• Verwaltung der Projekt-internen Bestände an persönlicher Schutzausrüstung (PSA)
• Vorbereitung von Kleinstbestellungen (Ausführung der Bestellung durch Roche-Mitarbeitende)
• Organisation der Raumausstattung (Technik, Möbel, Büro- und Verbrauchsmaterial) und Raumbelegung. Ticketmanagement bei Schäden oder Fehlfunktionen
• Im Rahmen des Projektes administrative Erstellung von Reports, Beschreibungen für Arbeitsprozesse und Protokollen, deren Erstellung und Versendung
• Projektdokumentation/ -kommunikation mit Tools wie AWARO/ Ablage und Verwaltung
• Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo Listen

Leistungsumfang Projektkommunikation:

• Organisation und Fortschreibung der Projektkommunikation (u.a. für Newsletter, Präsentationen, Publikationen von Roche) im Rahmen des vorgegebenen Programm-Kommunikationskonzeptes
• Überprüfung der Kommunikation Dritter auf Übereinstimmung mit den vorgegebenen Leitlinien
• Organisation des Besuchermanagements des Projektes (u.a. Baustellenführungen, Projektvorstellungen)
• Abstimmung und Erstellung der projektspezifischen Kommunikationsinhalte bei Feiern zu wichtigen Projekt-Meilensteinen (u.a. Großveranstaltungen wie Einweihungsfeier)
• Abstimmung und Erstellung der projektspezifischen Kommunikationsinhalte für die betrieblichen Transformationsprozesse im Zuge der Aufnahme des Regelbetriebes des Gebäudes.
• Auslesen und Aufbereiten von Video- Bild- Ton- und Textmaterial
• Organisation und Begleitung von Terminen zur Erstellung von Video- Bild- Ton- und Textmaterial durch Dritte, Definition und Abstimmung des Media-Inhalts.

Das sollten Sie als Senior Project Assistant (m/w/d) – CAPEX mitbringen:

• Qualifikation & Berufserfahrung

Erfahrung im Projektumfeld: 6–8 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Projektassistenz, idealerweise nachgewiesen im Management von CAPEX-Großprojekten

Fachlicher Hintergrund: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. ein vergleichbares Studium

Sprachkompetenz: Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Arbeitsweise & Methodik

Organisation & Struktur: sehr gutes Organisationstalent, ausgeprägte Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise

Eigenverantwortung & Proaktivität: Vorausschauendes Handeln, hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu identifizieren und umzusetzen

Multitasking & Lösungsorientierung: Sehr gute Multitasking-Fähigkeiten bei parallelen Arbeitsprozessen gepaart mit hoher Flexibilität und pragmatischer Problemhandlung

Prozess- & Digitalaffinität: Hohes Verständnis für betriebliche Unternehmensprozesse sowie ausgeprägte Affinität zur Nutzung moderner digitaler Systeme und Projekt-Tools

• Kommunikation & Medien

Kommunikationsstärke: Sehr gute Ausdrucksweise und Sicherheit in der zielgruppengerechten internen und externen Projektkommunikation

Medienkompetenz: Ausgeprägtes Gespür für visuelle Inhalte, Medienaufbereitung und ansprechende Formatierung von Projektunterlagen

Professionelles, souveränes und gewinnendes Auftreten im täglichen Umgang mit Managementfunktionen, bei Baustellenführungen, Workshops und Events

* Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!