Sekretärin / Assistentin (m/w/d)

Orizon GmbH, Unit Aviation; München; On-site; EUR 26,000 - 39,000; Part time

Benefits offered by this job

Orizon PlusPunkte

Gesundheitsangebote

Einkaufsrabatte

Betriebliche Altersvorsorge

Urlaubsregelung bis 30 Tage/Jahr

Laptop/Diensthandy

Job summary

Orizon Unit Aviation sucht eine Sekretärin / Assistentin (m/w/d) in Teilzeit am Standort München. Sie verfügen über Erfahrung in Personalsachbearbeitung bzw. Assistenz in einem internationalen Umfeld und arbeiten in einem anspruchsvollen Umfeld der Luft- und Raumfahrttechnik.

Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich. Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Meetings, Governance-Dokumentation, Koordination der Kommunikation und Unterstützung bei SpaceOps-Konferenzen sowie

Responsibilities

• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Committee at Large (CAL) und des Executive Committee (ExCom) einschließlich Agendaerstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen
• Planung, Organisation und Moderation von Präsenz-, Hybrid- und virtuellen Besprechungen, Teilnahme an Sitzungen vor Ort; gelegentliche Dienstreisen möglich
• Pflege und Verwaltung der offiziellen Dokumentation, Governance-Unterlagen, Mitgliederdaten sowie Archivierung relevanter Sitzungs- und Organisationsdokumente
• Koordination der internen und externen Kommunikation zwischen ExCom, Working Groups, Mitgliedsorganisationen sowie internationalen Partnern und Konferenzgastgebern
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von SpaceOps-Konferenzen, Workshops, Industry Days sowie weiterer Veranstaltungen einschließlich Award-Management
• Erstellung, Redaktion und Versand des SpaceOps-Newsletters, Pflege der Website sowie Veröffentlichung von Ankündigungen und weiteren Kommunikationsinhalten
• Administrative Unterstützung des Chair und Vice Chair, Überwachung von Fristen, Organisation von Wahlen und Onboarding neuer Mitglieder sowie Sicherstellung der Kontinuität organisatorischer Abläufe
• Unterstützung des SpaceOps Chair sowie enge Abstimmung mit den zuständigen Gremien und organisatorische Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung der SpaceOps Conference 2027

Job description

Unser Angebot:

• Sie erhalten eine faire und zuverlässige Vergütung auf Basis des GVP/DGB-Tarifvertrags. Je nach Einsatzbranche kommen attraktive Zuschläge hinzu.
• Wir bieten Ihnen ein professionelles Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen und guten Entwicklungsperspektiven.
• Von Beginn an begleiten wir Sie persönlich und beraten Sie individuell bei allen Fragen rund um Ihren Einsatz.
• Mit unserem Mitarbeiterprogramm Orizon PlusPunkte profitieren Sie von zahlreichen Extras. Dazu zählen zum Beispiel Gesundheitsangebote, Einkaufsrabatte oder Unterstützung in besonderen Lebenssituationen.
• Wir bieten Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge, damit Sie auch für später gut abgesichert sind.
• Ihr Erholungsurlaub beträgt bis zu 30 Tage im Jahr – damit Sie neue Energie tanken können.
• HO bis 50% nach Absprache mit Laptop / Diensthandy

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Sie verfügen über Erfahrung in der Personalsachbearbeitung und möchten unseren Kunden aus der Luft- und Raumfahrttechnik unterstützen? Für den Raum München suchen wir eine Sekretärin / Assistentin (m/w/d) in Teilzeit.

Ihre Aufgaben:

• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Committee at Large (CAL) und des Executive Committee (ExCom) einschließlich Agendaerstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen
• Planung, Organisation und Moderation von Präsenz-, Hybrid- und virtuellen Besprechungen sowie Teilnahme an Sitzungen vor Ort; gelegentliche Dienstreisen möglich
• Pflege und Verwaltung der offiziellen Dokumentation, Governance-Unterlagen, Mitgliederdaten sowie Archivierung relevanter Sitzungs- und Organisationsdokumente
• Koordination der internen und externen Kommunikation zwischen ExCom, Working Groups, Mitgliedsorganisationen sowie internationalen Partnern und Konferenzgastgebern
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von SpaceOps-Konferenzen, Workshops, Industry Days sowie weiterer Veranstaltungen einschließlich Award-Management
• Erstellung, Redaktion und Versand des SpaceOps-Newsletters, Pflege der Website sowie Veröffentlichung von Ankündigungen und weiteren Kommunikationsinhalten
• Administrative Unterstützung des Chair und Vice Chair, Überwachung von Fristen, Organisation von Wahlen und Onboarding neuer Mitglieder sowie Sicherstellung der Kontinuität organisatorischer Abläufe
• Unterstützung des SpaceOps Chair sowie enge Abstimmung mit den zuständigen Gremien und organisatorische Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung der SpaceOps Conference 2027

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihr Partner:

Die Orizon Unit Aviation ist auf die Personalüberlassung und -vermittlung in den Bereichen Luft- und Raumfahrt sowie Defence spezialisiert. Mit fundierter Branchenerfahrung bieten wir Fachkräften attraktive berufliche Perspektiven in diesen Bereichen. Wenn Sie passende Qualifikationen oder erste Erfahrungen im Aviation Umfeld mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig – kommen Sie zu uns an Bord!

Orizon ist mit über 50 Standorten einer der führenden Personaldienstleister in Deutschland und Teil der internationalen BREXA Holdings Inc. Wir bieten passgenaue Personallösungen von der klassischen Arbeitnehmerüberlassung bis hin zu spezialisierten Recruiting- und Outsourcing-Dienstleistungen. Unsere Tochtergesellschaften OTTO Work Force Deutschland GmbH und jobs in time medical GmbH ergänzen das Portfolio mit EU Recruiting und medizinischem Fachpersonal.