Sekretär/in (m/w/d)

Gesellschaft für Wirtschaft und Tourismus Gera mbH; Gera; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Leistungsgerechte Vergütung

Arbeitsplatz am Hauptbahnhof

Job summary

Gesellschaft für Wirtschaft und Tourismus Gera mbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sekretär/in (m/w/d) für das zentrale Sekretariat in Gera. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und unterstützen bei Repräsentations- und Dienstterminen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Sekretariatserfahrung, Organisationsgeschick und sichere Deutschkenntnisse sowie gute MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Koordinationsfunktion.
• Organisationsgeschick mit strukturierter, eigenverantwortlicher Arbeitsweise.
• Sichere Text- und Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, freundliches Auftreten.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und kompetenter Umgang mit sensiblen Daten.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse; aufgeschlossen gegenüber digitalen Programmen.
• Bereitschaft zu Teamwork und gelegentlicher Abwicklung außerhalb der Kernzeiten.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Koordination und Priorisierung von Terminen, Besprechungen und Reisen.
• Zusammenstellung strukturierter Briefings aus den Fachabteilungen.
• Unterstützung bei Repräsentations- und Dienstterminen.
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen.
• Zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Anfragen an die Geschäftsführung.
• Wirtschaftsförderung, Tourismusentwicklung, Gera-Information und Citymanagement unterstützen.
• Organisation des täglichen Bürobetriebs, Posteingang/-ausgang, Dokumentenablage.
• Verantwortliche Protokollführung und Nachverfolgung von Fristen.

Skills

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Flexibilität

Kundenorientierung

Textsicherheit Deutsch

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Datenbanken

Job description

Gestalten Sie mit uns Zukunft! In Gera!

Gemeinsam mit Partnern aus Wirtschaft, Handel, Kultur, Politik und Stadtgesellschaft entwickeln und realisieren wir vielseitige Konzepte zur Stärkung des Standorts Gera. Als Gesellschaft für die Wirtschafts- und Tourismusförderung in Gera suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens jedoch zum 01. April 2027 eine/n engagierte/n Sekretär/in (m/w/d) für unser zentrales Sekretariat.

Bereich: Zentrales Sekretariat

Standort: Gera, Ernst-Toller-Straße 14

Anstellungsart: Vollzeit / Teilzeit (unbefristet)

Eintrittsdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 01. April 2027

Ihre Aufgaben

Termin- und Organisationsmanagement

• Eigenverantwortliche Koordinierung und Priorisierung von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Zusammenstellung strukturierter Briefings aus den Fachabteilungen
• Unterstützung bei Repräsentations- und Dienstterminen
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen

Zentrales Sekretariat

• Zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Anfragen an die Geschäftsführung
• Bündelung des Informationsflusses zwischen der Geschäftsführung und den einzelnen Fachbereichen
• Wirtschaftsförderung
• Tourismusentwicklung
• Gera-Information
• Citymanagement

• Koordinierung des Informationsflusses gegenüber Ämtern und Behörden
• Organisation des täglichen Bürobetriebs der digitalen Dokumentenablage sowie der Materialbeschaffung
• Unterstützung bei thematischen Recherchen und kleineren Sonderprojekten
• Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung interner wie externer Veranstaltungen und Messen
• Redaktionelle Zusammenstellung regelmäßiger Newsletter und deren Versand
• kontinuierliche Pflege des Adress- und Einladungsverteilers im Unternehmensdatenprogramm
• Organisation des postalischen und digitalen Postein- und Postausgangs
• Termingerechte Protokollführung und Nachverfolgung von Fristen und offenen Aufgaben
• Erstellung von Gratulationsschreiben zu verschiedenen Jubiläen
• Schnittstellen- und Informationskoordination

Ihr Profil

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokommunikation oder eine einschlägige Qualifikation mit fundierten Kenntnissen im modernen Büromanagement
• Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Sekretariats- oder Koordinationsfunktion – idealerweise im kommunalen oder unternehmerischen Umfeld
• Organisationsgeschick: Ausgeprägtes Organisationstalent mit einer strukturierten, eigenverantwortlichen und gewissenhaften Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke: Textsicherheit und Formulierungsgewandtheit in Wort und Schrift sowie sicheres, freundliches und kundenorientiertes Auftreten
• Zuverlässigkeit und Diskretion: Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten und Vorgängen
• Digitale Kompetenz: Sichere Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Programmen und Datenbanken
• Flexibilität und Teamfähigkeit: Bereitschaft zu Teamwork, flexibler Aufgabenübernahme sowie gelegentlicher organisatorischer Unterstützung außerhalb der Kernarbeitszeiten

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten und motivierten Team
• flexible Arbeitszeitmodelle
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine leistungsgerechte Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung
• einen Arbeitsplatz in einem lichten modernen Ambiente am Hauptbahnhof

Gesellschaft für Wirtschaft und Tourismus Gera mbH Ernst-Toller-Straße 14 07545 Gera E-Mail: [e-mail] Web: www.gera.de