Assistenz/Referent*in im Sekretariat des Institutsdirektors (m/w/d)

Universitätsklinikum Bonn AöR; Bonn; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Vergütung

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebskindertagesstätte

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsförderung

UKB-Fitnessstudio

Corporate Benefits

Job summary

Das Universitätsklinikum Bonn sucht eine Assistenz/Referent/in im Sekretariat des Institutsdirektors (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen den Institutsdirektor und führen allgemeine Sekretariatsaufgaben durch.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Überwachung und Verwaltung von Drittmitteln (Excel und SAP), die Bearbeitung von Anträgen, Personalverwaltung sowie Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung. Wir bieten TV-L, familienfreundliche Modelle und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Büro- oder Verwaltungsberuf mit umfangreicher Berufserfahrung
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich der Finanzverwaltung (SAP)
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office Programme
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Responsibilities

• Administrative Unterstützung des Institutsdirektors
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für das Institut
• Mithilfe bei Überwachung und Verwaltung von Drittmitteln (Excel und SAP)
• Administrative Unterstützung bei Drittmittelanträgen und -projekten
• Mithilfe bei der Personalverwaltung
• Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung

Skills

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännischer Büro-/Verwaltungsberuf

Tools

SAP

MS Office

Job description

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient\*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Assistenz/Referent\*in im Sekretariat des Institutsdirektors (m/w/d)

Am Institut für Pharmakologie und Toxikologie, Medizinische Fakultät des Universitätsklinikums Bonn, Direktor Prof. Dr. Alexander Pfeifer, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche)zu besetzen:

Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet, mit der Option auf Verlängerung.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Institutsdirektors
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für das Institut
• Mithilfe bei Überwachung und Verwaltung von Drittmitteln (Excel und SAP)
• Administrative Unterstützung bei Drittmittelanträgen und -projekten
• Mithilfe bei der Personalverwaltung
• Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Büro- oder Verwaltungsberuf mit umfangreicher Berufserfahrung im Büro oder Sekretariat
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich der Finanzverwaltung (SAP)
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office Programme
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
• Gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Wir bieten

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter\*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.