Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

Karriereamukb; Bonn; Vor Ort; EUR 42.000 - 58.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home Office

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlungen

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Bonn (UKB) sucht eine Assistentin bzw. einen Assistenten der Institutsleitung. Die Stelle ist im Institut für Klinische Herz-Kreislaufforschung in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen.

Sie unterstützen die Institutsleitung, arbeiten als Bindeglied zwischen Direktion, Kliniken, Gremien und externen Partnern. Aufgaben umfassen Organisation, Administrative Aufgaben in Forschung und Lehre, Terminplanung, Projekkoordination und Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Ausbildung im Gesundheitssektor, ideal Krankenhausumfeld.
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise mit Diskretion.
• Deutsch sicher in Rechtschreibung/Grammatik, gute Englischkenntnisse.
• Koordination zwischen Direktion, Gremien und externen Ansprechpartnern.

Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion.
• Administrative Aufgaben im Rahmen Krankenversorgung, Forschung und Lehre; Personalmaßnahmen; Drittmittelkonten prüfen.
• Planung und Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Koordination interner/abteilungsübergreifender Projekte.
• Unterstützung bei Lehrveranstaltungen; Koordination von Fort- und Weiterbildungen.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben; Korrespondenz in Deutsch/Englisch; Telefon, Terminplanung.
• Arztbriefe, Zeugnisse, diktierte Schreiben unterstützen.
• Bestellwesen und Rechnungserstellung.

Kenntnisse

Organisation

Administrative Tasks

Besprechungen planen

Projektkoordination

Korrespondenz DE/EN

Bestellwesen

Datenverarbeitung MS Office

Flexibilität

Diskretion

Kommunikationsstärke

Englischkenntnisse

ORBIS-MED

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor

Tools

MS Office

MS Outlook

ORBIS-MED

Jobbeschreibung

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Verwaltung

Vollzeit

Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

Im Institut für Klinische Herz-Kreislaufforschung des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst auf 5 Jahre befristet zu besetzen mit der Option der Verlängerung bzw. unbefristeten Anstellung.

Als engagierte, freundliche und souveräne Persönlichkeit unterstützen Sie die Institutsleitung und arbeiten ihr direkt zu. Dabei sind Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen der Direktion und allen internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Dekanat, Gremien, Vorstand, Kliniken, Pharmaunternehmen, Einweiser etc.).

Ihre Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion
• Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre: Bearbeitung von Personalmaßnahmen wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter sowie die Kontrolle von Drittmittelkonten
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Mitarbeit, eigenständige Koordination oder Übernahme von internen und abteilungsübergreifenden Projekten des Instituts
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Koordination klinikinterner Fort- und Weiterbildungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)
• Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat
• Bestellwesen und Rechnungserstellung
• Eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor, vorzugsweise im Krankenhaus, ist zwingend erforderlich: z. . .medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung
• Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion
• Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon
• Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick
• freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
• Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse
• sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten

Zukunftssicherer Arbeitgeber

Zukunftssicherer Arbeitgeber

Am UKB arbeiten Sie an einem Krankenhaus der Zukunft. Mit einer Jahresbilanz von 1,6 Mrd. im Jahre 2023, einem Jahresüberschuss von über 21 Millionen Euro und dem dritthöchsten Case Mix Index in Deutschland ist das UKB glänzend für die Zukunft aufgestellt

Bezahlung nach TV-L

Bezahlung nach TV-L

Tarifliche und leistungsgerechte Vergütung nach TV-L / TV-Ä an Universitätskliniken (inkl. Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlungen)

Prämien & Sonderzahlungen

Prämien & Sonderzahlungen

Nach TV-L wird eine Jahressonderzahlung ausgezahlt und es gibt weitere Zusatzentlohungen wie unter anderem das Prämiensystem für die Übernahme von Zusatzaufgaben im Team, für ausgewählte Zusatzqualifikationen, Fachweiterbildungen und bei Festanstellung im Pflege-Pool. Außerdem gibt es die Einspringprämie für kurzfristige Einsätze innerhalb < 96 Stunden aus dem Dienst-Frei

Vorteile des TV-E

Vorteile des TV-E

Zusätzliche Leistung zur Entlastung in den TV-E berechtigten Bereichen (Entlastungstage)

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeiten

Individuelle Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit (bei Bürojobs), Home Office

Start mit System

Start mit System

Strukturiertes Onboarding, fachspezifische und strukturierte Einarbeitung in einem fachkundigen Team, viele Praxisanleiter*innen

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung bei der Klinikrente

Attraktivste Ausbildungsstätte

Attraktivste Ausbildungsstätte

Attraktives Ausbildungsgehalt, planbare 38,5 Stunden-Woche, 30 Tage Tarifurlaub mit zusätzlich 2 Zusatzurlaubstagen (TV-E), sehr gute Übernahmechancen nach der Ausbildung, ein Ausbildungsplatz in einem kollegialen Team mit strukturierter Einarbeitung

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein.

Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.