Schulbüroleitung Heilwig Gymnasium

FHH Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung; Hamburg; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Work-Life-Balance

Gesundheit & Fitnessangebote

Fortbildungsmöglichkeiten

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung in Hamburg sucht am Heilwig Gymnasium eine Schulbüroleitung. Sie übernehmen Personalführung, Organisation des Büros und koordinieren Verwaltungs- sowie Sekretariatsaufgaben in einem lebendigen Schulumfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören Haushaltsangelegenheiten, die Bearbeitung von Zuschussanträgen, sowie die Unterstützung von Schülerinnen, Eltern und Lehrkräften. Erfahrungen mit schulischen Softwareprogrammen sind wünschenswert.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossener Abschluss in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf.
• Gleichwertige Fachkenntnisse durch mindestens dreijährige Berufspraxis in Bürotätigkeiten ab Entgeltgruppe 5 im öffentlichen Dienst.

Aufgaben

• Personalführung von zwei Mitarbeitenden, u. a. Anleitung, Beurteilung, Förderung und Ausbildung von Mitarbeitenden und Nachwuchskräften sowie effektive Büroorganisation sicherstellen
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (z. B. Post, Datenpflege, Schriftverkehr, Ein-, Um- und Ausschulungen durchführen und beim Anmeldeverfahren mitwirken)
• Haushaltsangelegenheiten, Überwachung und Kontrolle der Mittelverwendung, Bearbeitung von Zuschussanträgen, Bildungs- und Teilhabepaket sowie Beschaffungsangelegenheiten
• Informationsweitergabe und Unterstützung von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften, Behörden und Betrieben sowie die Bearbeitung allgemeiner Personalangelegenheiten (z. B. Fahrkarten, Krankmeldungen, etc.)
• Betreuung der speziellen Schul-IT-Anwendungen (z. B. zentrales Schülerinnen- bzw. Schülerregister)

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Ausbildung

Verwaltender/büronaher kaufmännischer Beruf

3 Jahre Berufserfahrung im Büro

Tools

Kaufmännische Buchführung

MS Office

DiViS/HERAKLES/PPS

Jobbeschreibung

Schulbüroleitung Heilwig Gymnasium

Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung, Amt für Verwaltung

• Job-ID: J000043836
• Startdatum: 01.05.2027
• Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit (unbefristet)
• Bezahlung: EGr. 6 TV-L
• Bewerbungsfrist: 07.10.2026
• Anzahl der Stellen: 1

Wir über uns:

Das Heilwig Gymnasium ist eine lebendige Schule, in der Bildung, Gemeinschaft und persönliche Entwicklung miteinander verbunden sind. Rund 940 Schülerinnen und Schüler sowie 90 Mitarbeitende gestalten unseren Schulalltag im grünen Alsterdorf – in einem denkmalgeschützten Schulgebäude nahe dem Alsterlauf. Ein freundlicher und zugewandter Umgang prägt unser Miteinander. Wir fördern Begabungen, unterstützen Schülerinnen und Schüler durch Lerncoaching und legen großen Wert auf Berufsorientierung. Als mit dem Berufswahl-SIEGEL Hamburg ausgezeichnete Schule begleiten wir junge Menschen dabei, eigene Ziele für Ausbildung, Studium und Beruf zu entwickeln. Auch musikalische Aktivitäten tragen im Rahmen des Vereins "Lernen mit Musik" zum sozialen Lernen bei.

Für unsere Büroleitung wünschen wir uns einezupackende, herzliche und humorvolle Persönlichkeit, die auch in einem fröhlich-hektischen Schulalltag Ruhe und Übersicht bewahrt. Kommunikationssicherheit, Organisationstalent und Freude am Kontakt mit Menschen sind dabei besonders wichtig. Wer eine neue berufliche Perspektive sucht, findet bei uns nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern die Möglichkeit, eine Gemeinschaft aktiv mitzugestalten. Übereinander, voneinander und miteinander lernen – das gilt bei uns für alle.

Ihre Aufgaben:

• Personalführung (zwei Mitarbeitende), u. a. Anleitung, Beurteilung, Förderung und Ausbildung von Mitarbeitenden und Nachwuchskräften sowie effektive Büroorganisation sicherstellen
• allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (z. B. Post, Datenpflege, Schriftverkehr, Ein-, Um- und Ausschulungen durchführen und beim Anmeldeverfahren mitwirken)
• Haushaltsangelegenheiten, Überwachung und Kontrolle der Mittelverwendung, Bearbeitung von Zuschussanträgen, Bildungs- und Teilhabepaket sowie Beschaffungsangelegenheiten
• Informationsweitergabe und Unterstützung von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften, Behörden und Betrieben sowie die Bearbeitung allgemeiner Personalangelegenheiten (z. B. Fahrkarten, Krankmeldungen, etc.)
• Betreuung der speziellen Schul-IT-Anwendungen (z. B. zentrales Schülerinnen- bzw. Schülerregister)

Ihr Profil:

Erforderlich

• erfolgreich abgeschlossenes Abschluss in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf
• gleichwertige Fachkenntnisse durch mindestens dreijährige Berufspraxis in Bürotätigkeiten ab Entgeltgruppe 5 in der öffentlichen Verwaltung

Vorteilhaft

• Kenntnisse der kaufmännischen Buchführung
• sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit schulspezifischen Programmen (z. B. DiViS, HERAKLES, PPS)
• strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, Organisationsfähigkeit, zeigt Eigeninitiative
• Kooperationsfähigkeit/Teamfähigkeit
• Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Flexibilität

Unser Angebot:

• 1 Stelle, Vollzeit/Teilzeit, zum 01.05.2027 zu besetzen
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (Entgelttabelle), weitere Informationen auf karriere.hamburg
• flexible Arbeitszeit
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Work-Life-Balance
• Gesundheit: attraktive Angebote zur Gesundheitsförderung mit vielfältigen Online- und Präsenzangeboten, Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass (Firmenfitness)
• Weiterentwicklung: Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten durch das ZAF
• Hier finden Sie weitere attraktive Benefits der FHH.
• 30 Tage Urlaub pro Jahr

Vielfalt & Inklusion

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.

Wegen des laufenden Schulbetriebs sollte der regelmäßige tarifliche Urlaub grundsätzlich nur während der Hamburger Schulferien genommen werden.

Ihre Bewerbung:

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

• Anschreiben
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweise der geforderten Qualifikation
• aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre)
• für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis
• Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).

Hinweis zur Regelanfrage nach § 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz:

Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise).

Kontakt bei fachlichen Fragen

Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung

Heilwig Gymnasium

Sereh Klüsener

[phone]

Kontakt bei Fragen zum Ausschreibungsverfahren

Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung

Ausschreibungsstelle

Doerthe Krüger

[phone]