Schulbüroleitung Heilwig Gymnasium

RxREVU, Inc.; Hamburg; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

Gesundheitsförderung

Fortbildungsmöglichkeiten durch ZAF

Zusammenfassung

Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung, Amt für Verwaltung sucht eine engagierte Büroleitung zur Führung eines kleinen Teams und zur effektiven Organisation des Schulsekretariats in Hamburg.

Zu den Aufgaben gehören Personalführung, Verwaltung, Haushaltsüberwachung und Unterstützung von Lehrkräften sowie die Anwendung schulischer IT-Systeme. Die Stelle ist ab 01.05.2027 zu besetzen und bietet flexible Arbeitszeiten sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.

Qualifikationen

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf.
• mindestens dreijährige Berufspraxis in Bürotätigkeiten ab Entgeltgruppe 5 in der öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse der kaufmännischen Buchführung
• sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit schulspezifischen Programmen (DiViS, HERAKLES, PPS)

Aufgaben

• Personalführung (zwei Mitarbeitende), u. a. Anleitung, Beurteilung, Förderung und Ausbildung von Mitarbeitenden und Nachwuchskräften sowie effektive Büroorganisation sicherstellen
• allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (z. B. Post, Datenpflege, Schriftverkehr, Ein-, Um- und Ausschulungen durchführen und beim Anmeldeverfahren mitwirken)
• Haushaltsangelegenheiten, Überwachung und Kontrolle der Mittelverwendung, Bearbeitung von Zuschussanträgen, Bildungs- und Teilhabepaket sowie Beschaffungsangelegenheiten
• Informationsweitergabe und Unterstützung von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften, Behörden und Betrieben sowie die Bearbeitung allgemeiner Personalangelegenheiten (z. B. Fahrkarten, Krankmeldungen, etc.)
• Betreuung der speziellen Schul-IT-Anwendungen (z. B. zentrales Schülerinnen- bzw. Schülerregister)

Kenntnisse

Personalführung

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Schulsystem-Programme

Teamfähigkeit

Flexibilität

Belastbarkeit

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

≥3 Jahre Berufspraxis in Bürotätigkeiten in öffentlicher Verwaltung

Tools

DiViS

HERAKLES

PPS

Jobbeschreibung

Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung, Amt für Verwaltung

Wir über uns

Das Heilwig Gymnasium ist eine lebendige Schule, in der Bildung, Gemeinschaft und persönliche Entwicklung miteinander verbunden sind. Rund 940 Schülerinnen und Schüler sowie 90 Mitarbeitende gestalten unseren Schulalltag im grünen Alsterdorf - in einem denkmalgeschützten Schulgebäude nahe dem Alsterlauf. Ein freundlicher und zugewandter Umgang prägt unser Miteinander. Wir fördern Begabungen, unterstützen Schülerinnen und Schüler durch Lerncoaching und legen großen Wert auf Berufsorientierung. Als mit dem Berufswahl-SIEGEL Hamburg ausgezeichnete Schule begleiten wir junge Menschen dabei, eigene Ziele für Ausbildung, Studium und Beruf zu entwickeln. Auch musikalische Aktivitäten tragen im Rahmen des Vereins "Lernen mit Musik" zum sozialen Lernen bei.

Für unsere Büroleitung wünschen wir uns eine zupackende, herzliche und humorvolle Persönlichkeit, die auch in einem fröhlich-hektischen Schulalltag Ruhe und Übersicht bewahrt. Kommunikationssicherheit, Organisationstalent und Freude am Kontakt mit Menschen sind dabei besonders wichtig. Wer eine neue berufliche Perspektive sucht, findet bei uns nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern die Möglichkeit, eine Gemeinschaft aktiv mitzugestalten. Übereinander, voneinander und miteinander lernen - das gilt bei uns für alle.

Hier sind weitere Informationen über unsere Schule und uns als Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg .

Ihre Aufgaben

• Personalführung (zwei Mitarbeitende), u. a. Anleitung, Beurteilung, Förderung und Ausbildung von Mitarbeitenden und Nachwuchskräften sowie effektive Büroorganisation sicherstellen
• allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (z. B. Post, Datenpflege, Schriftverkehr, Ein-, Um- und Ausschulungen durchführen und beim Anmeldeverfahren mitwirken)
• Haushaltsangelegenheiten, Überwachung und Kontrolle der Mittelverwendung, Bearbeitung von Zuschussanträgen, Bildungs- und Teilhabepaket sowie Beschaffungsangelegenheiten
• Informationsweitergabe und Unterstützung von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften, Behörden und Betrieben sowie die Bearbeitung allgemeiner Personalangelegenheiten (z. B. Fahrkarten, Krankmeldungen, etc.)
• Betreuung der speziellen Schul-IT-Anwendungen (z. B. zentrales Schülerinnen- bzw. Schülerregister)

Ihr Profil

Erforderlich

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
• gleichwertige Fachkenntnisse durch mindestens dreijährige Berufspraxis in Bürotätigkeiten ab Entgeltgruppe 5 in der öffentlichen Verwaltung

Vorteilhaft

• Kenntnisse der kaufmännischen Buchführung
• sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit schulspezifischen Programmen (z. B. DiViS, HERAKLES, PPS)
• strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, Organisationsfähigkeit, zeigt Eigeninitiative
• Kooperationsfähigkeit/Teamfähigkeit
• Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Flexibilität

Unser Angebot

• 1 Stelle, Vollzeit/Teilzeit, zum 01.05.2027 zu besetzen
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TV-L ( Entgelttabelle ), weitere Informationen auf karriere.hamburg
• flexible Arbeitszeit
• Gesundheit: attraktive Angebote zur Gesundheitsförderung mit vielfältigen Online- und Präsenzangeboten, Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass (Firmenfitness)
• Weiterentwicklung: Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten durch das ZAF

Hier finden Sie weitere attraktive Benefits der FHH.

Wegen des laufenden Schulbetriebs sollte der regelmäßige tarifliche Urlaub in der Regel während der Hamburger Schulferien genommen werden.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Da sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Hinweis zur Regelanfrage nach § 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen ( Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise ).

Vor Beginn der Tätigkeit benötigen wir einen Nachweis darüber, dass die Anforderungen des Masernschutzgesetzes erfüllt sind (Impfung, Immunität oder Kontraindikation).