Sales Administrator

Jobtailor; Deutschland; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor sucht eine/n engagierte/n Spezialist/in für Auftragsabwicklung in Deutschland. Sie sind verantwortlich für die korrekte Abwicklung von Bestellungen, Verträgen und Abrechnungen und arbeiten eng mit Sales und Finance zusammen.

Sie bringen 3–5 Jahre Erfahrung in Order Processing oder Sales Support mit, idealerweise im SaaS-Umfeld. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Abschluss.
• 3–5 Jahre Berufserfahrung im Auftragsabwicklungs- oder Vertriebs-support.
• Ausgeprägte IT-Affinität, ideal mit Salesforce.
• Erfahrung mit SaaS-Geschäftsmodellen, Verlängerungen und Provisionsprozessen ist von Vorteil.
• Starke Verantwortungsbereitschaft sowie gute Priorisierungs- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Operative Auftragsabwicklung sowie korrekte Bearbeitung von Bestellungen, Verträgen und Abrechnung.
• Auftrags- und Vertragsmanagement: Erfassung, Validierung und Pflege von Daten im System.
• Eigenständige Renewals-Verwaltung inkl. Terminplanung und Datenprüfung.
• Erstellung und Versand von Lizenzen und Rechnungen an Kunden.
• Beantwortung von Vertragsanfragen und Klärung von Kundenanliegen.
• Zentrale Schnittstelle für Kunden und interne Teams, national und international.
• Unterstützung beim Inkasso in Abstimmung mit Finance.
• Beratung und Schulungsabrechnung: Abrechnung von Beratungs- und Schulungstagen.
• Vorbereitung von Provisionsgutschriften mit dem Sales-Team.
• Stammdatenpflege und laufende Aktualisierung der Kundendaten.
• Einhaltung von Fristen und Prozessen.

Kenntnisse

Salesforce

SaaS-Verlängerungen

Zeitmanagement

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

CRM-Tools

Jobbeschreibung

Responsibilities

• You are responsible for operational order processing and ensure that orders, contracts and billing are handled correctly, on time and with a customer-focused approach.
• Order and contract management: entering, validating and maintaining orders as well as purchase and contract data in the system
• Renewal management: independently handling maintenance and contract renewals, including scheduling and data verification
• License and billing processing: creating and sending software license keys and preparing invoices for new and existing customers
• Contract inquiries: responding to questions about existing contracts and resolving customer concerns
• Central interface function: primary point of contact for customers and internal teams, domestically and internationally, regarding order processing
• Collections support: assisting with the resolution of overdue customer receivables in collaboration with Finance
• Consulting and training billing: invoicing consulting days and training sessions
• Commission billing: preparing and reviewing commission credit notes together with Sales
• Master data maintenance: maintaining and continuously updating customer master data
• Adherence to deadlines and processes: ensuring compliance with defined deadlines and internal team processes

Requirements

• Completed commercial/business training or an equivalent qualification
• 3–5 years of professional experience in order processing, sales support or order management
• Strong IT affinity, ideally with experience in Salesforce
• Experience with SaaS business models, renewals and commission-related processes is a plus
• Strong sense of responsibility and excellent prioritization and time-management skills
• Very good German and English skills, both written and spoken; additional languages are a plus