Sachbearbeitung (m/w/d)

Stadt Aachen; Nordrhein-Westfalen; On-site; EUR 17,000 - 25,000; Part time

Benefits offered by this job

Jobticket ÖPNV

flexible Arbeitszeiten

Teilzeit möglich

Job summary

Stadtarchiv Aachen sucht eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) mit 19,5 Wochenstunden zur Krankheitsvertretung. Die Stelle ist befristet auf 6 Monate und am Reichsweg im Nadelfabrik-Gebäude angesiedelt.

Zu Ihren Aufgaben zählen die Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen, Recherche in Geburts-, Heirats- und Sterberegistern sowie die Erstellung schriftlicher Auskünfte und Beratung von Bürgerinnen und Bürgern sowie Behörden.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Archivbereich oder vergleichbar, mind. 1 Jahr Berufserfahrung.
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Bereitschaft zur Einarbeitung in Datenschutz- und Gebührenrecht.

Responsibilities

• Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen inklusive Dokumentation.
• Auswahl geeigneter Recherchewege und Recherchemittel.
• Recherche in Geburts-, Heirats-, Sterberegistern sowie ergänzenden archivalischen Beständen.
• Bewertung und Zusammenführung der Rechercheergebnisse.
• Prüfung der Benutzbarkeit von Unterlagen unter rechtlichen Schutzfristen.
• Durchführung einfacher archivischer Erschließungsarbeiten und Datenerfassung.
• Erstellung schriftlicher Auskünfte sowie telefonische/persönliche Beratung von Bürger*innen.
• Mitwirkung bei Bestandserhaltung und einfachen konservatorischen Maßnahmen.

Skills

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Organisationstalent

Beratungskompetenz

Education

Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste (Archiv) oder Verwaltungsfachangestellte(r) mit mind. 1 Jahr Berufserfahrung

Alternativ einschlägige Archivverwaltungs- erfahrung

Job description

Im Stadtarchiv des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Sachbearbeitung (m/w/d) mit einem Stundenumfang von 19,5 Wochenstunden zunächst befristet für die Dauer von 6 Monaten zur Krankheitsvertretung zu besetzen.

Das Stadtarchiv Aachen erfüllt als Teil des Kulturbetriebs seine gesetzliche Aufgabe für Verwaltung und Öffentlichkeit. Es versteht sich als Gedächtnis der Stadt und ist ein Kompetenzzentrum für Stadtgeschichte. Als Querschnittsdienststelle der Stadtverwaltung sichert und erhält es analoges und digitales Archivgut amtlicher und privater Provenienz als Teil des kulturellen Erbes. Bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung ist es aktiver Partner und sichert hierbei die historische Überlieferung von morgen. Als Archiv der Bürger*innen verwahrt es authentische historische Quellen als Zeugnisse der Geschichte, sichert die Rechte der Stadt und ihrer Einwohner*innen und gewährleistet eine transparente Verwaltung. Das Stadtarchiv Aachen beteiligt sich an der stadt- und regionalhistorischen Forschung sowie als außerschulischer Lernort an der historischen Bildungsarbeit. Es hat seinen Sitz in der Nadelfabrik am Reichsweg.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen einschließlich Entgeltfestsetzung und Dokumentation
• Auswahl geeigneter Recherchewege und Recherchemittel
• Recherche in Geburts-, Heirats-, und Sterberegistern sowie in ergänzenden archivischen Beständen
• Bewertung und Zusammenführung der Rechercheergebnisse
• Prüfung der Benutzbarkeit von Unterlagen unter Berücksichtigung archivrechtlicher, datenschutzrechtlicher und personenstandsrechtlicher Schutzfristen.
• Digitalisierung (Scannen) benötigter Urkunden und Registereinträge
• Erstellung schriftlicher Auskünfte sowie telefonische und persönliche Beratung von Bürger*innen, Behörden, Gerichten, Notariaten sowie wissenschaftlich und familiengeschichtlich Forschenden
• Durchführung einfacher archivischer Erschließungs- und Bestandserhaltungsarbeiten (Datenerfassung im archivischen Fachverfahren, einfache Verzeichnungsarbeiten nach archivfachlichen Vorgaben, Ergänzung vorhandener Erschließungsdaten, Umbettung von Archivgut, Umverpackung und Neuverpackung beschädigter Unterlagen, einfache konservatorische Maßnahmen nach Einweisung durch Papierrestaurator*innen, Mitwirkung bei der Bestandspflege)

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste (Fachrichtung Archiv) oder vergleichbare Ausbildung; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• oder alternativ einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Archiv- oder Registraturbereich mit gründlicher Einarbeitung in Archiv-, Datenschutz- und Gebühren-/Entgeltrecht
• eine besonders ausgeprägte Teamfähigkeit in Verbindung mit einem hohen Maß and Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft.
• eine starke Dienstleistungsorientierung
• eine ausgesprochen gute Organisationsfähigkeit, sowie Zeit- und Selbstmanagement

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Beschäftigten
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.