Sachbearbeitung (m/w/d)Kulturbetrieb

Stadt Aachen; Nordrhein-Westfalen; On-site; EUR 11,000 - 15,000; Part time

Benefits offered by this job

Jobticket ÖPNV

Flexible Arbeitszeitmodelle

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Fort- und Weiterbildungen

Zusatzversorgung betrieblichen Altersv

Urlaubsanspruch 30 Tage

Job summary

Stadt Aachen sucht Sachbearbeitung (m/w/d) im Stadtarchiv des Kulturbetriebs. Die Stelle ist mit 19,5 Wochenstunden zunächst befristet für 6 Monate als Krankheitsvertretung zu besetzen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen, Recherche in Geburts-, Heirats- und Sterberegistern sowie die Erstellung schriftlicher Auskünfte und Beratung von Bürgerinnen, Behörden und Wissenschaftlern.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Archiv- oder Verwaltungsbereich mit entsprechender Berufserfahrung.
• Gute Kenntnisse in Datenschutz und Gebühren-/Entgeltrecht von Vorteil.
• Teamfähigkeit und Eigeninitiative auch in befristeten Einsatzsituationen.
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Kundenorientierte schriftliche und telefonische Beratung.
• Sorgfältige Dokumentation von Bearbeitungsschritten.

Responsibilities

• Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen inkl. Entgeltfestsetzung.
• Auswahl geeigneter Recherchewege und Recherchemittel.
• Recherche in Geburts-, Heirats- und Sterberegistern sowie ergänzenden Beständen.
• Zusammenführung der Rechercheergebnisse und Erstellung schriftlicher Auskünfte.
• Beratung von Bürgerinnen und Bürgern, Behörden, Gerichten und Wissenschaftlern.
• Durchführung einfacher archivischer Erschließungs- und Bestandserhaltungsarbeiten.

Skills

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Dienstleistungsorientierung

Organisationsfähigkeit

Zeit- und Selbstmanagement

Recherchekenntnisse

Datenschutzkenntnisse

Education

Archivfach-Ausbildung (FAM)

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Archiv-/Registratur-Erfahrung

Job description

Sachbearbeitung (m/w/d)

Kulturbetrieb der Stadt Aachen

Im Stadtarchiv des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Sachbearbeitung (m/w/d) mit einem Stundenumfang von 19,5 Wochenstunden zunächst befristet für die Dauer von 6 Monaten zur Krankheitsvertretung zu besetzen.

Das Stadtarchiv Aachen erfüllt als Teil des Kulturbetriebs seine gesetzliche Aufgabe für Verwaltung und Öffentlichkeit. Es versteht sich als Gedächtnis der Stadt und ist ein Kompetenzzentrum für Stadtgeschichte. Als Querschnittsdienststelle der Stadtverwaltung sichert und erhält es analoges und digitales Archivgut amtlicher und privater Provenienz als Teil des kulturellen Erbes. Bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung ist es aktiver Partner und sichert hierbei die historische Überlieferung von morgen. Als Archiv der Bürger\*innen verwahrt es authentische historische Quellen als Zeugnisse der Geschichte, sichert die Rechte der Stadt und ihrer Einwohner\*innen und gewährleistet eine transparente Verwaltung. Das Stadtarchiv Aachen beteiligt sich an der stadt- und regionalhistorischen Forschung sowie als außerschulischer Lernort an der historischen Bildungsarbeit. Es hat seinen Sitz in der Nadelfabrik am Reichsweg.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen einschließlich Entgeltfestsetzung und Dokumentation
• Auswahl geeigneter Recherchewege und Recherchemittel
• Recherche in Geburts-, Heirats-, und Sterberegistern sowie in ergänzenden archivischen Beständen
• Bewertung und Zusammenführung der Rechercheergebnisse
• Prüfung der Benutzbarkeit von Unterlagen unter Berücksichtigung archivrechtlicher, datenschutzrechtlicher und personenstandsrechtlicher Schutzfristen.
• Digitalisierung (Scannen) benötigter Urkunden und Registereinträge
• Erstellung schriftlicher Auskünfte sowie telefonische und persönliche Beratung von Bürger\*innen, Behörden, Gerichten, Notariaten sowie wissenschaftlich und familiengeschichtlich Forschenden
• Durchführung einfacher archivischer Erschließungs- und Bestandserhaltungsarbeiten (Datenerfassung im archivischen Fachverfahren, einfache Verzeichnungsarbeiten nach archivfachlichen Vorgaben, Ergänzung vorhandener Erschließungsdaten, Umbettung von Archivgut, Umverpackung und Neuverpackung beschädigter Unterlagen, einfache konservatorische Maßnahmen nach Einweisung durch Papierrestaurator\*innen, Mitwirkung bei der Bestandspflege)

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte\*r für Medien- und Informationsdienste (Fachrichtung Archiv) oder vergleichbare Ausbildung; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• oder eine abgeschlossene Ausbildung zur\*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• oder alternativ einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Archiv- oder Registraturbereich mit gründlicher Einarbeitung in Archiv-, Datenschutz- und Gebühren-/Entgeltrecht
• eine besonders ausgeprägte Teamfähigkeit in Verbindung mit einem hohen Maß and Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft.
• eine starke Dienstleistungsorientierung
• eine ausgesprochen gute Organisationsfähigkeit, sowie Zeit- und Selbstmanagement

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber\*innen der Region mit rund 6.600 Beschäftigten
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.