Direktionssekretariat Stadtarchiv/Sachbearbeitung (m/w/d)

Stadt Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket ÖPNV

Fort- und Weiterbildungen

Berufs- und Familienfreundlichkeit

Flexible Arbeitszeiten / Mobile Arbeit

Zusammenfassung

Die Stadt Aachen sucht eine/n Direktionssekretariat Stadtarchiv/Sachbearbeitung (m/w/d) mit 39 Std./Woche. Die Stelle ist vorerst befristet auf 6 Monate zur Krankheitsvertretung, eine langfristige Anstellung wird angestrebt.

Zu den Aufgaben gehört Allgemeines Sekretariat, Terminplanung, Reisemanagement und Vorbereitung von Besprechungen. Zudem sind Mitarbeit an Ausstellungen, Budgetplanung und Beschaffung über SAP MM vorgesehen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst NRW, z. B. Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar.
• Erfahrung in Büroorganisation, Personalvorlagen, Korrespondenz und Reisemanagement.
• Sicherer Umgang mit Büro- und Verwaltungsprozessen sowie Budgetkoordination.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Direktion des Stadtarchivs inkl. Vorbereitung von Personalvorlagen.
• Terminplanung, Reisemanagement, Veranstaltungskoordination und Protokollführung.
• Mitarbeit in Ausstellungen/Projekten, Budgetplanung und Ausschreibungsvorbereitung.
• Beschaffung, Angebote einholen, SAP MM-Bestellungen bearbeiten und Abrechnung prüfen.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Organisationstalent

SAP MM

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r (Ausbildung)

Verwaltungslehrgang I

Kauffrau/-mann Büromanagement (Ausbildung)

Tools

SAP MM

Jobbeschreibung

Im Stadtarchiv des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Direktionssekretariat Stadtarchiv/Sachbearbeitung (m/w/d) mit einem Stundenumfang von 39 Wochenstunden zunächst befristet für die Dauer von 6 Monaten zur Krankheitsvertretung zu besetzen, eine langfristige Beschäftigung wird angestrebt.Das Stadtarchiv Aachen erfüllt als Teil des Kulturbetriebs seine gesetzliche Aufgabe für Verwaltung und Öffentlichkeit. Es versteht sich als Gedächtnis der Stadt und ist ein Kompetenzzentrum für Stadtgeschichte. Als Querschnittsdienststelle der Stadtverwaltung sichert und erhält es analoges und digitales Archivgut amtlicher und privater Provenienz als Teil des kulturellen Erbes. Bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung ist es aktiver Partner und sichert hierbei die historische Überlieferung von morgen. Als Archiv der Bürger*innen verwahrt es authentische historische Quellen als Zeugnisse der Geschichte, sichert die Rechte der Stadt und ihrer Einwohner*innen und gewährleistet eine transparente Verwaltung. Das Stadtarchiv Aachen beteiligt sich an der stadt- und regionalhistorischen Forschung sowie als außerschulischer Lernort an der historischen Bildungsarbeit. Es hat seinen Sitz in der Nadelfabrik am Reichsweg.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten für die Direktion des Stadtarchivs,insbesondere Vorbereitung von Personalvorlagen, Ablage der Korrespondenz u.a. Verwaltungsakten (analog/digital), Terminplanung, Reisemanagement des wissenschaftlichen Personals, Koordinierung des Veranstaltungskalenders, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Archivdirektion
• Ausstellungs-, projekt- und veranstaltungsbezogene Mitarbeit(Finanzmanagement von Förderprojekten, Budgetplanungen, Koordination und Vorbereitung von Auftragsvergaben inkl. Erstellung der Leistungsverzeichnisse) sowie Fertigung der entsprechenden Vorlagen für die zuständigen Gremien, Koordination und Vorbereitung von Ausschreibungen, Assistenz bei Dritt- und Fördermitteleinwerbung
• Sachbearbeitung des Wirtschaftsplans (vor- und nachbereitende Tätigkeiten zur Koordination und Erstellung der Wirtschaftsplandaten, u. a. Abfrage der Bedarfsmeldungen, Mittelplanung in Zusammenarbeit mit der Archivdirektion, Verwaltung der Sachkonten, Monitoring der Budgets, Rechnungsabwicklung, Kontrolle der Lieferungen und Leistungen, Mittelverlagerung)
• Beschaffungen, v. a. Koordination, Vorbereitung und Durchführung von Auftragsvergaben, Recherche und Einholung von Vergleichsangeboten und Beschaffungsprozess, insb. für archivisches Materialien und Werkzeuge, Arbeitsschutzmaterialien, öffentliche Veranstaltungen, Bestellungen mittels SAP MM und damit zusammenhängende Kommunikation, Entgegennahme von Bestellungen von Veröffentlichungen des Stadtarchivs einschl. Abrechnung mit Verkaufsstellen (Buchhandlungen, Öffentlichkeit)

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• eine besonders ausgeprägte Teamfähigkeit in Verbindung mit einem hohen Maß Kommunikationsfähigkeit
• ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft
• eine von Organisationfähigkeit geprägte Arbeitsweise.

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Beschäftigten
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.