Sachbearbeitung (m/w/d)

Stadt Aachen; Aachen; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten (mobiles Arbeit

30 Tage Urlaub

Jobticket ÖPNV

Fort- und Weiterbildungen

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Job summary

Stadt Aachen - Stadtarchiv sucht eine Sachbearbeitung (m/w/d) mit 19,5 Wochenstunden befristet auf 6 Monate als Krankheitsvertretung. Die Stelle bearbeitet Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen, führt Recherchen durch und erstellt Auskünfte.

Sie digitalisieren Urkunden, beraten Bürger*innen, Behörden und Gerichte und führen einfache archivische Erschließungs- und Bestandserhaltungsarbeiten aus. Erwartet werden Teamfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und hohe Organisationsfähigkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste (Archiv) mit mind. 1 Jahr Berufserfahrung
• Oder Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungslehrgang I mit mind. 1 Jahr Berufserfahrung
• Alternativ einschlägige mehrjährige Archiv-/Registratur-Erfahrung mit Einarbeitung in Archiv-, Datenschutz- und Gebühren-/Entgeltrecht

Responsibilities

• Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen einschließlich Entgeltfestsetzung und Dokumentation
• Auswahl geeigneter Recherchewege und Recherchemittel
• Recherche in Geburts-, Heirats-, Sterberegistern sowie ergänzenden archivischen Beständen
• Bewertung und Zusammenführung der Rechercheergebnisse
• Prüfung der Benutzbarkeit von Unterlagen unter Berücksichtigung archivrechtlicher, datenschutzrechtlicher und personenstandsrechtlicher Schutzfristen
• Digitalisierung (Scannen) benötigter Urkunden und Registereinträge
• Erstellung schriftlicher Auskünfte sowie Beratung von Bürger*innen, Behörden, Gerichten, Notariaten sowie Forschenden
• Durchführung einfacher archivischer Erschließungs- und Bestandserhaltungsarbeiten

Skills

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Verantwortungsbereitschaft

Dienstleistungsorientierung

Organisationsfähigkeit

Zeit- und Selbstmanagement

Education

Archiv Fachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungslehrgang I

Archiv-/Registratur-Erfahrung

Job description

Im Stadtarchiv des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Sachbearbeitung (m/w/d) mit einem Stundenumfang von 19,5 Wochenstunden zunächst befristet für die Dauer von 6 Monaten zur Krankheitsvertretung zu besetzen.Das Stadtarchiv Aachen erfüllt als Teil des Kulturbetriebs seine gesetzliche Aufgabe für Verwaltung und Öffentlichkeit. Es versteht sich als Gedächtnis der Stadt und ist ein Kompetenzzentrum für Stadtgeschichte. Als Querschnittsdienststelle der Stadtverwaltung sichert und erhält es analoges und digitales Archivgut amtlicher und privater Provenienz als Teil des kulturellen Erbes. Bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung ist es aktiver Partner und sichert hierbei die historische Überlieferung von morgen. Als Archiv der Bürger*innen verwahrt es authentische historische Quellen als Zeugnisse der Geschichte, sichert die Rechte der Stadt und seiner Einwohner*innen und gewährleistet eine transparente Verwaltung. Das Stadtarchiv Aachen beteiligt sich an der stadt- und regionalhistorischen Forschung sowie als außerschulischer Lernort an der historischen Bildungsarbeit. Es hat seinen Sitz in der Nadelfabrik am Reichsweg.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Bearbeitung von Benutzungsanfragen zu Personenstandsunterlagen einschließlich Entgeltfestsetzung und Dokumentation
• Auswahl geeigneter Recherchewege und Recherchemittel
• Recherche in Geburts-, Heirats-, und Sterberegistern sowie inergänzenden archivischen Beständen
• Bewertung und Zusammenführung der Rechercheergebnisse
• Prüfung der Benutzbarkeit von Unterlagen unter Berücksichtigung archivrechtlicher, datenschutzrechtlicher und personenstandsrechtlicher Schutzfristen.
• Digitalisierung (Scannen) benötigter Urkunden und Registereinträge
• Erstellung schriftlicher Auskünfte sowie telefonische und persönliche Beratung von Bürger*innen, Behörden, Gerichten, Notariaten sowie wissenschaftlich und familiengeschichtlich Forschenden
• Durchführung einfacher archivischer Erschließungs- und Bestandserhaltungsarbeiten (Datenerfassung im archivischen Fachverfahren, einfache Verzeichnungsarbeiten nach archivfachlichen Vorgaben, Ergänzung vorhandener Erschließungsdaten, Umbettung von Archivgut, Umverpackung und Neuverpackung beschädigter Unterlagen, einfache konservatorische Maßnahmen nach Einweisung durch Papierrestaurator*innen, Mitwirkung bei der Bestandspflege)

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste (Fachrichtung Archiv) oder vergleichbare Ausbildung; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I; jeweils mit mindestens einjähriger entsprechender Berufserfahrung
• oder alternativ einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Archiv- oder Registraturbereich mit gründlicher Einarbeitung in Archiv-, Datenschutz- und Gebühren-/Entgeltrecht
• eine besonders ausgeprägte Teamfähigkeit in Verbindung mit einem hohen Maß and Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft.
• eine starke Dienstleistungsorientierung
• eine ausgesprochen gute Organisationsfähigkeit, sowie Zeit- und Selbstmanagement

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Beschäftigten
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.