Sachbearbeitung Geschäftsstelle im Bereich Personal

Hansestadt Lübeck; Lübeck; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Jahresurlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mobiles Arbeiten / Telearbeit

Fortbildungsmöglichkeiten

Job summary

Hansestadt Lübeck sucht eine Sachbearbeitung Geschäftsstelle (EG 6, in Teilzeit) zur Unterstützung im Bereich Personal. Zu den Aufgaben gehören Hausverwaltung, Sicherheitskoordination und allgemeine Geschäftsstellentätigkeiten.

Sie bringen eine Ausbildung im Bürobereich oder Verwaltungsfachangestellte:r mit, idealerweise Erfahrung in öffentlicher Verwaltung, sichere MS-Office-Kenntnisse sowie Verschwiegenheit und Teamfähigkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r bzw. Abschluss der Ersten Angestelltenprüfung.
• Oder Abschluss einer anderen geeigneten Ausbildung im Bürobereich, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement.
• Berufserfahrung im Bürobereich, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office: Word, Excel, Outlook).
• Ausgeprägte Verschwiegenheit im Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Ein hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Freude an der Arbeit mit Menschen.
• Genauigkeit und Lösungsorientierung.
• Ein gutes Ausdrucksvermögen, mündlich wie schriftlich.
• Idealerweise eine absolvierte Fortbildung zum:zur Sicherheitsbeauftragten in der Verwaltung.

Responsibilities

• Verwaltung der Räume des Bereichs Personal.
• Beauftragung notwendiger Reparaturen.
• Organisation interner Umzüge.
• Ausgabe von Schlüsseln und Transpondern.
• Annahme von Mängelmeldungen, Unterstützung bei und Überwachung der Mängelbeseitigung.
• Sicherheitsbeauftragte:r: zentrale Ansprechperson für sicherheitsrelevante Themen.
• Beschaffung von Büromaterial und Auswertung von Gremienunterlagen.
• Terminverwaltung und eigenverantwortliche Aufbereitung von Daten.
• Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Bereichsleitung.
• Erfassung von Krank- und Gesundmeldungen.

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Genauigkeit

Lösungsorientierung

Freude an Menschen

Ausdrucksvermögen

Verschwiegenheit

MS Office Kenntnisse

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung oder Erste Angestelltenprüfung

Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen für unseren Bereich Personal zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachbearbeitung Geschäftsstelle (EG 6, in Teilzeit)

Das Aufgabengebiet umfasst

Hausverwaltung

• die Verwaltung der Räume des Bereichs Personal
• die Beauftragung notwendiger Reparaturen
• die Organisation interner Umzüge
• die Ausgabe von Schlüsseln und Transpondern
• die Annahme von Mängelmeldungen, Unterstützung bei und Überwachung der Mängelbeseitigung

Sicherheitsbeauftragte:r für den Bereich Personal

• zentrale Ansprechperson für sicherheitsrelevante Themen
• die Sicherstellung einer ausreichenden Anzahl geschulter Erst- und Brandschutzhelfenden im Bereich

allgemeine Geschäftsstellentätigkeiten

• die Beschaffung von Büromaterial
• die Auswertung von Gremienunterlagen
• die Terminverwaltung
• die eigenverantwortliche Aufbereitung von Daten (z. B. Erstellung der Meldung zur Berechnung der Ausgleichsabgabe)
• die Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Bereichsleitung
• die Erfassung von Krank- und Gesundmeldungen

Erwartet werden

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r bzw. der Abschluss der Ersten Angestelltenprüfung
• oder
• der Abschluss einer anderen geeigneten Ausbildung im Bürobereich, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement
• Berufserfahrung im Bürobereich, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
• der sichere Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office: Word, Excel, Outlook)
• ausgeprägte Verschwiegenheit im Umgang mit personenbezogenen Daten
• ein hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Freude an der Arbeit mit Menschen
• Genauigkeit und Lösungsorientierung
• ein gutes Ausdrucksvermögen, mündlich wie schriftlich
• idealerweise eine absolvierte Fortbildung zum:zur Sicherheitsbeauftragten in der Verwaltung

Geboten werden

• Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z. B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
• Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
• Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
• Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing
• Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt

Die durchschnittliche regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 19,5 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG6 TVöD. Die entsprechende Entgelttabelle finden Sie bei unseren FAQs.

Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung.

Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.

Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 49. KW statt.