Assistenz Stadtpräsident:in, FB1

Hansestadt Lübeck; Lübeck; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifgebunden

Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Telearbeit

Job summary

Die Hansestadt Lübeck sucht eine Assistenz Stadtpräsident:in (EG 9a TVöD) mit Schwerpunkt Organisation, Terminplanung und Verwaltung. Sie unterstützen das Büro des Stadtpräsidenten, koordinieren Termine, betreuen Medientechnik und helfen bei der Öffentlichkeitsarbeit.

Zu den Aufgaben gehören die Vorbereitung von Grußworten, Rechnungsprüfung und Stammdatenpflege im Allris-System. Flexible Arbeitszeitmodelle, 39-Stunden-Woche und attraktive Sozialleistungen runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich bzw. erster Angestelltenprüfung/unserer vergleichbarer Qualifikation.

Responsibilities

• Terminkoordinierung für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen incl. der Buchung von Dienstwagenfahrten nach Abstimmung mit dem Büro des Bürgermeisters.
• Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation (z.B. Organisation von Veranstaltungen und Empfängen).
• Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben.
• Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen.
• Mithilfe bei der Pflege und Fortentwicklung des Fachverfahrens Allris Ratsinformationssystem (Administrator:in / Key-User:in) einschließlich der Verantwortung für die Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder.
• Weitere Aufgaben als Medientechnikbeauftragte:r, IT-Beauftragte:r.
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen der Bürgerschaft, u.a. Vorbereitung und Betreuung der Medientechnik während der Sitzungen der Bürgerschaft.
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Vertretung bei Abwesenheit, z.B. die Bearbeitung und Prüfung von finanziellen Zuwendungen an die Fraktionen, Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder

Skills

Terminmanagement

Organisationskompetenz

Kundenorientierung

Öffentlichkeitsarbeit

Medientechnik-Grundkenntnisse

Allris Stammdatenpflege

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Fachangestellte/r für Bürokommunikation

Tools

MS Office

Medientechnik

Allris

Job description

Position

Wir suchen für unseren Bereich Büro der Bürgerschaft zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Stadtpräsident:in (EG 9a TVöD)

Aufgabenbereich

• Terminkoordinierung für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen inkl. der Buchung von Dienstwagenfahrten nach Abstimmung mit dem Büro des Bürgermeisters
• Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation (z.b. Organisation von Veranstaltungen und Empfängen)
• Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben
• Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen
• Mithilfe bei der Pflege und Fortentwicklung des Fachverfahrens Allris Ratsinformationssystem (Administrator:in / Key-User:in) einschließlich der Verantwortung für die Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder
• Weitere Aufgaben als Medientechnikbeauftragte:r, IT-Beauftragte:r
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen der Bürgerschaft, u.a. Vorbereitung und Betreuung der Medientechnik während der Sitzungen der Bürgerschaft
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Vertretung bei Abwesenheit, z.b. die Bearbeitung und Prüfung von finanziellen Zuwendungen an die Fraktionen, Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder

Qualifikationen

• abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung alternativ die abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation
• wünschenswerterweise Erfahrungen und Fachkentnisse in Vorzimmer- und/ oder Assistenztätigkeiten bzw. Sekretariatstätigkeiten vorzugsweise aufgrund von nachgewiesener Berufserfahrung
• Idealerweise Erfahrung in der Betreuung von Medientechnik
• eine stark ausgeprägte Organisationskompetenz sowie selbstständiges Arbeiten
• ein hohes Maß an Kund:innenorientierung und ein deutliches Interesse an kommunalpolitischen Themen und im Umgang mit dem politischen Ehrenamt
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten -mündlich und schriftlich-
• und einen freundlichen, souveränen und sensiblen Umgang mit unterschiedlichen Personen
• ein sicheres, gepflegtes und gewandtes Auftreten
• EDV-Kenntnisse (MS Office Paket) sowie Interesse und/oder Kenntnisse im Umgang mit Medientechnik und im Fachverfahren Allris sowie deren stetigen Fortentwicklung

Benefits & Arbeitsbedingungen

• tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
• attraktive Sozialleistungen (z.b. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge)
• Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
• flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit
• vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
• Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
• monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing
• Arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt
• Die durchschnittliche regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG9a TVöD
• Teilzeitarbeitsmodelle sind ggf. nach Absprache möglich
• Geboten werden Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team

Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung.

Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.

Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern.

Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 10. Dezember 2026 statt.

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Markmann, Telefon 0451 / 122 - 1008, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Sievers, Telefon 0451 / 122 - 1148 zur Verfügung.