Assistenz Stadtpräsident:in im Bereich Büro der Bürgerschaft

Hansestadt Lübeck; Lübeck; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Jahresurlaub

Sonderzahlungen

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mobile/Telearbeit möglich

Fortbildungsmöglichkeiten

NAH.SH-Jobticket-Zuschuss

Kultur in Lübeck

Job summary

Hansestadt Lübeck sucht eine engagierte Assistenzkraft für die Verwaltungs- bzw. Amtsangelegenheiten. Sie koordinieren Termine des Stadtpräsidenten, unterstützen Öffentlichkeitsarbeit, bereiten Grußworte vor und bearbeiten Rechnungen.

Zusätzlich sind Erfahrungen im Allris-Ratsinformationssystem, Stammdatenpflege und Medientechnik wünschenswert. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle in Lübeck, mit dem Anspruch auf hohe Servicequalität im kommunalen Umfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung; alternativ eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung (idealerweise Büromanagement/Bürokommunikation oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation).
• Erfahrung in Vorzimmer- oder Assistenztätigkeiten bzw. Sekretariat ist wünschenswert.
• Ausgeprägte Organisationskompetenz und selbstständiges Arbeiten, hohe Kundenorientierung und Interesse an kommunalpolitischen Themen.

Responsibilities

• Koordinierung von Terminen für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen, inklusive Buchung von Dienstwagenfahrten.
• Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation, Organisation von Veranstaltungen und Empfängen.
• Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben.
• Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen; Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Mitwirkung bei der Pflege des Allris Ratsinformationssystems (Administrator/Key-User) und Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder.
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Bürgerschaftssitzungen, inklusive Medientechnikbetreuung.
• Vertretung bei Abwesenheit, z.B. Prüfung finanzieller Zuwendungen an Fraktionen/Ausschussmitglieder.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Verwaltungsfachangestellte(r) Ausbildung

Optionale Prüfung: Erste Angestelltenprüfung

3-jährige kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Aufgabengebiet

Die Terminkoordinierung für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen inkl. der Buchung von Dienstwagenfahrten nach Abstimmung mit dem Büro des Bürgermeisters

die Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation (z.B. Organisation von Veranstaltungen und Empfängen)

die Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben

die Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen

die Mithilfe bei der Pflege und Fortentwicklung des Fachverfahrens Allris Ratsinformationssystem (Administrator:in / Key-User:in) einschließlich der Verantwortung für die Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder

weitere Aufgaben als Medientechnikbeauftragte:r, IT-Beauftragte:r

die Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen der Bürgerschaft, u.a. Vorbereitung und Betreuung der Medientechnik während der Sitzungen der Bürgerschaft

die Bearbeitung des Postein- und –ausgangs

die Vertretung bei Abwesenheit, z.B. die Bearbeitung und Prüfung von finanziellen Zuwendungen an die Fraktionen, Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder

Erwartet werden

die abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung alternativ eine abgeschlossene, 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise die abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation

Weiterhin erwartet werden

• wünschenswerterweise Erfahrungen und Fachkentnisse in Vorzimmer- und/ oder Assistenztätigkeiten bzw. Sekretariatstätigkeiten vorzugsweise aufgrund von nachgewiesener Berufserfahrung
• idealerweise Erfahrung in der Betreuung von Medientechnik
• eine stark ausgeprägte Organisationskompetenz sowie selbstständiges Arbeiten
• ein hohes Maß an Kund:innenorientierung und ein deutliches Interesse an kommunalpolitischen Themen und im Umgang mit dem politischen Ehrenamt
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten -mündlich und schriftlich- und einen freundlichen, souveränen und sensiblen Umgang mit unterschiedlichen Personen
• ein sicheres, gepflegtes und gewandtes Auftreten
• EDV-Kenntnisse (MS Office Paket) sowie Interesse und/ oder Kenntnisse im Umgang mit Medientechnik und im Fachverfahren Allris sowie deren stetigen Fortentwicklung

Geboten werden

• Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
• Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
• Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
• Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing,
• Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt

Arbeitszeit

Die durchschnittliche regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG9a TVöD. Die entsprechende Entgelttabelle finden Sie bei unseren FAQs.

Teilzeitarbeitsmodelle sind ggf. nach Absprache möglich.

Gleichstellung und Chancengleichheit

Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung.

Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.

Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Kontakt

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Markmann, Telefon 0451 / 122 - 1008, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Sievers, Telefon 0451 / 122 - 1148 zur Verfügung.