Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart

Expert Select GmbH; Stuttgart; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Fester Arbeitsvertrag

Weihnachtsgeld

Urlaubsgeld

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebsfeste

Job summary

Expert Select GmbH in Stuttgart sucht einen Sachbearbeiter (m/w/d) zur Unterstützung der Verwaltung, Backoffice und kaufmännischen Sachbearbeitung. Sie erfassen Daten, prüfen Unterlagen und koordinieren administrative Abläufe im Büro.

Sie arbeiten strukturiert, überwachen Fristen, bearbeiten Anfragen und sichern eine lückenlose Dokumentation. Wichtig sind ordentliche Aktenführung, Vertraulichkeit und Teamgeist.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erste Erfahrungen im Büroalltag sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Word, Excel und E-Mail-Verwaltung.
• Genaue, strukturierte Arbeitsweise mit Fristenkontrolle.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion beim Umgang mit sensiblen Daten.
• Teamfähigkeit und Verlässlichkeit.

Responsibilities

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in internen Systemen.
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Bereich Büroorganisation und kaufmännische Sachbearbeitung.
• Koordination von Terminen und internen Abstimmungen mit Fachabteilungen.
• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen sowie Weiterleitung.
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen.
• Dokumentation von Vorgängen und Aktenführung.

Skills

Organisation

Fristeneinhaltung

Datenpflege

Koordination

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Arbeitsorganisation

Kommunikation

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Word

Excel

E-Mail-Verwaltung

Job description

Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart

Für ein strukturiertes Büro- und Verwaltungsumfeld in Stuttgart suchen wir einen Sachbearbeiter (m/w/d), der Vorgänge sauber bearbeitet, Unterlagen prüft und administrative Abläufe zuverlässig im Blick behält. Wenn Sie organisiert arbeiten, Fristen ernst nehmen und im Büroalltag gern den Überblick behalten, ist diese Stelle passend für Sie.

Als Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart unterstützen Sie interne Abläufe in der Verwaltung, im Backoffice und in der kaufmännischen Sachbearbeitung. Sie pflegen Daten, koordinieren Termine, bearbeiten Anfragen und sorgen dafür, dass Unterlagen vollständig, korrekt und nachvollziehbar verarbeitet werden. Gerade im Tagesgeschäft ist es wichtig, dass Informationen sauber weitergegeben, Fristen überwacht und Vorgänge lückenlos dokumentiert werden.

Ihre Aufgaben als Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stamm-, Kunden-, Auftrags- oder Bewegungsdaten in internen Systemen
• Prüfung eingehender Unterlagen, Formulare, Anträge, Nachweise und Dokumente auf Vollständigkeit, Plausibilität und formale Richtigkeit
• Bearbeitung von administrativen Vorgängen im Bereich Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• Koordination von Terminen, Rückmeldungen und internen Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen und Ansprechpartnern
• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen sowie Weiterleitung an zuständige Stellen
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, offenen Vorgängen und Rückmeldeterminen
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Vorgängen in der täglichen Büroarbeit
• Unterstützung als Sachbearbeiter (m/w/d) bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken, Berichten und internen Übersichten
• digitale und physische Ablage von Unterlagen nach internen Vorgaben
• Pflege von Akten, Datensätzen, Vorgangsnotizen und administrativen Übersichten
• Abgleich von Informationen zwischen Unterlagen, Systemdaten und internen Rückmeldungen
• Mitwirkung bei der Optimierung von Verwaltungsabläufen, Büroprozessen und organisatorischen Standards

Gerade in der Sachbearbeitung in Stuttgart kommt es darauf an, dass Aufgaben nicht nur begonnen, sondern sauber abgeschlossen werden. Im Büroalltag laufen oft mehrere Themen gleichzeitig: Datenpflege, Dokumentenprüfung, Terminabstimmung, Fristenkontrolle und Rückfragenbearbeitung. Wer hier strukturiert arbeitet, sorgt dafür, dass Abläufe stabil bleiben und andere Bereiche verlässlich weiterarbeiten können.

Was Sie im Arbeitsalltag erwartet als Sachbearbeiter (m/w/d)

• ein strukturierter Arbeitsplatz im Bereich Büro, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• klare Prozesse und feste Abläufe mit eigenverantwortlicher Bearbeitung
• abwechslungsreiche Verwaltungsaufgaben statt reiner Routinetätigkeit ohne Überblick
• enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern
• ein Aufgabenbereich mit Fokus auf Organisation, Datenpflege, Dokumentenmanagement und Fristenkontrolle
• ein Arbeitsumfeld, in dem Sorgfalt, Verlässlichkeit und saubere Abläufe wichtig sind

Das bringen Sie mit: Ihr Profil als Sachbearbeiter (m/w/d)

• Das Fundament: Die Basis für diese Position bildet eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Alternativ haben Sie sich eine Qualifikation angeeignet, die inhaltlich auf dem gleichen Niveau liegt.
• Erste Praxisluft: Es hilft enorm, wenn Sie schon Erfahrung im Büroalltag gesammelt haben. Egal, ob Sie vorher in der klassischen Sachbearbeitung, in der allgemeinen Verwaltung, der Büroorganisation oder im Backoffice tätig waren – diese Vorkenntnisse erleichtern Ihnen den Start bei uns.
• Sicher am PC: Word, Excel und die E-Mail-Verwaltung sind für Sie keine Fremdwörter, sondern Ihr tägliches Werkzeug. Mit den gängigen Office-Anwendungen gehen Sie routiniert um.
• Genauigkeit am Arbeitsplatz: Auf Ihrem Tisch herrscht Ordnung. Sie arbeiten von Grund auf strukturiert, haken To-dos gewissenhaft ab und prüfen Daten lieber ein zweites Mal, bevor Sie etwas freigeben.
• Ausdrucksstark: Da Sie viel schreiben und kommunizieren, setzen wir sehr gute Deutschkenntnisse voraus. Sie formulieren E-Mails klar, verständlich und bringen Dinge am Telefon auf den Punkt.
• Absolut verschwiegen: Im Büroalltag haben Sie regelmäßig mit sensiblen Daten und vertraulichen Dokumenten zu tun. Wir setzen voraus, dass Diskretion und Datenschutz für Sie eine absolute Selbstverständlichkeit sind.
• Teamgeist und Verlässlichkeit: Alleingänge bringen uns nicht weiter. Sie stimmen sich gerne mit Kollegen ab, organisieren Ihre Aufgaben selbstständig und man kann sich auf Ihre Zusagen schlichtweg verlassen.
• Lust auf Neues: Sie werden bei uns vielleicht auf Software oder Prozesse stoßen, die Sie noch nicht kennen. Das ist überhaupt kein Problem – wichtig ist nur Ihre Motivation, sich in diese neuen Abläufe und Systeme zügig reinzufuchsen.

Ihre Vorteile bei Expert Select GmbH

• fester Arbeitsvertrag als Sachbearbeiter (m/w/d) bei Expert Select GmbH
• Bezahlung nach dem GVP-Tarifvertrag
• regelmäßige tarifliche Lohnerhöhungen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• freiwillige vermögenswirksame Leistungen
• bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
• kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Rabatte bei Sky, Amazon, Zalando und im Fitnessstudio
• Betriebsfeste und gemeinsame Veranstaltungen
• interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• hohe Übernahmewahrscheinlichkeit im Kundenunternehmen

Über uns

Expert Select GmbH bringt bundesweit Menschen und Unternehmen zusammen. Wir arbeiten mit Betrieben, die verlässliche Prozesse, klare Kommunikation und stabile Arbeitsplätze bieten. Für Sie bedeutet das feste Ansprechpartner und einen nachvollziehbaren Bewerbungsablauf.