Sachbearbeiter (m/w/d) Freiburg Breisgau

Expert Select GmbH; Freiburg im Breisgau; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

GVP-Tarifvertrag

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Bis zu 30 Urlaubstage

Vermögenswirksame Leistungen

Getränke während der Arbeitszeit

Mitarbeiterrabatte

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Feste Ansprechpartner während des Eins

Betriebsfeste

Übernahmechance

Job summary

Expert Select GmbH in Freiburg im Breisgau sucht eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) zur Vollzeitbetreuung kaufmännischer Abläufe. Sie erfassen, prüfen und ordnen Unterlagen, pflegen Daten und koordinieren Rückmeldungen, sodass Informationen vollständig dokumentiert sind.

Die Stelle richtet sich an motivierte Bewerber mit kaufmännischer Ausbildung, die Verantwortung für Bearbeitungsstände übernehmen, eng mit Fachbereichen und Kunden zusammenarbeiten und Fristen zuverlässig einhalten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Sachbearbeitung, im Backoffice, im Innendienst oder in der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
• Gute Kenntnisse bei Schriftverkehr, Tabellen, Listen und Terminübersichten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Daten
• Gutes Organisationsvermögen und ein Blick für Fristen
• Klare Kommunikation mit Kollegen, Kunden und externen Ansprechpartnern
• Bereitschaft, sich in neue Systeme, Abläufe und interne Vorgaben einzuarbeiten

Responsibilities

• Erfassung und Pflege von Stamm-, Kunden-, Auftrags-, Vertrags- und Bewegungsdaten in internen Systemen
• Prüfung von Anträgen, Formularen, Bescheinigungen, Nachweisen und weiteren Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Bearbeitung laufender Vorgänge im Backoffice, in der Verwaltung und in der kaufmännischen Sachbearbeitung
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, Bearbeitungsständen und ausstehenden Rückmeldungen
• Telefonische und schriftliche Bearbeitung von Anfragen sowie Weiterleitung an die zuständigen Stellen
• Koordination von Terminen und Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen und externen Ansprechpartnern
• Nachforderung fehlender Angaben, Dokumente oder Freigaben
• Vorbereitung von Auswertungen, Listen, Statistiken und internen Übersichten
• Pflege digitaler und physischer Ablagestrukturen nach den betrieblichen Vorgaben
• Dokumentation von Bearbeitungsschritten, damit Vorgänge jederzeit nachvollziehbar bleiben

Skills

Datenpflege

Fristenmanagement

Dokumentation

Office-Kompetenz

Schriftverkehr

Kommunikation

Kundenservice

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CRM-Systeme

Job description

Sachbearbeiter (m/w/d) in Freiburg im Breisgau – Vollzeit im kaufmännischen Bereich

Sie arbeiten gern strukturiert, behalten Fristen im Blick und schließen Vorgänge sauber ab? Für ein kaufmännisch geprägtes Unternehmen in Freiburg im Breisgau suchen wir einen Sachbearbeiter (m/w/d) in Vollzeit. Sie bearbeiten Unterlagen, pflegen Daten, koordinieren Rückmeldungen und sorgen dafür, dass Informationen vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Die Stelle passt zu Menschen, die im Büro nicht nur Aufgaben weiterreichen, sondern Verantwortung für den gesamten Bearbeitungsstand übernehmen. Als Sachbearbeiter (m/w/d) prüfen Sie eingehende Dokumente, klären fehlende Angaben und halten offene Punkte konsequent nach. Dabei arbeiten Sie mit Fachbereichen, Kollegen, Kunden und externen Ansprechpartnern zusammen.

Ihre Aufgaben als Sachbearbeiter (m/w/d)

Im Tagesgeschäft bearbeiten Sie unterschiedliche kaufmännische und administrative Vorgänge. Sie erhalten Unterlagen, E-Mails, Anfragen oder interne Rückmeldungen und bringen diese in eine klare Reihenfolge. Ziel ist, dass jeder Vorgang vollständig geprüft, richtig erfasst und fristgerecht weiterbearbeitet wird.

• Erfassung und Pflege von Stamm-, Kunden-, Auftrags-, Vertrags- und Bewegungsdaten in internen Systemen
• Prüfung von Anträgen, Formularen, Bescheinigungen, Nachweisen und weiteren Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Bearbeitung laufender Vorgänge im Backoffice, in der Verwaltung und in der kaufmännischen Sachbearbeitung
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, Bearbeitungsständen und ausstehenden Rückmeldungen
• Telefonische und schriftliche Bearbeitung von Anfragen sowie Weiterleitung an die zuständigen Stellen
• Koordination von Terminen und Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen und externen Ansprechpartnern
• Nachforderung fehlender Angaben, Dokumente oder Freigaben
• Vorbereitung von Auswertungen, Listen, Statistiken und internen Übersichten
• Pflege digitaler und physischer Ablagestrukturen nach den betrieblichen Vorgaben
• Dokumentation von Bearbeitungsschritten, damit Vorgänge jederzeit nachvollziehbar bleiben

Das sollten Sie mitbringen

Gesucht wird ein Sachbearbeiter (m/w/d), der kaufmännische Abläufe versteht und Informationen sorgfältig verarbeitet. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist die beste Grundlage. In Betracht kommen beispielsweise Qualifikationen im Büromanagement, in der Verwaltung, Bürokommunikation, Industrie oder kaufmännischen Assistenz.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Sachbearbeitung, im Backoffice, im Innendienst oder in der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
• Gute Kenntnisse bei Schriftverkehr, Tabellen, Listen und Terminübersichten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Daten
• Gutes Organisationsvermögen und ein Blick für Fristen
• Klare Kommunikation mit Kollegen, Kunden und externen Ansprechpartnern
• Bereitschaft, sich in neue Systeme, Abläufe und interne Vorgaben einzuarbeiten

Ihr Arbeitsalltag in Freiburg im Breisgau

Zu Beginn des Arbeitstages prüfen Sie neue Vorgänge, offene Wiedervorlagen und anstehende Termine. Danach bearbeiten Sie Unterlagen, aktualisieren Daten und klären fehlende Informationen. Als Sachbearbeiter (m/w/d) stimmen Sie sich regelmäßig mit anderen Bereichen ab, damit Aufgaben nicht an Schnittstellen liegen bleiben.

Ein Teil der Arbeit besteht aus wiederkehrenden Vorgängen. Gleichzeitig entstehen täglich neue Rückfragen, Prioritäten oder Fristen. Als Sachbearbeiter (m/w/d) sollten Sie deshalb organisiert arbeiten und trotzdem flexibel auf Veränderungen reagieren können. Klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Abläufe helfen dabei, Aufgaben zuverlässig abzuschließen.

Ihre Vorteile bei Expert Select

Sie erhalten einen festen Arbeitsvertrag bei der Expert Select GmbH und werden in einem strukturierten kaufmännischen Umfeld in Freiburg im Breisgau eingesetzt. Vor dem Start besprechen wir Aufgaben, Arbeitsort, Arbeitszeiten und Konditionen. So wissen Sie, was Sie als Sachbearbeiter (m/w/d) erwartet.

• Vergütung nach dem GVP-Tarifvertrag
• Regelmäßige tarifliche Entgeltsteigerungen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld nach den geltenden Voraussetzungen
• Bis zu 30 Urlaubstage, abhängig von Beschäftigungsdauer und tariflichem Anspruch
• Mögliche vermögenswirksame Leistungen
• Kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten Anbietern
• Interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Feste Ansprechpartner während des Einsatzes
• Betriebsfeste und gemeinsame Veranstaltungen
• Übernahmechance beim Kundenunternehmen, wenn Leistung, Zusammenarbeit und Bedarf zusammenpassen

Für wen diese Stelle als Sachbearbeiter (m/w/d) geeignet ist

Die Position richtet sich an Bewerber, die Unterlagen nicht nur ablegen, sondern Vorgänge wirklich steuern möchten. Sie sollten gern mit Daten, Fristen und Dokumenten arbeiten und den Kontakt zu anderen Menschen nicht scheuen. Erfahrung in Verwaltung, Kundenservice, Auftragsbearbeitung oder kaufmännischem Innendienst kann gut passen.

Auch nach einer beruflichen Pause kann die Stelle einen passenden Wiedereinstieg bieten, wenn Ihre kaufmännischen Grundlagen vorhanden sind. Wichtig ist, dass Sie verbindlich arbeiten und Verantwortung für offene Aufgaben übernehmen.