Sachbearbeiter (m/w/d) in Karlsruhe

Expert Select GmbH; Karlsruhe; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

fester Arbeitsvertrag bei ExpertSelect

Weihnachtsgeld

Job summary

Expert Select GmbH in Karlsruhe sucht eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) zur Unterstützung der Büro- und Verwaltungsprozesse. Sie erfassen, pflegen und prüfen Daten in internen Systemen, unterstützen die normale Büroorganisation und sorgen für Transparenz bei Fristen und Vorgängen.

Sie arbeiten eng mit Fachabteilungen zusammen, koordinieren Termine, beantworten Anfragen und dokumentieren Bearbeitungsschritte sorgfältig.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Backoffice, Verwaltung oder Innendienst ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, insbesondere Schriftverkehr, Tabellen und Auswertungen.
• Strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise bei mehreren Vorgängen.
• Gutes Organisationsvermögen und Fristen im Blick behalten.
• Klare Kommunikation in Wort und Schrift; vertrauliche Daten schützen.
• Teamfähigkeit und Abstimmungssicherheit

Responsibilities

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten, Kunden- und Auftragsdaten.
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Backoffice und Büroorganisation.
• Koordination von Terminen und internen Abstimmungen.
• Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen; Weiterleitung bei Rückfragen.
• Überwachung von Fristen, Vorgängen und fehlenden Unterlagen.
• Unterstützung bei Auswertungen, Berichten und internen Listen.
• Pflege von Ablagestrukturen (digital/physisch).

Skills

Organisationsfähigkeit

Gute Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Verlässlichkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Dokumentenpflege-Software

Backoffice-Software

Job description

Sachbearbeiter (m/w/d) in Karlsruhe

Für ein strukturiertes kaufmännisches Umfeld in Karlsruhe suchen wir einen Sachbearbeiter (m/w/d) in Karlsruhe, der Unterlagen sauber bearbeitet, Daten verlässlich pflegt und administrative Vorgänge sicher im Blick behält. Die Stelle passt zu Menschen, die gern ordentlich arbeiten, Fristen ernst nehmen und im Büroalltag nicht den Überblick verlieren.

Ihre Aufgaben als Sachbearbeiter (m/w/d) in Karlsruhe

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stamm-, Kunden-, Auftrags-, Vertrags- und Bewegungsdaten in internen Systemen, Verwaltungsprogrammen und digitalen Übersichten
• Prüfung eingehender Unterlagen, Formulare, Anträge, Nachweise, Bescheinigungen und Dokumente auf Vollständigkeit, Plausibilität, formale Richtigkeit und Bearbeitungsstand
• Bearbeitung administrativer Vorgänge in der kaufmännischen Sachbearbeitung, im Backoffice, in der Büroorganisation und in internen Verwaltungsabläufen
• Koordination von Terminen, Rückmeldungen, Wiedervorlagen und internen Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen, Dienstleistern und Ansprechpartnern
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie strukturierte Weiterleitung an zuständige Stellen, wenn Rückfragen fachlich oder organisatorisch abgestimmt werden müssen
• Überwachung von Fristen, Bearbeitungsständen, offenen Vorgängen, fehlenden Unterlagen und vereinbarten Rückmeldeterminen
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Vorgängen, damit Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben und offene Punkte nicht liegen bleiben
• Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken, Berichten, Übersichten und internen Listen für die laufende Büro- und Verwaltungsarbeit
• Pflege digitaler und physischer Ablagestrukturen nach internen Vorgaben, damit Unterlagen geordnet, auffindbar und vollständig dokumentiert bleiben
• Abgleich von Informationen zwischen Unterlagen, E-Mails, internen Rückmeldungen, Terminübersichten und Systemeinträgen
• Nachhalten fehlender Angaben, Dokumente oder Freigaben, damit Vorgänge vollständig bearbeitet und ohne unnötige Verzögerung abgeschlossen werden können
• Mitwirkung bei der Verbesserung von Büroabläufen, Verwaltungsprozessen und organisatorischen Standards, wenn Arbeitswege klarer, schneller oder sauberer aufgebaut werden können

Was Sie im Arbeitsalltag erwartet

• ein strukturierter Arbeitsplatz im Bereich Büro, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• klare Aufgabenbereiche mit festen Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Abläufen
• abwechslungsreiche Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten statt einseitiger Routinen
• enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern, Fachabteilungen und Kollegen
• ein Aufgabenfeld mit Fokus auf Datenpflege, Dokumentenprüfung, Terminorganisation, Fristenkontrolle und Vorgangsdokumentation
• ein Arbeitsumfeld, in dem Genauigkeit, Verlässlichkeit und saubere Prozesse geschätzt werden

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, zum Beispiel im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Bürokommunikation, Industriekaufleute oder kaufmännische Assistenz
• erste praktische Erfahrung als Sachbearbeiter, im Backoffice, in der Verwaltung, im kaufmännischen Innendienst oder in der Büroorganisation ist von Vorteil
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere bei Schriftverkehr, Tabellen, Listen, Auswertungen, Terminübersichten und Dokumentenpflege
• strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise, auch wenn mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeitet, priorisiert und nachgehalten werden müssen
• gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu ordnen, Fristen im Blick zu behalten und Informationen sauber zu dokumentieren
• klare Kommunikation in Wort und Schrift, damit Rückfragen verständlich aufgenommen, Informationen sauber weitergegeben und Bearbeitungsstände nachvollziehbar festgehalten werden
• sicherer und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten, vertraulichen Unterlagen und internen Informationen
• Deutsch in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und Abstimmungssicherheit, weil viele Vorgänge nur sauber laufen, wenn Informationen zuverlässig zwischen den beteiligten Stellen fließen
• Eigeninitiative und Lernbereitschaft, um sich auch in neue Themen, Systeme, Abläufe und interne Vorgaben zügig einzuarbeiten
• Verlässlichkeit im Tagesgeschäft, damit Fristen, Rückmeldungen, Unterlagen und offene Punkte nicht aus dem Blick geraten

Ihre Vorteile bei Expert Select GmbH

• fester Arbeitsvertrag bei Expert Select GmbH
• Bezahlung nach dem GVP-Tarifvertrag
• regelmäßige tarifliche Lohnerhöhungen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• freiwillige vermögenswirksame Leistungen
• bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
• kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Rabatte bei Sky, Amazon, Zalando und im Fitnessstudio
• Betriebsfeste und gemeinsame Veranstaltungen
• interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• hohe Übernahmewahrscheinlichkeit im Kundenunternehmen

Über uns

Expert Select GmbH bringt bundesweit Menschen und Unternehmen zusammen. Wir arbeiten mit Betrieben, die verlässliche Prozesse, klare Kommunikation und stabile Arbeitsplätze bieten. Für Sie bedeutet das feste Ansprechpartner und einen nachvollziehbaren Bewerbungsablauf. Wer als Sachbearbeiter (m/w/d) in Karlsruhe eine klare Aufgabe mit Struktur, Verlässlichkeit und sauberem Büroalltag sucht, findet hier ein solides berufliches Umfeld.