Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d)

Universitätsklinikum Freiburg; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine medizinische Fakultät in Freiburg sucht eine*n Sachbearbeiter*in für die Promotionsverfahren. In dieser Rolle sind Sie für die Beratung und Unterstützung der Antragsteller*innen sowie die Umsetzung administrativer Prozesse verantwortlich. Ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung im Verwaltungsdienst ist erforderlich. Sie sollten sicher mit MS Office umgehen und eine hohe Digitalisierungsorientierung mitbringen. Die Stelle ist in Vollzeit und unbefristet, mit umfangreichen Fortbildungsangeboten.

Leistungen

Hohe Arbeitsplatzsicherheit

Gleitende Arbeitszeiten und Homeoffice

Ergänzende Altersvorsorge

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung.
• Souveräner Umgang mit MS-Office und Cloud-Systemen.
• Erfahrung in Qualitätsmanagement-Prozessen von Vorteil.
• Guter Kommunikationsstil in Wort und Schrift, auch in Englisch.
• Hohe Digitalisierungsorientierung.

Aufgaben

• Beratung und Unterstützung der Antragsteller*innen und Betreuer*innen.
• Unterstützung der Vorsitzenden und Mitglieder der Promotionsausschüsse.
• Umsetzung digitalisierter Prozesse in den Promotionsverfahren.
• Datenpflege und Statistik-Erstellung.
• Pflege und Weiterentwicklung der Homepage.
• Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Promotionsausschüsse.
• Aktualisierung der Qualitätsmanagement-Prozesse.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Digitalisierungsorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst oder Bachelor-Studium

Tools

Dokumentenmanagementsystem

Campus-Management-System

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d)

Sie können sich vorstellen zukünftig eine der zentralen Ansprechpersonen für sämtliche administrativen Prozesse der Promotionsverfahren der Medizinischen Fakultät zu sein? Sie haben Freude daran inhaltlich und verfahrensrechtlich komplexe Aufgabenstellungen präzise, strukturiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert im Team zu bearbeiten? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung, auch als Berufseinsteiger*in oder Wiedereinsteiger*in (m/w/d).

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• kompetente und serviceorientierte Beratung und Unterstützung der Antragsteller*innen und Betreuer*innen, z.T. auch in englischer Sprache
• kontinuierliche Unterstützung der Vorsitzenden und Mitglieder der Promotionsausschüsse
• Umsetzung der größtenteils digitalisierten administrativen Prozesse in den Promotionsverfahren mit verfahrenskonformer und rechtssicherer elektronischer Aktenführung
• Datenpflege sowie Auslesen/Erstellen von Statistiken
• Pflege und Weiterentwicklung der Homepage
• administrative Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung der Sitzungen der Promotionsausschüsse
• Aktualisierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse

Sie bringen mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z.B. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung, oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium, z.B. im Bereich Public Administration/Management
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen sowie idealerweise Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem/elektronischer Aktenführung und einem Campus-Management-System
• idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement- Prozessen
• einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache)
• hohe Digitalisierungsorientierung

Die Stelle ist in Vollzeit (100%) unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich.

Unser Angebot:

• Perspektive:spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot
• Verlässlichkeit:hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Wertschätzung:modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten und Homeoffice, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Jobticket UKF

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über unser Online-Bewerbungsportal bis zum 25. Januar 2026.

Albert-Ludwigs-Universität FreiburgDekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische AngelegenheitenBettina Abels - FachbereichsleitungBreisacher Str. 153, 79110 Freiburg

Fragen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter: 0761/[e-mail]