Referent*in (m/w/d) für Berufungsverhandlungen und Personalbudget

Rhein Main Universitaeten; Mainz; Hybrid; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Rhein Main Universitaeten in Mainz sucht eine erfahrene Fach- und Führungskraft zur Koordination von Berufungsverhandlungen und zur Steuerung des Budgets der Zentralen Verwaltung. Sie bereiten Entscheidungs- und Verhandlungsunterlagen vor und beraten die Kanzlerin in Ressourcenfragen.

Sie bringen ein Masterabschluss mit wirtschafts-, verwaltungs- oder sozialwissenschaftlicher Ausrichtung, exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie fundierte Excel- und Kennzahlenkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar) mit wirtschafts-, verwaltungs- oder sozialwissenschaftlicher Ausrichtung.
• Gute Kenntnisse des deutschen Wissenschafts- und Hochschulsystems sowie rechtlicher/organisatorischer Rahmenbedingungen.
• Erfahrung in Berufungen, Hochschulverwaltung, Wissenschaftsmanagement oder Controlling im öffentlichen Bereich.
• Gutes Verständnis für Budgetierung, Stellenplanung und Ressourcensteuerung.
• Sicherer Umgang mit Kennzahlen und Finanzdaten; MS Excel und Statistikkenntnisse wünschenswert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (C1).
• Erfahrung im Prozessmanagement und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
• Analytische und strukturierte Arbeitsweise; Diskretion und Vertraulichkeit.

Responsibilities

• Sie koordinieren und steuern Berufungsverhandlungen sowie Bleibeverhandlungen und bereiten Unterlagen für die Universitätsleitung vor.
• Sie beraten die Kanzlerin zu Ressourcenbedarf, bewerten Finanzwirkungen von Entscheidungen und unterstützen eine vorausschauende Ressourcensteuerung.
• Sie entwickeln Instrumente zur Qualitätssicherung und sichern rechtliche sowie organisatorische Anforderungen in Berufungsverfahren.
• Sie gestalten die Budgetsteuerung der Zentralen Verwaltung und berichten regelmäßig Personalkostenbudgetierung; führen den Budgetausschuss.
• Sie bereiten Kennzahlen und Finanzdaten auf und liefern belastbare Entscheidungsgrundlagen für die Hochschulleitung.
• Sie treiben Verwaltungsprozess-Optimierung und Digitalisierung, z. B. Einführung einer digitalen Berufungsakte, voran.

Skills

Verhandlungsgeschick

Kreativität

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Diskretion

Analytische Fähigkeiten

MS Excel Kenntnisse

Englischkenntnisse (C1)

Education

Masterabschluss oder vergleichbar

Tools

MS Excel

Statistikkenntnisse

Job description

Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren und steuern selbstständig die laufenden Berufungsverhandlungen ab Ruferteilung sowie Bleibeverhandlungen der JGU Mainz und bereiten die Universitätsleitung durch die Zusammenführung relevanter Informationen sowie die eigenständige Erstellung von Entscheidungs- und Verhandlungsunterlagen auf die Verfahren vor.
• Sie beraten die Kanzlerin zu Fragen der Ressourcenausstattung und -struktur, bewerten die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen und unterstützen eine vorausschauende und bedarfsgerechte Ressourcensteuerung.
• Sie entwickeln und etablieren geeignete Instrumente und Maßnahmen zur Qualitätssicherung sowie zur Sicherstellung der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen in Berufungsverfahren.
• Sie gestalten die Budgetsteuerung der Zentralen Verwaltung in enger Abstimmung mit der Kanzlerin, erstellen regelmäßig sowie anlassbezogen Berichte zur Personalkostenbudgetierung und übernehmen die Geschäftsführung des Budgetausschusses der zentralen Verwaltung.
• Sie bereiten Personalkosten-, Haushalts- und Finanzdaten nach relevanten Finanzierungs- und Steuerungsparametern auf, entwickeln aussagekräftige Kennzahlen und Statistiken und stellen diese als belastbare Entscheidungsgrundlagen für die Universitätsleitung bereit.
• Sie entwickeln die Verwaltungsprozesse in ihrem Arbeitsgebiet bedarfsgerecht weiter und wirken aktiv an deren Digitalisierung mit, beispielsweise bei der Einführung einer digitalen Berufungsakte.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar), vorzugsweise mit wirtschafts-, verwaltungs- oder sozialwissenschaftlicher Ausrichtung.
• Sie verfügen über gute Kenntnisse des deutschen Wissenschafts- und Hochschulsystems und ein Verständnis für die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen von Hochschulen.
• Sie haben idealerweise bereits Erfahrungen in den Bereichen Berufungen, Hochschulverwaltung, Wissenschaftsmanagement, sowie Personal oder Controlling im öffentlichen Bereich gesammelt.
• Sie bringen ein gutes Verständnis für Fragen der Budgetierung, Stellenplanung und Ressourcensteuerung mit.
• Sie können Kennzahlen und Finanzdaten sicher erfassen, auswerten und adressatengerecht aufbereiten. Gute Kenntnisse in MS Excel sowie Erfahrungen mit statistischen Auswertungen sind wünschenswert.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (C2 oder äquivalent) sowie über eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, können komplexe Sachverhalte adressatengerecht und überzeugend vermitteln und kommunizieren sicher und professionell.
• Sie verfügen über Erfahrungen im Prozessmanagement und/oder in der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und können komplexe Abläufe strukturiert analysieren und zielorientiert weiterentwickeln.
• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1).
• Sie verfügen über Verhandlungsgeschick, Kreativität, eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich.
• Sie haben Freude daran, komplexe Sachverhalte zu analysieren, unterschiedliche Informationen zusammenzuführen und daraus belastbare Entscheidungsgrundlagen für die Hochschulleitung zu entwickeln.

Kenntnisse der spezifischen Regelungen und Verfahren der Johannes Gutenberg-Universität Mainzsowie Kenntnisse der Zusammenarbeit mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, der Landeshaushaltsordnung und des Personalmanagementsystems MACH sind von Vorteil.

Bewerbungen von Personen mit anderen zum Anforderungsprofil passenden Abschlüssen oder Qualifikationen sind ebenfalls willkommen. In diesem Fall erfolgt je nach persönlicher Voraussetzung ggf. eine niedrigere Eingruppierung.