Referent*in (m/w/d) für Berufungsverhandlungen und Personalbudget

Uni Mainz; Mainz; Hybrid; EUR 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz sucht eine erfahrene Führungskraft für zentrale Verwaltungsaufgaben. Sie koordinieren Berufungsverhandlungen ab Ruferteilung sowie Bleibeverhandlungen der JGU Mainz und bereiten die Universitätsleitung durch die Zusammenführung relevanter Informationen sowie die eigenständige Erstellung von Entscheidungs- und Verhandlungsunterlagen auf die Verfahren vor.

Sie beraten die Kanzlerin zu Fragen der Ressourcenausstattung, bewerten finanzielle Auswirkungen von

Qualifications

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar) mit wirtschafts-, verwaltungs- oder sozialwissenschaftlicher Ausrichtung.
• Gute Kenntnisse des deutschen Wissenschafts- und Hochschulsystems sowie rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingungen von Hochschulen.
• Erfahrung in Berufungen, Hochschulverwaltung, Wissenschaftsmanagement, Personal oder Controlling im öffentlichen Bereich von Vorteil.
• Verständnis für Budgetierung, Stellenplanung und Ressourcensteuerung.
• Kennzahlen und Finanzdaten sicher erfassen, auswerten und adressatengerecht aufbereiten; gute MS Excel-Kenntnisse und statistische Auswertungen wünschenswert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Englischkenntnisse (C1) und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.

Responsibilities

• Koordination und Steuerung laufender Berufungsverhandlungen ab Ruferteilung sowie Bleibeverhandlungen.
• Beratung der Kanzlerin zu Ressourcen und Bewertung finanzieller Auswirkungen von Entscheidungen.
• Entwicklung von Instrumenten zur Qualitätssicherung und Einhaltung rechtlicher sowie organisatorischer Anforderungen.
• Budgetsteuerung der Zentralen Verwaltung in Abstimmung mit der Kanzlerin; Berichte zur Personalkostenbudgetierung.
• Aufbereitung von Personalkosten-, Haushalts- und Finanzdaten; Entwicklung aussagekräftiger Kennzahlen.
• Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen, inklusive Digitalisierung, z. B. Einführung einer digitalen Berufungsakte.

Skills

Budgetierung

Ressourcensteuerung

Verhandlungsführung

Prozessmanagement

Digitalisierung

MS Excel

Finanzdatenanalyse

Teamfähigkeit

Education

Master oder vergleichbar, wirtschafts-, verwaltungs- oder sozialwissenschaftlicher Ausrichtung

Tools

MACH

Job description

Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren und steuern selbstständig die laufenden Berufungsverhandlungen ab Ruferteilung sowie Bleibeverhandlungen der JGU Mainz und bereiten die Universitätsleitung durch die Zusammenführung relevanter Informationen sowie die eigenständige Erstellung von Entscheidungs- und Verhandlungsunterlagen auf die Verfahren vor.
• Sie beraten die Kanzlerin zu Fragen der Ressourcenausstattung und -struktur, bewerten die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen und unterstützen eine vorausschauende und bedarfsgerechte Ressourcensteuerung.
• Sie entwickeln und etablieren geeignete Instrumente und Maßnahmen zur Qualitätssicherung sowie zur Sicherstellung der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen in Berufungsverfahren.
• Sie gestalten die Budgetsteuerung der Zentralen Verwaltung in enger Abstimmung mit der Kanzlerin, erstellen regelmäßig sowie anlassbezogen Berichte zur Personalkostenbudgetierung und übernehmen die Geschäftsführung des Budgetausschusses der zentralen Verwaltung.
• Sie bereiten Personalkosten-, Haushalts- und Finanzdaten nach relevanten Finanzierungs- und Steuerungsparametern auf, entwickeln aussagekräftige Kennzahlen und Statistiken und stellen diese als belastbare Entscheidungsgrundlagen für die Universitätsleitung bereit.
• Sie entwickeln die Verwaltungsprozesse in ihrem Arbeitsgebiet bedarfsgerecht weiter und wirken aktiv an deren Digitalisierung mit, beispielsweise bei der Einführung einer digitalen Berufungsakte.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar), vorzugsweise mit wirtschafts-, verwaltungs- oder sozialwissenschaftlicher Ausrichtung.
• Sie verfügen über gute Kenntnisse des deutschen Wissenschafts- und Hochschulsystems und ein Verständnis für die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen von Hochschulen.
• Sie haben idealerweise bereits Erfahrungen in den Bereichen Berufungen, Hochschulverwaltung, Wissenschaftsmanagement, sowie Personal oder Controlling im öffentlichen Bereich gesammelt.
• Sie bringen ein gutes Verständnis für Fragen der Budgetierung, Stellenplanung und Ressourcensteuerung mit.
• Sie können Kennzahlen und Finanzdaten sicher erfassen, auswerten und adressatengerecht aufbereiten. Gute Kenntnisse in MS Excel sowie Erfahrungen mit statistischen Auswertungen sind wünschenswert.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (C2 oder äquivalent) sowie über eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, können komplexe Sachverhalte adressatengerecht und überzeugend vermitteln und kommunizieren sicher und professionell.
• Sie verfügen über Erfahrungen im Prozessmanagement und/oder in der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und können komplexe Abläufe strukturiert analysieren und zielorientiert weiterentwickeln.
• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1).
• Sie verfügen über Verhandlungsgeschick, Kreativität, eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich.
• Sie haben Freude daran, komplexe Sachverhalte zu analysieren, unterschiedliche Informationen zusammenzuführen und daraus belastbare Entscheidungsgrundlagen für die Hochschulleitung zu entwickeln.

Kenntnisse der spezifischen Regelungen und Verfahren der Johannes Gutenberg-Universität Mainzsowie Kenntnisse der Zusammenarbeit mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, der Landeshaushaltsordnung und des Personalmanagementsystems MACH sind von Vorteil.

Bewerbungen von Personen mit anderen zum Anforderungsprofil passenden Abschlüssen oder Qualifikationen sind ebenfalls willkommen. In diesem Fall erfolgt je nach persönlicher Voraussetzung ggf. eine niedrigere Eingruppierung.