Referent*in der Verwaltungsleitung mit Schwerpunkt Einkauf und Vergabe (Teilzeit 80%)

Forschungsverbund Berlin e.V.; Berlin; Hybrid; EUR 50,000 - 70,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Job summary

Ein renommiertes Forschungsinstitut in Berlin sucht einen Referenten der Verwaltungsleitung (Teilzeit 80%). In dieser Position unterstützen Sie bei zentralen Verwaltungsprojekten und Vergabeverfahren. Sie bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Verwaltung von Hochschulen oder Forschungseinrichtungen mit. Ihre Aufgaben umfassen die Schulung von Mitarbeitern und die Beratung zu Vergabefragen. Das Institut bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten. Bewerbungen sind bis zum 31. März 2026 einzureichen.

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung an Hochschulen oder öffentlichen Forschungseinrichtungen.
• Erfahrung in der Durchführung von Einkaufsvorgängen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte.
• Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen.
• Vertretung der Verwaltungsleitung in internen Gremien.

Skills

Kommunikations- und Präsentationskompetenz

Dokumentation und Digitalisierung

Vergaberecht Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Teamarbeit

Education

Hochschulabschluss im kaufmännischen oder juristischen Bereich

Job description

Das Leibniz-IZW ist ein international anerkanntes Forschungsinstitut der Leibniz-Gemeinschaft. Ziel des Instituts ist es, die Anpassungsfähigkeit von Wildtieren im Zeitalter des globalen Wandels zu verstehen und mit wissenschaftlich fundierten Methoden zum Artenschutz beizutragen. Das Leibniz-IZW erforscht die Verbreitung, Populationsdynamik und Anpassungen von Wildtierarten und untersucht, wie sie mit Krankheitserregern, Umwelteinflüssen und dem Menschen in Wechselwirkung stehen. Die Forschung am Leibniz-IZW ist interdisziplinär und reicht von molekularbiologischen Studien bis zur Analyse von Landschaften und Ökosystemen. Um seine Forschung in die Praxis zu bringen, arbeitet das Institut eng mit Interessengruppen, politischen Entscheidungsträgern und Naturschutzakteuren zusammen.

Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir eine/n

Referent*in der Verwaltungsleitung
mit Schwerpunkt Einkauf und Vergabe (Teilzeit 80%)

Im spannenden internationalen Wissenschaftsumfeld agieren Sie an der Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden des Leibniz-IZW und der Gemeinsamen Verwaltung des Forschungsverbund Berlin e.V. (FVB). Sie verantworten abteilungsübergreifende Projekte, Vergaben und Einkaufsvorgänge, beraten Mitarbeitende und führen Schulungen durch.

Aufgaben

Projekt- und Leitungsunterstützung

• Selbstständige Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte einschließlich Dokumentation und Digitalisierung, sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu den Projekten auf Deutsch und Englisch
• Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen
• Vertretung der Verwaltungsleitung in internen und institutsübergreifenden Gremien
• Mitbetreuung der Auszubildenden im Bereich Büromanagement

Beratung der Mitarbeitenden der wissenschaftlichen Abteilungen zu Vergabeverfahren

• Durchführung von Marktrecherchen sowie Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen und Vergabekriterien
• Abstimmung mit der zentralen Verwaltung des Forschungsverbunds Berlin zu Vergabefragen
• Konzeption und Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Einkauf/Vergabe

Einkauf, Beschaffung/ Rechnungswesen und Inventar (Unterstützung des Einkaufsteams in Phasen besonders hoher Auslastung)

• Prüfung und Freigabe elektronischer Beschaffungsaufträge
• Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Auslösung von Bestellungen bis 10 T€
• Rechnungsprüfung, Klärung von Differenzen und Bearbeitung des elektronischen Rechnungsbuchs
• Kontrolle und Buchung von Wareneingängen
• Bearbeitung von Import-, Zoll-, Regress- und Gewährleistungsfällen
• Verwaltung des Anlagevermögens inkl. Abschreibungen und Aussonderungen

Profil

• Erfolgreich abgeschlossenen Hochschulabschluss im kaufmännischen oder juristischen Bereich oder abgeschlossene Berufsausbildung mit gleichwertigen, über Berufserfahrung erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung an Hochschulen oder öffentlichen Forschungseinrichtungen
• Ausgeprägte Fähigkeit, sich in neue und breit gefächerte Themen schnell und selbstständig einzuarbeiten
• Fähigkeit, sowohl selbstständig und eigenverantwortlich als auch im Teamgefüge zu arbeiten
• Sehr gute Kommunikations- und Präsentationskompetenz
• Kenntnisse der Arbeitsweisen in den Natur- und Lebenswissenschaften
• Erfahrung in der Planung und Umsetzung größerer Projekte
• Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung im Vergaberecht für öffentliche Aufträge: VOL A/B, UVgO, europäisches Vergaberecht
• Erfahrung in der Durchführung von Einkaufsvorgängen
• Kenntnisse und Erfahrung im Zuwendungs- und Haushaltsrecht
• hohe Motivation und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Hohe IT-Affinität
• Ein abgeschlossener Lehrgang nach AEVO ist von Vorteil

Unser Angebot

• Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld in schönster Lage direkt am Tierpark Berlin-Friedrichsfelde.
• Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
• Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
• Ein Arbeitsverhältnis mit 31,2 Wochenstunden (80%) in Gleitzeit.
• Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund), mit Jahressonderzahlung. Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation, Erfahrung und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe E13.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr, zusätzlich sind der 24.12. und 31.12. arbeitsfrei.
• Hervorragende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel: Stationen Friedrichsfelde (U5), Friedrichsfelde-Ost (S5, S7, S75) sowie drei Straßenbahnlinien und mehrere Buslinien.
• Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
• Kostenloser Eintritt in den Tierpark (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin) von Montag bis Freitag.

Die Position soll vorzugsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden und ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Willkommen sind Menschen gleich welchen Geschlechts, Herkunft, sexuellen Orientierung und Religion, es besteht Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das IZW lebt die Prinzipien der Charta der Vielfalt und hat eine Diversitäts- und Inklusionsstrategie, ist „Total-E-Quality“ zertifiziert, fördert die Gleichstellung und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Dazu gehört auch die Möglichkeit eines mit dem Team abgestimmten mobilen Arbeitens. Wir fördern Vielfalt, bitte überzeugen Sie uns mit Ihrer Qualität und Kompetenz.

Für nähere Auskünfte steht Ihnen Dr. Uli Rockenbauch telefonisch ([phone]) oder per E-Mail: [e-mail] zur Verfügung.

Interessiert?

Dann bewerben Sie sich bis zum 31. März 2026. Die Gespräche mit ausgewählten Bewerberinnen und Bewerbern sind für Mitte April geplant. Reichen Sie Ihre Bewerbung bitte ausschließlich über unser Recruitingportal unter: https://www.izw-berlin.de/de/stellenangebote.html mit den üblichen Unterlagen ein:

1) Motivationsschreiben mit den relevanten Fähigkeiten für die Position

2) Lebenslauf

3) Digitale Kopien der relevanten Abschlüsse

4) Arbeitszeugnisse/ Empfehlungsschreiben sowie vorhandene Weiterbildungsnachweise

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!