Putzen kann jeder. Ordnung schaffen die wenigsten.

Griepenstroh Personalvermittlung GmbH; Bremen; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

Griepenstroh Personalvermittlung GmbH in Bremen sucht eine/n Backoffice- bzw. Office-Manager/in (m/w/d) zur unbefristeten Festanstellung mit hybridem Arbeitsmodell.

Sie sorgen dafür, dass Ablagen klar strukturiert sind, Termine, Unterlagen und Wiedervorlagen koordiniert werden und das Team im Hintergrund optimal unterstützt wird. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und genau, pflegen Stammdaten und Dokumentationen, erstellen Berichte und unterstützen Rechnungs- und Belegprozesse.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis im Backoffice/Assistenz oder Office Management.
• Sichere MS-Office-Anwenderkenntnisse (Outlook, Word, Excel).
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind selbstverständlich.

Responsibilities

• Koordination von Terminen, Unterlagen und Wiedervorlagen.
• Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten.
• Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Übersichten und internen Dokumentationen.
• Unterstützung bei Rechnungen und Belegen; saubere Dokumentation.
• Arbeit mit Tools und Systemen (ATS/CRM) und Gewährleistung hoher Datenqualität.

Skills

Strukturiert

Zuverlässig

Genau

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis

Tools

MS Office

Job description

Backoffice / Office Management (m/w/d)

Bremen | 38.000 € Jahresgehalt | Hybrid | Unbefristete Festanstellung | Direktvermittlung

Die Rolle

Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, merkt man das sofort.

Termine wackeln.
Unterlagen fehlen.
Rechnungen bleiben liegen.
Informationen sind nicht auffindbar.

Und plötzlich kostet es Zeit, Nerven und Tempo.

In dieser Rolle sorgst du dafür, dass genau das nicht passiert.

Du bringst Struktur in Ablagen, Daten und Routinen – und stellst sicher, dass im Hintergrund alles sauber läuft, damit das Team und die Geschäftsführung sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Kurz gesagt:

Du sorgst dafür, dass der Laden organisiert läuft.

Deine Aufgaben

Organisation & Koordination

• Koordination von Terminen, Unterlagen und Wiedervorlagen
• Nachhalten von Themen, wenn Informationen oder Unterlagen fehlen

Struktur & Dokumentation

• Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten
• Strukturierte Ablage inklusive Versionen und Zugriffsregelungen

Unterlagen & Dokumente

• Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Übersichten und internen Dokumentationen nach Vorlage

Rechnungen & Belege

• Unterstützung bei Rechnungs- und Belegthemen
• Prüfen, zuarbeiten und saubere Dokumentation

Systeme & Daten

• Arbeit mit Tools und Systemen (z. B. ATS / CRM)
• Sicherstellen einer hohen Datenqualität

Kommunikation

• Abstimmung mit Dienstleistern und Plattformen
  (z. B. Jobbörsen, Softwareanbieter oder Office-Themen)

Mitdenken

• Du erkennst Lücken oder Unklarheiten früh
• sprichst sie an und setzt pragmatische Lösungen um, damit nichts untergeht

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis
  (Backoffice, Assistenz oder Office Management)

Arbeitsweise

• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau
• Gleichzeitig bleibst du pragmatisch und lösungsorientiert

Tools

• Sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)

Kommunikation

• Klare und verbindliche Kommunikation
  – intern wie extern

Persönlichkeit

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich

Pluspunkte

• Erfahrung mit digitalen Ablagen
• Erfahrung mit Prozessarbeit
• Erfahrung mit ATS- oder CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)