Projektteam- und Gruppenassistenz (m/w/d)

Personio; Fürstätt; Vor Ort; EUR 35.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Personio in Deutschland sucht eine engagierte Vollzeitkraft zur Unterstützung der Projekt- und Gruppenleitung. Sie organisieren Schreibverkehr, koordinieren Termine und betreuen Telefonkontakte als zentrale Anlaufstelle.

Zudem verfassen Sie Unterlagen, erstellen Kosten- und Angebotshilfen und unterstützen Ausschreibungen. Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren offen, arbeiten selbstständig im Team und bringen starke Excel-Kenntnisse mit.

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Freude am Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung.
• Eine schnelle Auffassungsgabe und ein gutes Zahlenverständnis.
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Organisationsgeschick.
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Schriftverkehr mit externen Partnern vorbereiten und Korrespondenz unterstützen – E-Mails sichten, verteilen, ablegen.
• Termine im Blick behalten, Besprechungen koordinieren und Abläufe planen.
• Telefonkontakte betreuen und als Ansprechperson fungieren – intern und extern.

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Zahlenverständnis

Kommunikative Fähigkeiten

Organisationsgeschick

MS Office/Excel

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

MS Office

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Projekt- und Gruppenleitung, sowie die Projektteams im täglichen Projektgeschäft. Dabei bringst du dein Organisationstalent und deinen Blick fürs Detail ein:

• Du bereitest den Schriftverkehr mit externen Partnern vor und unterstützt bei der Korrespondenz – vom Sichten und Verteilen eingehender E-Mails bis zur Ablage.
• Du behältst Termine im Blick und koordinierst Besprechungen und weitere Abläufe.
• Du übernimmst Telefongespräche und bist eine freundliche Ansprechperson für interne und externe Kontakte.
• Du bereitest Besprechungen vor, organisierst sie und dokumentierst die Ergebnisse.
• Du wirkst bei der Erstellung von Kostenberechnungen und Honorarangeboten mit.
• Du unterstützt bei Vergaben und Leistungsverzeichnissen, zum Beispiel bei Vorbemerkungen und Ausschreibungsunterlagen.
• Du prüfst Angebote, Nachträge und Rechnungen formell und rechnerisch.
• Du führst Projektzahlen eigenständig in Excel und sorgst für eine verlässliche Übersicht.

Dein Profil

Du arbeitest gern strukturiert, kommunizierst offen und hast Freude daran, Kolleginnen und Kollegen den Rücken freizuhalten. Das bringst du mit:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Freude am Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Eine schnelle Auffassungsgabe und ein gutes Zahlenverständnis
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Organisationsgeschick
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere gute Excel-Kenntnisse

Warum wir?

Wir wissen, dass Menschen mit viel Erfahrung vor allem Wert auf eine wertschätzende Umgebung und sinnvolle Projekte legen – und genau das bieten wir:

• Flexibilität nach Maß: Mit flexiblen Arbeitszeiten und Möglichkeiten für mobiles Arbeiten kannst du deinen Job an deine Lebensgewohnheiten anpassen.
• Sinnvolle Projekte, die bewegen: Was du bei uns planst und umsetzt, hat direkten Einfluss auf den Klimaschutz und trägt zu einer nachhaltigen Zukunft bei.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Kostenlose Getränke, frisches Obst, Fitnesszuschüsse (EGYM-Wellpass) und Bikeleasing fördern deine Gesundheit.
• Bequemer Arbeitsweg: Nahe Lage an der Autobahn und kostenlose Parkplätze direkt vor der Tür erleichtern deinen den Start in den Arbeitstag. Zudem verfügen wir vor unserer Bürotür über eine gute Verkehrsanbindung zum MVV-Netz.
• Raum für Ihre Weiterentwicklung: Ganz gleich, wo du stehst – wir fördern dich mit individuellem Coaching und Weiterbildungen, weil wir wissen: Lernen hört nie auf!
• Ein Team, das zusammenhält: Freundlichkeit, flache Hierarchien und Kollegialität machen das Arbeiten bei uns zu einem Erlebnis, das dich jeden Tag aufs Neue beflügelt.

Dein Ansprechpartner

Laura Krug