Projektassistenz Teilnehmermanagement (m/w/d)

event it AG; Hannover; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

Hansefit

Urban Sports Club

JobRad

Job summary

event it AG in Hannover sucht Verstärkung im Teilnehmermanagement und Eventsupport. Sie unterstützen Projektleiter bei Vorbereitung, Organisation und Umsetzung vielfältiger Projekte. Sie bearbeiten Listen, prüfen Reisekosten und recherchieren Hotels, Locations sowie Transportmöglichkeiten.

Mit 1–2 Jahren Erfahrung arbeiten Sie strukturiert, eigenständig und zuverlässig im Team. Gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• 1–2 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement, Teilnehmermanagement, Tourismus, Hotelbereich, Office Management oder vergleichbares Umfeld.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und hast gute Englischkenntnisse.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenständig.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.
• Idealerweise Erfahrung mit Hotels, Reiseorganisation oder Veranstaltungslogistik.

Responsibilities

• Unterstützung unserer Projektleiter bei Vorbereitung, Organisation und Umsetzung von Teilnehmermanagement-Projekten.
• Pflegen und bearbeiten von Teilnehmer- und Projektlisten; Daten sauber und übersichtlich aufbereiten.
• Unterstützung bei Prüfung und Bearbeitung von Reisekosten und Belegen.
• Recherche von Hotels, Locations, Veranstaltungsflächen sowie Transportmöglichkeiten und Einholung von Angeboten.
• Organisation von Hotelkontingenten, Shuttles und weiteren logistischen Abläufen.
• Pflegen von Projektunterlagen, Übersichten und Dokumentationen; Vorbereitung wichtiger Infos für Projektleiter und Kunden.
• Unterstützung bei der Teilnehmerkommunikation, z. B. Einladungen und Mailings.
• Bei Projekten ggf. vor Ort mitwirkung bei der Umsetzung.

Skills

Eventmanagement

Organisation

Excel

Deutsch (Sicherheit)

Englischkenntnisse

Teamwork

Tools

MS Office

Job description

Wer ist Dein neuer Arbeitgeber?

Wir sind mehr als 80 Persönlichkeiten. Jede anders, jede professionell, jede ambitioniert. Unser gemeinsames Ziel ist es, einzigartige Events zu gestalten. Dabei wissen wir genau: Nur mit Teamgeist können wir das auch erreichen. Für ein erfolgreiches Projektmanagement nimmt jeder Einzelne seine ganz besondere Aufgabe im Team wahr.

Unsere Projekte reichen von Veranstaltungen mit 20 Gästen bis zu internationalen Events mit bis zu 80.000 Teilnehmern.

Für unser 15-köpfiges Teilnehmermanagement-Team suchen wir Dich als Verstärkung. Du hast Spaß an organisatorischen Aufgaben, arbeitest gerne strukturiert und behältst auch bei vielen Details den Überblick? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Was ist Deine Aufgabe in unserem Team?

• Du unterstützt unsere Projektleiter bei der Vorbereitung, Organisation und Umsetzung unterschiedlichster Teilnehmermanagement-Projekte.
• Dabei prüfst, pflegst und bearbeitest Du Teilnehmer- und Projektlisten und stellst sicher, dass alle Daten vollständig, korrekt und übersichtlich aufbereitet sind.
• Du unterstützt bei der Prüfung und Bearbeitung von Reisekosten und behältst dabei Zahlen und Details im Blick.
• Du recherchierst Hotels, Locations, Veranstaltungsflächen sowie Transport- und Transfermöglichkeiten und holst entsprechende Angebote ein.
• Du unterstützt bei der Organisation von Hotelkontingenten, Shuttles und weiteren logistischen Abläufen rund um unsere Veranstaltungen.
• Du pflegst Projektunterlagen, Übersichten und Dokumentationen und bereitest wichtige Informationen für unsere Projektleiter und Kunden auf.
• Auch bei der Teilnehmerkommunikation, beispielsweise bei Einladungen und Mailings, unterstützt Du unser Team.
• Je nach Projekt hast Du die Möglichkeit, unsere Veranstaltungen auch vor Ort zu begleiten und bei der organisatorischen Umsetzung mitzuwirken.

Was solltest Du bitte schon mitbringen?

• Du bringst idealerweise 1–2 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement, Teilnehmermanagement, Tourismus, Hotelbereich, Office Management oder einem vergleichbaren Umfeld mit.
• Du hast Freude an organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest gerne sorgfältig, strukturiert und selbstständig.
• Du verfügst über gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, und findest Dich schnell in digitale Prozesse und webbasierte Anwendungen ein.
• Du recherchierst gerne, bereitest Informationen übersichtlich auf und hast ein gutes Auge für Zahlen, Daten und Details.
• Auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen, behältst Du den Überblick und kannst Prioritäten sinnvoll setzen.
• Du hast Spaß daran, im Team zu arbeiten, und zeichnest Dich durch Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative aus.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse.
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrungen mit Hotels, Reiseorganisation, Transporten oder Veranstaltungslogistik gesammelt.

Programmierkenntnisse brauchst Du bei uns nicht. Viel wichtiger ist uns, dass Du Spaß an digitalen Anwendungen hast und Dich gerne in neue Prozesse und Aufgaben einarbeitest.

Was bieten wir dir?

Bei uns stehen Leidenschaft und Spaß an der Arbeit im Mittelpunkt, denn wir wissen, dass Erfolg von Begeisterung kommt. Nur wenn unser Team brennt, können wir auch unsere Kunden mitreißen.

Vertrauen und Eigenverantwortung sind für uns keine leeren Worte. Du bekommst bei uns die Möglichkeit, Deine Aufgaben selbstständig zu bearbeiten, eigene Ideen einzubringen und Dich fachlich weiterzuentwickeln. Dich erwarten abwechslungsreiche Projekte – von kleinen, individuellen Veranstaltungen bis hin zu internationalen Großevents mit bis zu 80.000 Teilnehmenden. Du wirst Teil eines erfahrenen 15-köpfigen Teilnehmermanagement-Teams, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam an Lösungen arbeitet. Eine strukturierte Einarbeitung und die Möglichkeit, mit zunehmender Erfahrung weitere Verantwortung zu übernehmen, sind für uns selbstverständlich. Mit unserer Gleitzeitregelung und flexiblen Arbeitszeiten kannst Du Deinen Arbeitsalltag mitgestalten. Ob an unseren Standorten in Hannover oder München oder vollständig remote – je nach Wohnort und Aufgaben bieten wir Dir unterschiedliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Bei hybrider Tätigkeit kombinieren wir Homeoffice in der Regel mit ein bis zwei Bürotagen pro Woche.

Für Deine Arbeit stellen wir Dir eine moderne technische Ausstattung mit Laptop und Smartphone zur Verfügung. Du erhältst 30 Tage Urlaub und profitierst von unserer betrieblichen Altersvorsorge sowie attraktiven Corporate Benefits. Mit Hansefit, Urban Sports Club und JobRad unterstützen wir Dich dabei, auch außerhalb der Arbeit aktiv zu bleiben. Team- und Agenturveranstaltungen sind bei uns fest im Jahresplan verankert. Denn gemeinsame Erlebnisse stärken den Teamgeist und fördern den Zusammenhalt.